大数据背景下高校档案管理与优化研究

王静

【摘要】高校档案管理在高校管理中起着至关重要的作用。论文立足于大数据视角，认为大数据背景下高校档案管理可实现档案的虚拟化存储，也降低了档案的管理成本。与此同时，大数据背景下高校档案的管理既专业化，又能长期保存。为此，论文认为在大数据背景下对高校档案管理进行优化，应从三点做起：一是秉承“以人为本”的基本理念，做好档案管理人员的培训工作;二是从安全角度才出发，健全并更新档案管理监管制度;三是积极地运用大数据技术，建立档案管理数据库。

【关键词】大数据  高校  档案管理  优化  策略

如今计算机网络和数据技术已被广泛地应用于各行各业中，高校管理也不例外。为实现高校的创新管理和快速发展，在高校各项管理工作中应用大数据技术是关键。高校档案管理作为高校极其关键的一项管理，对高校的长远发展有着决定性作用。这说明，在高校档案管理中积极地运用大数据理念与技术已是刻不容缓了。然而，在大数据背景下如何对高校档案进行管理和优化依然是值得探讨的一个问题。因此，论文对大数据背景下高校档案管理与优化进行研究，有一定的现实意义。

一、大数据为高校档案管理带来的优势

（一）档案可虚拟存储，且档案管理成本降低

大数据背景下高校档案管理可运用大数据技术实现档案的虚拟存储，通过对海量档案信息进行处理，并通过数据库就能实现对档案资源的合理调配，以便于高校档案数字化满足各项工作的需求。这一过程的实现，高校档案管理就省去了大量的纸质档案存储空间，不仅从时间上节约了管理成本，也从空间和经济上降低了档案管理的成本。

（二）档案管理既专业化，又能长期保存

大数据背景下高校档案管理打破了传统繁琐的档案检索方式，以大数据技术进行数据检索，只需要借助于鼠标、键盘就能迅速地查找所需要的档案信息。同时也能快速检索档案的方式便捷高效，仅需要对档案的日期、关键词、时间及类型等就能快速实现，使得高校档案服务工作更具有完善性。当然，高校档案在应用大数据技术后更倾向于多元化和专业化发展，有着全新的管理理念和更加便捷的信息提取方式，也实现了对高校档案的长期保存。

二、大数据背景下高校档案管理与优化的策略

高校档案管理是高校日常管理的一个重要工作，其档案信息也是高校发展的重要凭证，更为高校未来的发展提供了科学的决策。为此，如何在大数据背景下做好高校档案管理工作依然是高校管理工作中的重中之重。论文认为，大数据背景下高校档案管理与优化，可从以下几点做起：

（一）秉承“以人为本”的基本理念，做好档案管理人员的培训工作

大数据背景下高校档案管理与优化，应始终秉承“以人为本”的基本理念，做好档案管理人员的培训工作。这主要是因为，高校档案传统管理方式有很大的劳动强度且较低的科技含量。但是在大数据背景下，就可以打破传统管理模式的局限性，以更新的发展理念进行高校档案管理。具体来说，大数据背景下高校档案管理与优化，应积极地引进计算机技术和网络技术，在高校档案管理中采用信息化管理模式，并对图书档案管理人员进行管理知识的培训，也要注重档案管理人员大数据技术运用能力的培训与提升。虽然这一工作模式降低了高校档案管理人员的工作强度，但是要求档案管理人员以全新的管理理念积极地投入到高校档案的数字化、智能化管理工作中，才能逐步提高高校档案管理的工作效率。

（二）从安全角度出发，健全并更新档案管理监管制度

大数据背景下高校档案管理与优化，应从安全角度出发，健全并更新档案管理监管制度。毕竟档案信息资源不仅是高校的精神财富，也是高校的物质财富。唯有确保高校档案信息的安全，才能为高校未来的发展提供一定的安全保障。这就说明，大数据背景下高校档案管理的优化，应积极地与相关技术机构和大数据公司加强合作，在高校档案管理中运用大数据技术，提高高校档案数字化管理的先进性和安全性。除此之外，也要逐步完善高校档案管理中应用到的分布式架构技术，从安全角度健全档案管理监管制度，对档案信息实施准入制度，避免档案信息泄露[3]。当然，高校管理部門应在档案管理工作中加大投入力度，为档案的数字化管理、智能化管理提供资金支持和技术支持，才能为高校档案的信息化管理与安全性管理提供一定的保障。

（三）积极地运用大数据技术，建立档案管理数据库

大数据背景下高校档案管理与优化，应积极地运用大数据技术，建立档案管理数据库。高校档案管理数据库一旦建立，就能及时地接收、传输和存储档案信息，也能在档案信息管理系统文件中实现档案信息的共享。毕竟，在知识经济多元化的今天，数据库管理可实现档案信息的电子化管理，并运用大数据技术实现档案信息的数据存档，这对档案业务管理工作的开展带来了极大的便利。大数据背景下档案管理也要积极地运用先进的网络技术，提高档案管理的安全性，实现对高校档案信息的加密，并与时俱进地更新和完善高校档案管理数据库。

三、结语

综上所述，大数据为高校档案管理带来发展机遇时，也给高校档案管理带来了挑战。为此，大数据背景下高校档案管理应把握大数据时代的契机，打破档案管理的传统理念，在如今的高校档案管理中注入新的管理理念，并积极地运用大数据技术实现高校档案的智能化管理、数字化管理以及专业性管理。与此同时，大数据背景下高校档案管理也要始终秉承“以人为本”的基本理念，注重档案管理人员的理念创新与技能提升，也要从安全角度出发健全档案管理监管制度，更要及时地更新档案管理数据库，才能打造出别具一格的高校档案管理风格，为高校管理提供根本保障。

参考文献：

[1]何显红.浅析大数据背景下高校图书馆档案管理与优化[J].图书馆工作与研究，2017，（12）.

[2]高金元.浅谈大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].卷宗，2018，（16）.

[3]郭丹.基于大数据环境下高校档案管理模式的优化研究[J].电脑知识与技术，2017，（36）.