浅析中小企业电子发票报销风险防范

管中柱

摘要：电子商务的发展推动了电子发票的普及，电子发票给人们带来诸多好处的同时，可以重复打印的特性也使如何防范重复报销成为企业财务人员面临的难题。本文拟就电子发票对中小企业的影响、所带来的风险进行分析，并寻求电子发票风险的防范措施。

关键词：中小企业;电子发票;风险;防范

一、电子发票对中小企业会计的影响

1.有效控制发票风险

发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取用以记录经济业务活动的收付款凭证书面证明，是会计日常工作接触最多的凭证，电子发票的应用，使企业入账的发票直接来源于税务机关电子发票平台，企业随时可登录服务平台查询、下载已加盖电子签章的发票信息。电子发票方便快捷、采取了数字签名、加密防伪等安全技术手段，有效遏制了虚假发票，而且对于受票方来说，无需财务人员人工识别，通过互联网查询、验证发票信息，避免了发票审核出错;降低了收到虚假发票的风险。

2.促使财务人员转型管理会计

电子发票的推行将对企业会计程序产生深远影响。电子发票的使用使企业财务工作由纸质化向无纸化转变，发票实现无纸化，发票作废与红字发票开具更简便易行，既避免了消费者因丢失纸质发票产生退货或者售后维修的纠纷又提升了企业财务工作效率。电子发票对接企业财务管理软件后，企业可直接从发票中提取信息自动生成记账凭证及各种总账、明细账及报表，传统会计核算中原始凭证的整理、粘贴及记账凭证的填制、记账等工作不需要再由财务人员人工操作，财务人员的工作量大大减轻，也减少了财务工作中人为失误，有利于提供企业的财务工作效率。从而使会计工作的重心从强调会计核算向服务于企业管理决策转移，为管理会计的发展带来了新的机遇。

二、电子发票的风险

1.重复报销

财务部门对单位人员报销的发票必须进行审核，发票虽然小，稍不留意就会给企业带来损失，甚至给会计带来从业风险，电子发票开具后的电子信息保存在税务云端，受票人自行调取电子发票信息并下载PDF或图片格式进行打印，可以无限复制和重复打印，并且打印时不需要额外加盖专用章，虽然电子发票有相应的防伪措施，但是对于财务人员来说，电子发票的真伪难以识别，财务监管难度大，财务人员单靠肉眼无法辨别打印出来的纸质件真伪，难以判断打印出的电子发票的唯一性，这就给手工处理报销带来重复报销的风险，导致财务人员的责任以及压力大大增加。

2.篡改发票信息

电子发票存在可能修改发票基本信息的风险。网上有可以更改PDF内容的软件，可以将电子发票局部修改，通过修改发票金额等信息，发票代码不变，很难防范，给企业带来风险。

三、风险防范措施

要解决好电子发票的报销问题，中小企业不能完全靠发票审核人员主观记忆、主观判断，而是应结合企业财务会计电子信息化水平实际，考虑成本效益原则，谋划降低风险的相关防范措施。

1.建立电子发票登记台账

企业为规避财务风险，保证电子发票纸质打印件不是重复报销、没有被篡改，只好人为增加电子发票报销环节，人工去税务局网站逐张验证，才能知道发票是否重复报销、抬头、金额等信息对不对。还要在已入账的会计资料中进行比对查验。实践中通常是通过建立《电子发票登记台账》来控制，财务部门建立Excel表，登记台账，每次报销发票的时候，先和从前录入的电子发票进行对比，检查是否重复，没有重复的，登录国税局的查验平台，然后将发票上的代码、发票号码、日期、金额、验证码等，一个字都不能错的输入，人工比对查重，再人工把报销的电子发票逐一录入，明确发票时间、金额、内容、发票号码、经手人等事项，此项工作比较繁琐，会给财务人员带来较大的工作量，也存在漏登记的可能。

