基层电大教务处设置与管理初探

王伟

国家开放大学是以现代信息技术为支撑，学历教育与非学历教育并举，实施远程开放教育的新型高等学校。它的学历教育以远程教育为主，以导学为辅，突出学生自主化学习，强调实践教学，而支撑这套完整教学模式的就是强大而完善的教务管理系统。全国基层电大上千家，不同基层电大有各自的管理特色。本文探讨的就是如何让基层电大教务管理配置合理化、精细化以及信息化，让这个直接面对学生的管理部门更加高效和精准，更好地为学生服务。

1 引言

国家开放大学（原中央广播电视大学，以下简称国开）是以现代信息技术为支撑，学历教育与非学历教育并举，实施远程开放教育的新型高等学校。国家开放大学虽然通过网络技术实现远程教育，但是它又不同于其他网络学院，它强调导学、实践教学和学生的自主学习，它的教务管理方式与普通高校一样，强大而完善，而各个基层电大的教务管理是按照国开的教务管理要求而设置，它们直接面对学生，负责收集和掌握开放教育教务管理的第一手资料。

早在1999年，教育部组织实施“中央广播电视大学人才培养模式改革和开放教育试点”项目，旨在探索并构建现代远程教育条件下人才培养的模式以及相应的教学模式、管理模式和运行机制。如今经过了近20年，国家开放大学的学历教育摸索出以远程教育为主，导学为辅，突出学生自主化学习，强调实践的教育模式日臻成熟完善。如下图，学生需要经过入学测试和资料审核后才可以进入国开进行学习，他们每学期按照各基层电大教务处根据国开教学计划开设的课程开展学习，学习方式的是通过导学教师导学和国开学习平台开展自主学习，并完成相应课程的形成性考核（形成性考核有纸质的、网上平台的、大作业等，有的课程还需要进行实践，例如会计专业的《基础会计》、《会计操作实务》、《电算化会计》等），期末前根据考试大纲进行相应课程的复习，最后通过相应课程终结性考核（终结性考核有大作业、机考、纸质等多种形式）才算完成该门课程的学习，并取得学分。全部课程学习结束后，还需要经过专业老师的辅导完成毕业论文和社会实践的撰写，而本科生还需要通过论文答辩。通过五个学期的学习，国开学生修完报考专业的最低毕业学分，并通过国开的毕业审核后才能毕业，因此，国开学生的学习过程是严谨而完善的。网上学习方便了学生课后学习，学习APP方便了学生随时随地学习，而导学和自主学习，以及各实践课程的开展，提高了他们的学习和工作的能力，同时也造就国开文凭的高含金量。另外，学生在校期间还可以辦理休学、转专业、转学（由于国开教学点几乎遍及全国），还可以申请学位等，上述这些这些都属于教务管理的业务范畴。

2 基层电大教务处的基本业务

基层电大的教务处基本业务一般包括这三个模块：教学管理、学籍管理和考试管理。每所基层电大会根据自身的发展情况和学生的规模进行相应的岗位设置。以我校为例，教学管理主要业务包括教学计划课程的开设、教材管理、班主任管理、师资管理、导学安排、形成性考核管理（包括网上形成性考核）、毕业作业（实践课）管理、毕业满意度调查等。学籍管理的主要业务包括学生学籍管理、课程注册、免修免考申请、休学、退学、转学、在籍学生统计、学位英语（等级英语）报名管理、成绩管理、毕业管理（含电子摄像）等。考试管理主要业务包括考点申请、各种考试的报考（包含报名管理）、考务编排、考务物品准备、考务培训、考前准备、考中的组织安排、成绩回传、考后的总结档案整理等。

3 基层电大教务处的信息化管理

随着这些年信息技术不断发展，越来越多的信息技术运用到了国开教务管理中，例如，国开教务管理平台、网上实验平台、云教室、各种网上形成性考核平台、各种上机考试软件等。在日常的业务处理中，大量的表格需要处理，例如开课表、导学课表、学生成绩表、教材发放表、考试形式表、考试通知单等，可以说基层电大教务管理对信息技术依赖程度是越来越高，对工作人员信息技术能力要求也越来越高。因此，许多基层电大将教务处与信息技术处进行合并，成立教务信息处，有的学校甚至把技术员混编到教务处各科室，这样合并后有三电大优势：

