高校档案馆服务于学科和科研的方法研究

钱秀芳，史华梅

(江苏理工学院档案馆，江苏常州213001)

2008年教育部和国家档案局发布的《高等学校档案管理办法》明确了高校档案机构的管理职责，第二章第八条提出了9条管理职责，其中第三条要求高校档案馆负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。第四条要求高校档案馆编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源。第六条要求高校档案馆能够开展档案的开放和利用工作[1]。目前我国高校档案馆的主要工作是对各类档案的接收、整理和保管等，而在档案的开放和利用方面做得相对较少，更别谈编制检索工具的工作了。

高校是培养人才、进行科学研究的地方，几乎所有重大的科研成果都离不开科研团队，因此科研团队对于科学研究是非常重要的。但目前高校科研现状是高校教师之间相互都不太清楚对方所研究的主要内容。如果想了解对方的研究方向主要有以下途径：1)直接或间接向对方提问；2)通过查看对方近年发表的论文来推断；3)通过查询对方的项目名称等信息来了解。对大学生而言，在确立自己职业生涯规划之后，就要选择指导教师，而选择适合自己的指导教师才能让自己走得更好、更远。因此高校档案馆应该增加科研档案的开放和利用，让教师相互了解研究方向，让学生了解教师的科研方向。教师之间相互了解对方的科研方向才能更好地组建科研团队，或方便教师加入适合自己的科研团队[2]25。学生只有了解了教师的科研方向，才能更好地选择指导教师，助推自己的学习和研究。高校档案馆如何通过开放系统和利用科研档案，并最终服务于高校的科研和学科建设是一项值得研究的课题。

高校的科研档案是将高校科研活动中的各种资料保存下来，但大多数资料只是静态存放，很少有横向关联[2]22。高校档案馆若要更好地服务高校科研工作，必须利用自身优势建立数字化科研档案，然后利用大数据分析工具来编制检索工具为高校的科研和学科工作服务。建立高校智能科研档案服务系统能够提升高校科研团队的质量，提高高校科研力量。

1 高校科研档案的建立

目前我国大部分高校档案馆对科研档案只做接收、整理和保存的工作，而且保存形式大部分是纸质形式[3]。为了能够更好地为高校师生提供服务，应该创建一个高校智能数字化科研档案服务系统。为创建该系统，高校档案馆首先需要完善高校科研信息，然后对这些科研档案进行数字化处理，并建立高校科研档案数据库，最后通过编制检索工具来创建智能科研档案服务系统。智能科研档案服务系统需建立在科研档案数据库的基础上，科研档案数据库应包含全校所有教师的个人科研档案和团队科研档案。由于科研档案具有涉密性，服务对象只能是本校师生[4]。

1.1 个人科研档案的建立

个人科研档案结构图如图1所示。

图1 个人科研信息结构图

个人科研信息包括：论文信息、专利信息、项目信息和获奖信息。高校档案馆需要把这些个人科研信息数字化，然后将这些信息和教师关联，即可以通过教师姓名一键查询到这些信息。以论文档案为例，当在科研系统中查询某教师发表论文信息时，可以很方便查看到该教师以第一作者和参与者身份发表的各类论文信息。论文信息包括所有作者列表、论文题目、摘要和论文下载地址链接等。

1.2 团队科研档案的建立

高校团队有很多种类型，如教学团队、科研团队等，其中科研团队的类型主要分为以下3种：以项目形式组建的团队、以专业组建的团队和以学科建设方向组建的团队。科研团队档案信息结构图如图2所示。科研团队档案包含了所有成员支撑团队的所有成果信息，这些成果信息主要包含论文信息、专利信息、项目信息和获奖信息等。以项目组建的团队为例，一个国家自然科学基金项目团队的信息应包含该项目的名称、申报书的摘要(包含主要研究内容等)、立项时间、研究周期、项目经费和该项目所对应的支撑成果(如论文、专利、项目和获奖情况等)等。由于项目申报书是项目组成员集体智慧的结晶，因此项目申报书的具体内容不包含在项目基本信息内。通过团队科研档案的建立，用户可以通过点击项目名称来查看该项目的所有的基本信息和支撑成果，且通过支撑成果也可以查询该成果的所有者和该支撑成果的相关信息。