在识别发票内容真实性时，建议使用exel软件，按照凭证号、记账凭证日期、发票种类、发票日期、内容、金额、付款方式、开票单位、发票号码、经手人的顺序输入。首先，直接排除重复报销的情况;其次，关注基本用途、详看时间地点;最后结合逻辑性、实地考察回访客户综合分析发票的真实性。

2.使用《防范电子发票重复报销》软件

中小企业可以利用第三方软件对电子发票进行甄别。具备条件的企业可以单独买个saas进行发票管理服务。无电子发票比对功能的企业可以使用“发票小助手”、“发票报销助手”以及“发票入账查重系统”、微信发票查重小程序等第三方软件，实现对电子发票的信息采集，并进行系统查询比对。电子发票信息查询及发票重复报账自动提醒，较人工比对筛查快捷方便，一定程度上降低企业财务人员的查验时间成本。

3.制定完善的报销制度

制定相应的报销制度，在制度中明确要求报销人员在申请开票时，凡是涉及电子发票报销，不允许通过打印纸质发票报销，使用erp系统的企业，商家直接推送到后台，通过电子发票链接传给财务处理，不具备条件的企业，财务部门专门设立收取发票的邮箱，由财务部门经办人员统一收取发票并打印，同时在台账上登记发票号码，并在制度中并明确打印日期和报销时间。在指定时间内报销人员到财务部门领取发票并粘贴报销凭证，同时在台账上登记。

继续采用《电子发票报销台账》，为减少财务部门工作量，通过缩短报销时间，约定电子发票的最长报销时限来解决，要求经手部门在电子普通发票开具之日起规定期限内（如30日）必须报销或到财务部门首先履行查重手续，会计人员通过当期《电子普通发票登记台账》检查唯一性后，加盖“发票查重无误”印戳，同时将此张发票信息登记台账。这样可以保证加盖“发票查重无误”印戳的电子普通发票的唯一性，具体报销时限可在查重后即报销，也可以根据企业自行确定的时限报销。员工每个月底递交上个月发票，最迟不能超过两个月报销时间，尽可能缩短费用发生后的报销间隔，减少留滞票。

将电子发票报销查验工作交至报销人员，报销人员自行在税务局网站查验电子发票真伪信息，自助核实发票内容并提供打印截图供财务人员查验，否则不予与报销。报销经手人及经费负责人对经济业务及电子发票的真实性负责。减轻了财务人员的工作量，但是存在严重的管理风险。

4.会计记录控制

首先，财务人员应按照财务会计管理的相应规定，报销时不单纯以发票作为唯一凭证，应按照实际业务是否发生来判断。可以拿提取码和打印发票一起报销，也可以持相关证明资料一起报销，例如，出差人员需要报销持人事部门签批的差旅審批单，财务人员根据发票日期判断是否在出差时间的范围内等来考量电子发票的真实性。

其次，每一张电子发票对应一张记账凭证，摘要里注明“XX报销XX费用，电子发票号码XX”字样，这样方便从明细账比对金额是否有重复，也便于抽查原始凭证。

公司相关部门不定期对报销的电子发票进行抽查核实，对报销虚假电子发票及重复报销电子发票的情况，一经发现，依规严格追究有关人员责任。

5.加强信息安全建设

电子发票不以纸质为载体，数据存储在服务器、云端，通过互联网共享，系统存储风险进一步加大，对于企业的信息安全要求提高。这就要求企业加大对相关硬件和软件等信息安全的投入，财务人员熟练掌握信息安全的相关知识。

任何内控都需要考虑成本效益原则。所以，是否需要对电子发票加强管理，取决于单位的规模、内控体系的建立、人员的基本素质。中小企业应结合单位实际，制定相应的电子发票报销制度，防范和降低财务风险。

参考文献：

[1]解电子发票重复报销之困[N].中国税务报，2017-12-20.[2]电子发票报销的六大痛点和管控指南.税屋网，2017.02.