数字信息时代背景下的学校档案工作

齐正

摘 要：随着信息技术的发展，现代社会逐渐步入一个信息化、数字化的时代，以电子信息为核心的高科技对人们的工作、学习和生活产生了重要的影响。学校教学档案作为教学工作的记录，对学校未来的发展和教学实践活动具有重要的保存价值，是教师教学研究的原始记录，也是高校档案管理的核心和重点。信息化背景下高校传统档案管理的手段和服务方式已经不能适应学校教学管理活动的发展要求。因此，如何自信息化的背景下创新高校教学档案的管理成为学校需要重点解决的问题。

关键词：档案管理;档案统计;数字信息

前言

档案作为学校各方面情况的真实记录，承载着学校的发展变革，记录着学校工作方方面面、点点滴滴，是促进学校各方面科学发展的重要依据，伴随着学校数字信息化的进一步推进，学校档案室建设和档案工作却陷入较为尴尬的状态。如何才能在新形势下保障档案完整，跟上时代步伐，不断促进档案管理规范化，保证档案管理工作有序进行是大势所趋。

1.学校档案建设现状

学校数字化建设逐年推进和提升，但领导对档案室的现代化建设关注的不多，绝大多数学校档案室仍处于老样子，设备陈旧，观念陈旧，档案工作仍处于原始状态。数字化档案建设前期投入资金大，档案数字化采集工程量大。设备的采购，软件的配备，人力的投入，需要资金的支持;一本档案实体从拆卷校对、扫描采集、图像处理、校对审核、装订还原、电子数据归档，需要人力和时间的保证。这更使得学校档案数字化建设任重而道远。当下，各方面形成的材料、稿件的数字化程度越来越高，电子稿件不能及时归档，材料流失过大;学校档案管理人员绝大多数为兼职，岗位职责的边缘化，专业性不强，也阻碍了学校档案建设的健康发展。诸如此类种种因素，限制和影响了学校档案现代化、数字化的发展。

1.2档案管理发展趋势

档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向，将传统纸制材料转换为数字化信息，通过专业的档案管理系统提供快捷方便的档案信息服务，提高档案的利用率和管理效率，必将是档案管理发展的趋势。

2.信息化时代高校教学档案工作创新的必要性

2.1最大限度提高档案工作效率

手工管理在传统的档案管理中是最常用的管理形式，而档案所提供的信息服务也是通过手工服务来实现的，这样的管理方式不管是工作效率还是在工作的质量上，都是有很明显的缺陷的。电子档案无法通过和传统的纸质档案之间实现更好的衔接，电子档案没有办法为手工档案收集相关的资料，手工档案管理的速度比较慢。也正是因为这些方面的原因，手工档案管理的效率很低，不管是对管理者还是对档案信息的需求者来说，都造成时间方面的严重 浪费。这些方面的缺陷都使得档案工作的创新势在必行，因为通过对教学档案工作进行创新，可以让学校的档案工作更加的开放，还促进档案资源更好的实现彼此间的整合和优化使档案工作的质量和效率都得到提高。

2.2符合档案工作未来的发展方向

当前，信息化已经朝着更加深入的方向发展，所以很多现代化的设备也得到了广泛的应用和普及，这些给人们的生活带来了便利，同样的也给高校教学档案工作带来了便利。在档 案工作中应用一些比较先进的设备和技术，可以为档案工作带来新的能力，让档案工作更加具有发展的活力。但是，在高校实际的档案工作中，这些先进的技术和设备并没有得到应用和普及。信息使用者在查询信息时依然使用的是最传统的方式，查阅的难度是很大的。互 联网技术的不断发展是档案工作中出现了数字化档案管理，通过网络来为信息的检索提供帮助。这些方面的变化都是为了适应新的时代特征和服务的多元化，同时，这些新兴起的档案管理方式可以有效的促进档案工作的发展，因此，档案工作是一定要进行创新的。

2.3为信息使用者提供更好的服务

计算机在当前的社会中已经实现了普及，这一趋势改变了人们的生活方式，对科研和教学都被广泛的应用，当然在学校的管理工作中也是离不开计算机网络。也正是因为网络技术的出现，档案工作的重心发生了根本性的变化。在教学档案工作管理过程中通过对信息技术的利用，可以捜集和整理已有的档案信息，最终实现信息的共享，而且档案管理部门可以通过校内网提供档案的相关信息，这样档案信息的使用者就不用再通过手动查询了。在档案工作中应用网络技术不但能够为信息使用者提供更多的便利，更重要的是它可以提高档案工作的服务质量，当然必须要考虑到网络安全，做好保密工作。

3.如何能更好实现档案管理的初步数字化

3.1对于管理类档案，采用“两条腿”的方法

形成纸制档案材料按件装盒成档，又按照档号采集数字信息，录入“办公”、“学校档案”模块，进行“数字化”管理。

3.2对于实物类档案，按年度整理归档

采用大流水号，将学校建校以来所获得的奖牌、奖状、奖杯等实物进行梳理、编号，录入“办公”、“学校档案”模块，实现“数字化”管理。

3.3借助计算机检索系统

随着“数字化”管理档案的逐年推进，通过计算机检索，在档案查阅方面大大节省了查找名录的时间，方便了阅档，提高了检索准确率和利用效率;将传统的纸制档案变为数字化机读档案后，避免了因多次复印而造成的纸张浪费，对档案原件起到了保护作用，档案的使用更加安全，提高了档案的利用率和管理效率。

3.4努力提升个人业务素质，提高档案材料利用率

档案工作者要在扎实的档案管理理论基础上，要注重计算机知识、信息技术的学习，积极运用现代化的手段和先进的管理方法，努力使自己成为适应数字化和现代化档案建设需要的复合型人才。档案工作者需要极大的细心和耐心面对各种档案材料整理、统计、检索等，容易产生职业疏远感和压抑、失落的心理。需要档案工作者实时调整自己的心理状态，从自身认知上改变传统工作模式，提高档案责任意识，调动自身积极性，用开拓创新的精神去开展工作，烦躁的心理就会自然消退。

总结

综上所述，信息化背景下，高校教學档案的管理的方式和管理技术需要不断强化和转变，这样不仅能够有助于教学管理水平的提升，更有助于档案管理工作的创新，对高校教学档案工作的发展具有积极影响。

参考文献

[1]李莉.如何创新信息化时代的学校档案管理工作[J].现代交际，2016（2）：123-122.

[2]王晓燕.信息化视阈下高校教学档案管理方式的转变[J].科教导刊，2016（2）：9-10.