如何提升办公室档案管理工作效率的思考

刘思思

摘 要：办公室档案管理工作需要根据信息化档案管理系统以及完善的档案管理制度作为基础，才能更好地提高档案管理的质量。并且办公室档案管理工作涉及的方面比较多，所以需要及时听取工作人员意见，逐层进行完善。

关键词：办公室;档案管理;工作效率

办公室各项工作的开展都和办公室档案管理工作有直接的联系，只有提高了办公室档案管理的工作效率，才能为办公室各项工作提供数据资料的查询便利，推进办公室工作的顺利开展。办公室档案管理也应该采取一系列管理措施，通过加强管理人员的专业知识，利用计算机信息技术，单位各部门相互配合合作等措施，进一步提高办公室档案管理工作效率。

一、办公室档案管理工作的重要性

办公室档案管理工作有助于单位整体工作的顺利进行。在办公室工作中，档案的内容都是非常重要的，虽然在大量的档案中，其重要程度也不尽相同，但是在其中会有很多极为重要的档案甚至机密档案。办公室的重要机密档案关系到整个单位的工作开展，甚至关系的整个企业的存亡。因此，对于大量的办公室档案只有采取有效的管理方法，才能确保办公室以及整个单位工作的顺利开展。

办公室档案管理工作可以有效的保护重要或机密资料。办公室中有很多资料档案都是具有机密性的，如果机密性档案发生泄漏，那么会严重影响单位的工作效率，甚至因为机密文件的泄漏导致整个单位发生危机，因此做好档案管理工作是尤为重要的。在办公室档案管理中对机密文件管理进行权限设置，没有权限的人不能对机密文件进行查阅，通过采取这样的管理措施，不仅能够保证档案管理工作的效率，也能够有效的保护重要机密档案。

二、提高办公室档案管理的工作效率的措施

1加强档案收集

档案收集工作缺乏全面性，导致难以有序开展档案管理工作。因此，办公室的档案收集工作必须加强，整理收集可以从时间或类别等不同角度进行，对档案通过计算机实施有效的管理。

2提高办公室档案管理人员的专业水平与能力

为进一步提高办公室档案管理的工作效率，必须保证档案管理人员能够清楚地认识到档案管理的重要性，明确档案的真正价值所在。为提高办公室档案管理人员的专业水平和能力，单位的领导人可以选择定期聘用一些专业的管理人员对内部的档案管理人员进行培训，保证档案管理人员通过培训深刻认识到档案管理的重要性，熟练掌握办公室档案管理的能力。从整体上来讲，加强对管理人员专业水平及能力的培训不仅能够有效提高档案管理人员的素质和能力，并且对企业整体形象的提升有着重大的推动作用。另外，办公室的档案管理人员更应该积极接受相关管理知识的培训，不断丰富自身的档案管理知识与技能，保证更好地进行办公室的档案管理工作。

3拓宽资金来源，建设信息系统

信息系统建设是一笔巨大投资，而单位资金有限，财政预算只能是信息系统建设的资金来源之一，单位应拓宽资金来源，积极建设信息系统，实现办公室档案管理的信息化，提高工作效率。比如说，将单位办公室档案管理信息系统建设纳入到城市电子政务建设和地方信息化建设规划中，从而获得更多的拨款，为信息系统建设提供资金保证。将单位信息系统建设纳入到地方信息化建设规划中，可以做到资源共享，节约资金;可以减少软件平台的开发资金，提高资金利用率。

4进一步完善单位的档案管理制度

由于一些单位自身的规章制度体系以及内容还存在很多欠缺的地方，尤其是那些办学时间较短的学校而言，其将大多数精力都投入到了教学管理当中，而忽视了办公室档案管理工作的重要性，因此，并没有在规章制度中执行详细的工作规范。但是，办公室档案管理工作尤为重要，为了更好地提高办公室档案管理工作的效率，必須进一步完善档案管理工作的规章制度：第一，充分争取办公室档案管理工作人员的意见，在完善规章制度的过程中集思广益，使相关的规章制度能够更加完整和合理。第二，在实际工作中，需要根据办公室档案管理工作的实际情况，不断修复和完善规章制度中的相关章节，从而使规章制度能够更好地指导办公室档案管理工作，不断提高办公室档案管理工作的工作效率。

5建立办公室档案管理工作的反馈机制

对于很多单位来讲，都需要及时汇报职工的工作，从而使得单位领导者能够了解职工的工作内容，并且对未来的工作内容进行合理规划。因此，在提高办公室档案管理工作效率的过程中，可以建立办公室档案管理工作的反馈机制，为此，可以从以下几点入手：第一，鼓励职工积极反映和反馈工作中的问题，反馈意见的收集人员可以对意见进行整理和汇总，使得单位管理者能够充分参考这些意见，对现有的办公室档案管理工作进行改革;第二，办公室档案管理工作可以根据不同的部门对资料的重视程度等进行分门别类地整理，这不仅仅有利于资料的保存和检索，也可以使办公室档案管理工作人员及时了解资料用途，为不同资料分配不同的整理资源。

6加大办公室档案管理的资金力度

办公室档案管理工作对保障办公室稳定工作、提高工作效率都具有非常重要的作用。办公室档案资料在办公室工作中有着重要的指导作用，因此通过对大量杂乱档案资料进行管理，可以方便办公室工作人员对资料文件进行查阅借鉴。由于办公室的资料文件都比较量大杂乱，对于大量的档案进行管理也是一项十分繁琐的工作，所以想要提高办公室档案管理的工作效率，不仅需要大量的时间，也需要大量的资金支持。单位可以加大资金支持力度，完善档案管理信息系统，通过资金支持建立科学的档案管理信息系统，只有档案管理实现信息化，才可以减少在档案管理中耗费的时间和人力，也可以提高办公室档案管理的工作效率。

结语

办公室的档案管理工作与其他工作都有着或多或少的联系，办公室的档案管理工作的规范性和合理性是保障一个单位正常运行的重要保障，为解决我国现阶段办公室档案管理中出现的各种问题和缺陷，单位的各个部门应密切合作，采取行之有效的措施提高办公司档案管理的工作效率，保障单位的正常稳定运行。

参考文献

[1]杜慧玲。探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2017（05）：171-172.

[2]宋胜华。提高办公室档案管理工作效率的策略探索[J].产业与科技论坛，2017（20）：225-226.