3.1实现机考的扁平化管理

国开的大型终结性考核主要有两种方法：一种是纸质考试，另一种是机考，即采用服务器与计算机终端进行考试。由于采用题库随机抽取，考试时间由基层电大在国开约定的时间内完成，灵活机动，极大地方便了考生，节约了考室，同时还提高了学生的实践能力。国开现在开展的机考主要有国开基于网络考试，分部的基于网络考试、计算机应用基础考试、信息技术应用基础考试、计算机文化基础考试、计算机应用技术基础考试以及全国网络统一考试等。以前，机考由教务处考试科根据国开和省电大要求制定考试计划，并完成报考、考试通知单和报考文件的制作等，然后由分管校长协调，由信息技术处的工作人员去完成服务器、考试端的准备以及报考数据的导入工作，考中进行考试系统的维护，考后数据上传等，考后与教务分管考试工作人员进行数据的核对并回传。这需要教务处与信息技术处的通力合作才能完成，但是如果某个环节出现了问题，由于涉及到两个平行部门，排查起来非常困难。因此将教务与信息合并之后，上机考试这条线可以完全贯通，实现扁平化管理，中间环节如有问题排查起来非常方便，提高了工作效率。

3.2可以将信息技术融入到日常管理中

教务管理中需要处理很多的电子表单，例如考试形式表、试卷份数等。而这时候计算机水平较高的工作人员处理这些表单会起到事半功倍的作用，例如使用电子表格中的函数“VLOOKUP”可以很快完成上万条报考数据中考试形式的分类，而电子表格的“数据透视图”功能，可以方便的汇总试卷份数，并与教务管理系统进行核对，高效而准确。信息技术也可以帮助我们高效地处理某些业务，例如学生毕业时的电子信息采集中的电子摄像，以前通过发号牌，人工记录学生的学号和姓名，并录入电子表格中排序，最后还需进行人工核对，耗时耗力不说，还容易出错。现在通过对“精伦身份证阅读器”软件的二次开发，可以实现刷身份证记录拍摄排序，节省了人力，提高了准确性。因此一些小程序和小应用软件的开发和使用，可以极大提高教务处日常管理工作效率和准确性。

3.3可以为本校的教务管理开发系统提供技術支持

国开教务管理系统是自上而下设计的，而上千所基层电大的管理方法各有千秋，每所学校都各有各自的特色，正因为如此造成了许多教务管理工作仍然需要单独手工完成。于是很多基层电大根据本校自身特点开发了适合自己的教务管理系统（或APP），例如本省的安吉、德清、海盐等学校都各自开发自己的教务管理系统或手机APP。众所周知，一个系统的开发顶层设计非常重要，否则开发出来的系统不仅不能起到作用， 反而会对工作造成困扰。因此，教务与信息的合并，可以有效地解决这个问题，信息技术人员在熟悉教务管理流程后，可以为系统的开发提供招标参数、开发参考、开发流程图（如上图），甚至参与系统的编程。上述学校信息技术人员在熟悉教务管理流程后，成为开发本校教务管理系统（APP）的设计者和领导者，甚至是中坚力量。而系统的成功开发为他们所在的学校的教务管理节约了大量的人力，成倍地提高了工作效率，而且差错率几乎为零。

综上，由于教务管理直接服务于学生，与学生的学习、成绩以及毕业息息相关，不能有错漏。而信息技术的引入，不仅可以提高教务处的工作效率，而且还可以减少工作的差错，效果明显。

4 学历教育与非学历教育的整合

国家开放大学现在不仅开展学历教育，还开展非学历教育，许多基层电大同时也是当地的社区学院，开展着许多非学历的教育，例如培训、社区教育、老年教育等。因此，非学历教育也日渐成为基层电大另外一项重要任务，而非学历教育中培训占了很大比例。而培训所需资源很大层度上与电大的教师和设施资源重合，如果培训单独安排就很容易与电大的学历教育中的导学安排相冲突，因此将非学历教育中的培训整合到电大的教学管理业务中，可以合理高效的利用电大教师和设施资源，大大降低两者产生冲突的可能性。

5 结束语

国开系统里流传着一句话：“招生是生存线，教学与管理是生命线，考试是警戒线”，其中两条与教务管理有关，可见教务管理在电大管理中的重要性。基层电大的教务管理直接面对学生，服务于学生，它服务质量的好坏直接关系到学生在国家开放的学习感受。因此，基层电大的教务管理配置必须合理化、精细化以及信息化，这样才能更好地为学生服务。

（作者单位：浙江电大桐乡学院（桐乡社区学院））