大数据环境中企业文书档案的信息化管理及应用

胡燕

摘 要：随着信息科学技术的高速发展，给社会带来了深刻的变革，企业也因此面临着非常大的机遇和挑战。企业在生产经营中会存有大量的文书档案，这些文书档案关系到企业的各项管理活动。大数据环境下，合理地对企业文书档案进行规范的信息化管理能够保证企业在日常生产经营的稳定，有利于提升企业对自身生产环节的掌控。因此信息化管理企业文书档案能够保证文书档案信息的完整，提高企业文书档案再利用性。本文探讨了大数据环境中企业文书档案管理的主要内容和具体应用。

关键词：大数据;企业文书档案;信息化管理;应用

引言：

企业文书档案是指企业在日常经营管理活动中形成关于企业各类经营生产信息的记录。如今，电子信息技术水平发展迅猛，各类档案信息都逐渐发展成为电子信息档案。政府单位、企业甚至个人都将重要信息进行网络化、信息化。传统纸质档案的管理虽仍具有重大意义，但是通过计算机这种载体方式的信息管理模式具有更多的优点，比如储存信息量巨大，档案信息搜集方便快捷，档案信息储存时间长且稳定，通过信息化管理企业文书档案也将成为企业档案管理的主流方式。本文将介绍大数据环境中企业文书档案的信息化管理及应用。

1.大数据环境与企业文书档案信息化管理

1.1大数据概述

自计算机网络出现以来，人类日益频繁的网络行为产生的各类信息就是大数据，大数据蕴藏了人类社会网络化以来的各种信息。随着时间的增长，人类使用网络的频率提高，大数据的体量也在不断增加。各类信息的增多，也加大了人类从大数据中提炼信息的难度。大数据体量的急剧膨胀，对于网络用户利用加工软件对所需文件进行检索、查阅、下载、处理等工作也提高了难度。因此，信息化发展高度发展的现代社会，能够掌握信息数据资源，便拥有了世界发展的主要趋势，能够掌握世界发展脉搏。具有现代思想的人群已经意识到保护数据信息的重要性。通常，掌握大数据不仅仅是指能够拥有庞大的信息数据源，更为必须的还是要在拥有庞大数据资源的基础上，从大数据中提炼对自己发展有重要影响的信息，并对其进行深层次的加工、处理和保存，这样才能赋予信息更为宝贵的价值。随着越来越多的人开始使用网络技术，大数据的体量会无止境的增加，大数据已经开始在人类生活的各个角落发挥着巨大作用，大数据变成了人类生产生活的必需品。而随着企业逐渐重视文书档案管理，加大文书档案信息化管理的步伐，企业文书档案数据已经成为了大数据中一项重要的组成部分。

1.2企业文书档案及其信息化管理概述

企业文书档案资源类型丰富多样，是企业生产生活各项的详细记录，对企业发展具有重大的历史性和现实性意义。文书档案的类型由文字、图片、录像、动画等各种不同的表现形式。企业将日常生产生活各类信息记录进行提炼归纳，总结出具有保存价值的档案信息，这些具有保存价值的信息就是企业文书档案。企业文书档案记录了企业生产经营环节各项各类经济活动的重要信息，例如：企业人事资源档案便是文书档案中重要的组成部分。企业文书档案信息化管理是指借助现代化的信息科学技术，对企业文书档案进行详细的整理归纳，将传统纸质文书档案通过计算机载体转变成为网络电子信息档案，实现了文书档案的信息化转变。文书档案的信息化管理能够更高效的进行档案资源管理，对企业长久的生产生活环节提供数据上的保障。在大数据环境中，企业文书档案信息化管理要求企业掌握网络信息技术，文书档案信息化为企业提供了高效、快捷的资源管理。

2.大数据环境下企业文书档案信息化管理的主要内容

2.1企业文书档案的数字化管理。

传统的文书档案以纸张作为载体，将企业各类重要的生产经营信息记录在案，这种档案信息的记录方式需要较长的时间，录入信息人员需要付出较大的体力劳动。并且，工作人员在记录文书档案时不可避免的会出现一些记录问题，出现录入错误。而企业在进行文书档案检索时也非常繁琐，大量的纸质文书档案无法进行高效的检索查阅工作。而在大数据环境下，企业文书档案在信息化管理下能够有效保存文书档案信息，运用计算机技术可以快速筛选重要的文书档案，显著的节省工作人员的时间，提高文书检索工作效率。

2.2企业文书档案网络化管理。

数字化转变之后的企业文书档案需要通过的信息网络技术进行联网后开始管理。网络化管理后的企业文书档案可以被分化为范围详细的信息数据，信息数据通过网络化管理的细分后，在企业进行检索查询时，信息查询的效率得到很大的提升，实现档案检索快捷化、便携化。同时，在实现文书档案网络化管理后，企业可以在网络中进行档案的传输和共享，为档案管理工作提供很大的便利。企业文书档案的网络化能够使用的功能非常多样，通过网络使不同部门在线进行档案查阅，省去了翻阅纸质档案的时间，通过网络进行档案的复制和共享，可以远程完成档案管理工作。

3.大数据环境中企业文书档案信息化管理应用

企业文书档案记载了企业生产经营的成果和过程，不仅为企业发展积累了宝贵经验，也是企业发展成果的重要体现。企业在检阅文书档案时，可以得到企业发展的清晰脉络，从过去生产经营中得到经验和教训，为企业未来的发展提供参考价值。企业可以通过对人事档案、财务档案、科研档案等的查阅，提炼出企业发展的核心策略，帮助企业提高对市场的理解和认识。因此可知，企业文书档案具有非常重大的参考价值。实施企业文书档案信息化管理，可为企业提供全面而深入的档案检索服务。企业还可以根据自身需求对文书档案资源进行信息化改建，从而提供其他功能的服务，这也是大数据环境中企业文书档案信息化管理的一种具体功能的体现。

结束语：

大數据环境下，建立在发达的信息技术基础上，企业文书档案在资源管理中可以获得有效的保管和高效的检索功能。企业文书档案的信息化管理可以为企业在综合管理上提供更专业的数据支持。在企业生产规模逐渐扩大的情况下，企业所消耗的人力、物力成本会随之提高，文书档案信息化管理的应用可更有效地节省成本，为企业在查询、应用、下载文书档案信息中提供了便利。

参考文献：

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