事业单位文书档案工作规范化管理探究

付俊

摘 要：文书档案管理，是事业单位档案工作重要内容之一，也是事业单位接收、征集各类文书档案并集中管理的重要手段和途径，同时作为重要历史记录和凭据形式完整地保存归档于档案馆室内，作为一个单位建设、发展、科技、人文等各方面的索引和史料，其管理工作的规范化由显重要。本文从现实出发，主要分析事业单位文书档案管理中存在的问题，提出事业单位文书档案管理规范化的影响因素和探索一些工作方法，希望有一定的借鉴意义和参考价值。

关键词：事业单位;文书档案;规范化;探究

随着现代社会的快速发展、信息技术的不断更新，事业单位文书档案管理工作的内容变得更加重要、内涵也更加丰富，以往一些陈旧的管理手段和技术，已不能满足当今文书档案管理工作的需求。按照目前事业单位实际的档案规划、管理、发展状况，全面、整体优化文书档案管理工作，促进文书档案管理工作不断向规范化迈进，在新时期事业单位文书档案管理中显得极为重要。

一、事业单位文书档案规范化管理中存在的问题

第一，重视程度不够是导致文书档案工作不够规范的原因之一。有人认为，事业单位文书档案管理工作可有可无、无关紧要。有时，也存在各级领导对档案的重视程度不够，督促部署不到位。也有些部门同志认为，一些文书档案资料没有必要存档，或者是自己留存更好、使用更方便。而且，还有些认为，文书档案工作不能直接创造部门经济效益和社会效益。

第二，收集和归档的不齐全不合理，直接影响归档文书档案质量。由于事业单位文书档案原始资料分散在多个部门，部门内部没有专门设置资料收集、歸档岗位，因此事业单位的文书档案经常是每年整理一次，汇总到档案管理部门，有可能造成部分原始资料遗失、损毁。因此，文书档案收集和建档不及时，归档体系不够齐备，是导致文书档案质量不高的因素之一。

第三，经费保障投入不充分，导致规范化程度不能有效提升。目前文书档案信息化管理已经成为主流，但由于事业单位内部经费有限，文书档案管理经费投入不足，硬件设施不完善、软件功能不完备，不能提供先进的保护和保障设备、设施，导致部分文书档案管存质量下降。

第四，档案人员的素质能力，直接导致文书档案规范管理的降低。文书档案管理作为档案学的重要部分，一般要求接受过系统化教育的专业人才来担任。但是，当前多数事业单位文书档案管理者为兼职或非本专业者管理，档案管理工作人员综合水平能力不高、素质不强，不能准确判断、高效办公，对文书档案的历史价值和现实价值定位不准。

二、实例分析影响文书档案规范化发展的因素

针对上诉问题作了深入细致的调查和分析，通过一些事例来分析影响规范化进程的因素。

1、一事业单位因发展需要，单位退休职工需要整体纳入社保。该单位退休职工共有1800余名，经一年多的档案资料查询、清理，仍有30余名退休职工不能被社保部门接纳。这些人员各阶段的档案资料不全、文件资料不规范，是导致的主要原因。

分析原因：导致这种状况的因素，可以说是多方面的。既有历史的原因，也有人为的因素，同时也因管理不规范而导致。其一，历史因素：退休职工多数为50-70年代参工的同志，当年的标准不同，导致不够规范;其二，人为因素：当年收集归档各类档案材料的人为疏忽，也是不完善的成因之一;其三，管理不到位：当时各项管理制度不够完善，也导致目前工作受阻。

2、某单位，需要为其各类船舶办理相关证件，然而相应的文件、资料等部分缺失、不完整，导致120余艘船舶证件办理工作受滞。

分析原因：（1）因管理人员的疏忽，相关部门人员将文件、资料，为了工作上的一己之便自行留存，当部门人员更换岗位或调动时，部分文件资料会不同程度的造成流失;（2）档案管理人员重视程度不够而致，没有做到应收尽收、应归尽归。

三、事业单位文书档案管理规范化的方法

一是要制定文书档案规范化管理制度。事业单位管理部门应当借鉴先进管理经验，制定符合本单位实际的文书档案收集、存档制度。制度内容涉及文书归档范围、保管期限、工作流程、履办手续等，对各个环节、各个步骤作出明确规定，弥补制度存在的缺陷和漏洞。各部门应当主动配合并遵守文书档案管理制度，按照规范化步骤、按时保质保量送交文书档案，制定科学的文书档案分类存档目录，切实做好移交工作。

二是要提高事业单位文书档案信息化管理水平。当前各个行业领域都在广泛开展信息化技术作业、管控，事业单位也要跟随时代发展步伐，创新内部管理方法和手段，依靠计算机技术和数字档案管理技术，转变文字档案保存载体形式，从以往纸质档案转变为电子信息化档案，不断地向信息化、数字化和自动化发展方向迈进。通过将文书档案以数字化形式呈现，联合或自主开发档案搜寻、管理软件系统，真正提高文书档案信息整理、开发和利用、服务的系统性，全面提高文书档案管理效率。

三是要全面提升事业单位文书档案专业人员的水平能力。事业单位在人员招聘中，要把好入口关，提高招聘门槛。如在对应的文书档案管理工作岗位招聘中，选拔档案学、秘书学等专业人才。同时应重视新进文书档案管理人员的培训和学习，指派有发展潜力的人员进修学习。通过多种有效手段，促进档案工作人员了解当前文书档案的发展趋势，规范文书档案管理流程，具备熟练的业务能力，满足文书档案规范化工作需要。同时，加强事业单位档案管理部门之间的沟通和交流，相互探讨、共同研究，汲取经验、取长补短，促进文书档案管理水平不断提升。还应定期抓好文书档案管理工作人员素质能力、绩效考核工作，促进管理工作人员在专业技术、业务水平、管理能力上不断提升，全面适应新时期文书档案管理工作规范化的需要。

四、结语

随着新时期事业单位文书档案管理形势的转变，必须拓展思维、砥砺前行，建立健全、规范化各类档案工作制度，强化文书档案管理者岗位责任，全面掌握新的理论知识和技术手段，为事业单位的发展管存好更多的历史凭据，为档案事业规范化发展作出积极贡献。

参考文献

[1]新形势下提高事业单位文书档案管理工作效率的对策[J].徐柳.兰台内外.2019（04）

[2]事业单位文书档案的规范化管理探析[J].宋鑫.黑龙江档案. 2019（01）