规范财务档案管理 提高财务管理水平

王晓艳

财务档案是对企业经营状况的正确整理与记录。如果一个企业能对其财务状况做好详细的计划与整理，能对企业的长远发展起到至关重要的作用。本文从规范化财务档案管理的作用出发，对财务档案管理的现状以及在管理中存在的问题进行分析，最后详尽阐述了如何提高财务管理水平，希望能对财务管理水平的提高有所帮助。

一、财务档案管理的作用

首先，經济基础决定上层建筑。企业都是以赚取利益为目的的，经济基础的稳定发展在企业的正常运转中有着举足轻重的作用。提到经济自然与财务密不可分，财务档案不仅记录了企业经济运营状况，更能为企业的经济状况提供参考，便于企业根据自身的经济条件进行资金周转，企业制订出合理的开支计划，有利于企业进行正常的社会活动，安排生产计划和投资计划。

其次，财务档案的规范化管理有利于企业领导进行正确决策。当领导需要时，可以有明确的财务档案作为参考。档案的整理需要会计工作者具备缜密的心思和认真细心的工作态度，因为财务档案对企业的发展作用不容小觑，是企业探讨发展状况的重要资源，更是维护企业正常工作秩序的重要凭证。

二、财务档案管理的现状分析

（一）财务档案管理中的新突破

按照目前的发展形势，财务档案在管理方面取得了很大突破。如今，伴随着科学技术发展水平的提高与进步，财务档案的管理工作与计算机互联网等信息技术结合起来，使财务档案管理的效率有所提高，并且财务数据的错误率有所下降，从而提高了财务档案管理的质量。

（二）财务档案管理中的不足

财务档案管理过程中还存在着许多不足之处。主要表现在以下几个方面：

财务档案管理制度约束力不强。财务档案管理制度的约束力不强，导致出现一系列问题。财务档案在管理过程中出现丢失现象，有的管理者对档案管理工作可能还存在经验不足等诸多问题，所以在管理过程中难免会出现信息遗漏，或者信息丢失的现象;在工作中会有投机取巧的现象，不按照国家的相关规定进行。例如，有的企业打印设备不合格，不按规定时间进行检查报修，导致档案存放的时间过短，再去翻阅时会出现字迹模糊、难以识别的问题。

财务档案管理人员能力的问题。虽然很多企业能意识到档案管理对企业的重要性，但他们往往不能落到实处，对内部工作人员的要求过低，不能及时发现工作中的错误，所以时间久了，工作人员的工作能力和积极性也会降低;同时档案管理中马虎大意的现象仍时有发生，以至于主要财务信息在封存后仍会出现信息的外漏。此外，对管理人员缺乏培训或是在没有完全了解设备信息的情况下就直接进行工作，结果也就可想而知了。高科技型财务档案系统虽已出现，但应用型人才或现有人才能力不足，就无法体现它的价值。只有当专业人员能够很好地使用操控，才能使它的价值得到最大的发挥。

难以实现信息化管理目标。进入21世纪以来，信息化水平有所提高，但是在企业内部财务档案管理人员仍不能做到与时代发展紧密结合，档案信息化建设有待加强。

三、提高财务档案管理水平的措施

（一）建立健全财务档案管理机制

建立合理有效的制度是顺利开展工作的关键。当然制度也不是盲目制定的，它应与企业的发展状况和发展机制相结合。一般而言，财务档案管理方面的机制主要可以从三个方面说起，首先是档案信息保密机制，涉及公司财产经营状况的重大信息不可随意泄露;其次是储存机制，相关工作人员应对重要的信息进行收集整理并保存，以便需要时可以及时查阅;最后当然也是最重要的一点就是密封制，它与前面所讲的保密机制仍存在着不同，因为档案一般都是要长期保存的，所以密封起来很重要，可以确保它的完好无损，以防重要财务信息丢失或者外泄。同时，要求员工内部做好学习，向优秀员工看齐，互相监督互相学习，以免出现违背相关工作机制的行为。

（二）加大对管理人员的培训力度

我们都知道财务档案管理也是一项非常艰巨的工作，所以对这方面工作人员的选择需要领导认真斟酌。财务档案管理必须做到心细，经验丰富，大脑反应迅速，随机应变能力强，并且具有较高的管理与领导能力。所以这就需要加大对员工的培训力度，提高他们的工作积极性。可以聘请资历较深或者经验较丰富的专家进行授课，经常性地给财务档案管理方面的工作人员进行指导，便于他们及时发现工作中的不足并加以及时改正。财务档案中的内容涉及众多的数据信息，尤其是相对于大规模的企业而言，企业中的信息量巨大，如果缺少有效的管理模式，对企业的长远发展会造成难以想象的后果。另外，财务档案管理小组内部应及时开交流会，分享工作经验，提高学习能力，对旧式的档案管理模式进行改进，及时引进新的高效的管理模式，与当今时代紧密结合，学会运用新的科学技术水平，打造出不一样的档案管理思路。

（三）创造良好的档案管理环境

工作环境好了，档案管理工作做起来就会顺利很多。环境主要分为自然环境和社会环境。对档案管理的工作而言，自然环境方面要求做到为档案管理人员提供良好舒适的工作环境;站在档案资料的角度来说，应对重要的档案信息采用正确的方法进行保存，并要有完备的消防设备，对于已整理好的档案资料应配备与之相关的档案袋和档案柜，用于保存特定的档案，并做好分类。另外，一般用于存放在档案中的文件大多数都是比较重要的文件，不可对外公开，所以应做好档案的保密工作，为重要的档案资料创造良好的保密环境，以防信息外泄，争取实现档案管理的高水平高效率要求。

（作者单位：黑龙江省伊春市伊春区财政集中支付中心）

参考文献：

[1]高春雷.浅谈财务档案管理的规范与水平的提高[J].行政事业资产与财务，2011（12）.

[2]崔琍.浅论如何搞好财务档案管理[J].全国商情（经济理论研究），2013（1）.

[3]郝洪慧.如何做好财务档案管理工作[J].新西部（理论版），2013（Z2）.