信息时代档案管理工作创新研究

王军

【摘要】新时期计算机信息技术广泛地走进了各行各业中。尤其在各大事业单位工作中，档案资料管理工作不仅具有重要的政治属性，还将在多方面的工作中发挥参考、决策作用。面对时代的发展，传统档案信息管理工作已无法满足现代化办公所需，档案管理工作也需与时俱进，迎合时代的发展潮流，顺应社会整体发展趋势，促进档案管理工作与信息化建设的融合，不斷创新工作模式，为各大单位中多项工作的有序开展提供有力支持。

【关键词】信息时代;档案管理;工作创新

一、信息时代档案管理工作应遵循的原则

信息科技和现代网络技术为信息化档案管理的基础，让档案管理工作同互联网技术融会贯通，通过计算机有效地收集、处理、整合、归档数据和资料等，便于给企事业单位、民众和政府机构提供良好的档案服务。换而言之，信息时代的档案管理工作摒弃传统人工管理方式，有效地转变为数字化管理模式。其工作应遵循以下原则：

（一）细则规范建设。不同单位在考虑建设自身的档案管理系统，一方面需根据自身的实际状况进行建设，另一方面也需同我国相应的法律法规相结合，进而制定出规范并有针对性的档案管理思路。

（二）档案管理基础设施建设。数字化、现代化及信息化等为档案管理工作的基础，企事业单位可与政府相关部门形成有效联动，进而形成层级分明、反应迅速的信息化网络管理平台。

（三）资源管理建设。对各个档案资源进行高效的整合、有效拆分，实现档案资料的整合，最终建设内容充实的档案管理中心。

二、信息时代档案管理工作的创新方式

（一）理念创新。在档案管理工作探索、创新中，单位中的档案管理人员必须在理念上有所创新，才能保证档案管理信息化的顺利展开。其一，档案管理人员应接受信息技术所带来的新事物，逐渐扭转传统的管理办法，更快地融入新的管理模式之中。其二，以往的档案管理工作中具有较大人为性。单位管理部门应当及时组织档案管理人员进行培训，建立新制度以规范行为，促进档案管理信息化的便捷性、安全性、可靠性。

（二）工作内容的创新。档案管理工作的内容创新十分重要，主要包括信息录入、修改、维护、系统维护。1.信息录入方面。以往的档案管理模式主要是通过档案管理人员手工录入的方式进行。这种方式有很大的弊端，降低了档案的可信度。随之档案信息化，录入工作全部转到平台系统上，当事人在线填写，管理人员多重审核进行录入。不仅保证了档案信息的真实性，更提高了档案管理的效率。2.信息修改方面。传统方式是当事人填写修改信息并发出申请，经管理人员及上级层层审核同意后由其他档案管理人员进行修改。这种多重审核的方式虽保证了可信性，但效率低下。档案信息化后，当事人在线修改信息，相关管理人员在线审核同意后即可由管理系统自动执行修改操作，便捷省力。3.信息维护方面。传统方式由专人负责对纸质档案进行分类整理和定期检查。对于存在大量档案资料的单位而言，这种方式效率低下，档案中的错误也不易被发觉。档案信息化中，管理人员只需对档案数据库按需筛选，即可快速找出所需资料，以便于对电子档案的整理和检查。当然，如进行相应的编程，也可实现档案数据库的自检。档案信息化为各单位所带来的一项新的工作内容就是系统维护。档案信息化后，档案均以电子存档的方式保存在各单位的档案管理系统中。考虑到病毒侵袭、系统漏洞、黑客等风险或许会导致档案数据丢失、受损，各单位需安排专人定期对其档案管理系统进行维护。其中，维护人员与档案管理人员不应共用同一套系统访问，以防止系统维护人员篡改档案数据或档案管理人员在系统中植入程序。

（三）管理制度的创新。在以往档案管理中，因纸质档案管理具有一定的“弹性空间”，进以导致“人治”成为最为典型的管理方式。然而，随着档案信息化的推进，这种“人治”的管理方式已逐渐被规范取代。电子档案的客观性较强，且系统数据能够随时随地由平台进行记录，非专业人员随意篡改的可能性很小。因此，单位上级部门在制定档案管理制度时通常只需要关注档案管理人员即可，其主要可以从以下方面着手：1.规范操作制度。因大多数档案管理人员可能从未接触过电子档案，对信息化工作流程感到陌生和无从下手。因此，各单位有必要制定一些具有辅导讲述、说明性质的操作制度及文件，帮助档案管理人员迅速熟悉工作。2.建立保密机制。档案资料具有机密性，保密是档案管理工作中的重点。各单位应根据电子档案的特点及时更新保密制度。由于电子档案系统本身具有良好的安全性，因此这项保密制度更多的是针对系统的操作者，也就是系统维护人员和档案管理人员。首先，双方绝对不允许共用同一套访问密码。其次，在关键控制点设置双人或多人验证。再次，在数据库中安装监控系统，在出现异常访问时及时通知上级管理部门。最后，严格控制各档案工作人员的系统权限。

三、结语

综上所述，完善档案工作的规范化管理，对于促进企事业单位各项工作的有序开展具有举足轻重的作用。信息时代，不仅各大单位中的整体办公环境趋于信息化，档案工作繁琐且复杂，更需得到各级领导和同事的共同重视，在实际工作中推进档案工作的创新发展和完善建设。只有强化档案管理工作的信息化进程、创新档案管理工作模式、不断提升归档意识、强化对工作人员的专业培训水平，才能推动档案管理工作更上新层次。

【参考文献】

[1]张泉玲.分析信息时代下档案管理工作的创新发展[J].学周刊，2016（17）：150.

[2]杨彦杰.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].办公室业务，2016（28）：126.

[3]吕欢弟.信息时代下档案管理工作的创新研究[J].中外企业家，2014（20）：200.