图2 团队科研档案信息结构图

2 各类科研数据整合

科研档案包含的种类繁多，以项目为例，项目类型主要分为纵向和横向科研项目。纵向科研项目又可以分为校级项目、市厅级项目、省部级项目和国家级项目。同一级别的项目也分很多类，以省部级项目为例，可分为教育部项目、江苏省科技厅的省自然科学基金项目(面上项目、青年基金项目和重大项目等)、江苏省哲学社会科学规划办公室的社科项目和其他部委审批的项目。论文分为SSCI期刊论文、SCI期刊论文、EI期刊论文、EI会议论文、北大中文核心论文和普刊论文等。专利信息包含软件著作权、实用新型专利和发明专利等。获奖信息包含国家级科研奖项、国家级教学奖项、各种行业协会奖项、省部级奖项和市厅级奖项等。由于科研成果种类繁多，数据类型不统一，给数据分析和应用带来了困难。为了对各类科研数据进行分析，必须将这些异构性的科研数据信息以统一标准进行整合。

科研数据整合是对不同科研资源系统中的数据提供统一的表示方法，整合的最终目标是方便对科研数据的处理与查询。当高校用户登录系统后，能够很方便地按学院、学科名称和研究方向来浏览项目、论文和专利等信息，也可以通过搜索教师个人姓名、学科名称和学院，来获取所有的科研信息。科研信息以论文为例，包含论文题目、期刊名称、作者信息以及论文全文下载链接等。科研数据整合示意图如图3所示。

图3 科研数据整合示意图

3 智能科研信息系统创建

由于高校教师对彼此研究方向缺乏了解，在申报项目时，易出现为了满足申报材料中成员人数、职称和年龄等要求，科研团队只能找自己关系好的人员，而并不是真正从科研的角度去组建项目组成员的情况。这种情况常导致该项目一旦立项，在项目结题时几乎所有的成果都是项目负责人获得的，而项目组成员的成果往往与该项目并不相关，这些成果只能作为项目无关紧要的支撑成果。此外，新教师初到学校，由于不了解其他教师的研究方向，很难加入到适合自己的科研团队。由于相互之间的不了解，导致高校教师较难形成真正的科研团队，拼凑出来的团队很难研究出真正的重大成果。另一方面，大学生无论是进行大学生创新创业项目，还是进行毕业设计，都需要选择指导教师。只有充分了解教师的科研方向和能力，才能选择到对自己有更好帮助的教师。因此，高校档案馆有必要在学校教师科研档案的基础上编制新的数据系统，以便让教师之间更好地了解彼此的科研情况，让学生更好地了解教师的科研成果，从而为学校的人才培养和科学研究提供服务。

智能科研档案信息系统是在高校科研档案的基础上，通过建立领域本体、用户兴趣模型库以及关联规则库，来服务用户对信息进行查询。智能科研档案信息系统结构图如图4所示。用户可以利用系统按研究方向、学院、专业等来浏览全校教师的科研成果，也可以通过查询的形式来查看相关人员科研成果。用户在利用系统进行查询时，系统不仅仅可以通过匹配用户输入的关键词来进行查询，还可以通过语义关联、语义分析以及用户兴趣库等来查询出相关研究方向和领域的成果。

图4 智能科研档案信息系统

4 高校档案服务科研和学科的方法

学科建设主要包括学科定位、学科队伍建设、科学研究、人才培养、平台建设以及学科管理。智能科研信息系统主要服务于学科建设中的队伍建设、科学研究、平台建设和人才培养。

高校在科研或学科平台申报和建设时，大多数是以系部或学院为申报主体，而目前科学研究很多是跨学科和方向的研究，已不是单纯停留在一个专业或方向的研究，如大数据技术和图情学的交叉，自动控制、人工智能和图像处理的交叉，这都需要跨学科和专业的人员来申报。

学科建设主要是人的建设，选人是学科团队建设中最重要的事之一。一般一个学科包含3～4个方向，每个方向都需要合适的人员。在方向队伍组建时，方向带头人只有在充分了解每个人的研究方向时，才可能组成合适的学科队伍。方向带头人可通过智能科研档案信息系统在全校遴选出合适的科研人员来组建学科队伍，从而促进学科队伍建设。同样，在组建科研团队时，高校教师也可以通过智能科研信息系统来组建。团队的知识创造过程是通过团队成员之间的深度合作形成的，其创新过程又是多学科知识、技术等的集成与整合。因此，良好的学科和科研团队能够增强团队凝聚力，激发成员的积极性和主动性，提升团队的科研能力。科研水平的提升有利于学科和科研团队的建设，高水平的科研成果和良好的学科团队又是学科平台建设的重要基础。因此建立智能科研档案信息系统对学科队伍建设、科学研究以及平台建设是非常有帮助的。

由于大多数学生对教师的科研情况并不了解，在选择指导教师时常常存在被动选择的情况。智能科研档案信息系统可以方便学生了解教师科研情况，让学生能够选择适合自己的指导教师，这样有利于提高高校的人才培养质量。