基于VBA 的微应用在高职院校教学管理信息化中的应用研究

曾海，葛翔，尚鲜连

（苏州市职业大学，苏州215104）

0 引言

近年来，高职院校教学管理的信息化程度正在不断加深，以教务管理系统为代表的各类信息化系统已经成为工作标配，信息化技术的广泛应用对教学管理的科学化、规范化起到了重要的促进作用。教育部《教育信息化2.0 行动计划》指出，在1.0 时期教育信息化的基础上，2.0 阶段的教育信息化将作为推进教育现代化强大动力和教育变革的内生要素[1]。教学管理的信息化应适应新时代的要求，在系统互融互通和大数据效能发挥等方面跟上教育信息化2.0 的步伐。

高职院校的教学管理部门和二级学院教学管理机构是学校教学质量保证的重要力量，教学管理人员的信息化应用水平对教学管理的质量和效率有重要影响。现存的教务管理、数据采集、毕业设计、顶岗实习等信息系统在给工作带来便利的同时，在使用中也存在着一些亟待解决的问题。

（1）信息化系统之间存在“孤岛效应”

“孤岛效应”指的是各种信息无法顺畅地各部门的信息系统之前流动，实际形成一个个孤立的、各自为政的信息系统[2]。不同的教学信息系统之间数据互通不顺畅不仅会引起数据不一致，导致教学管理缺乏统一性和共享性[3]，在工作中带来的额外数据整理等操作还占用了教学管理人员大量的工作时间，降低了教学管理的效率。

（2）信息化系统应对变化能力较弱

信息系统在运行之初和业务需求契合度较高，但随着时间的推移和教学改革的不断深化，信息系统的功能与不断变化的教学管理业务之间的匹配度通常会呈下降趋势；尽管在原系统上进行增量开发可以解决部分问题，但是大型软件开发周期长速度慢，无法及时满足一些紧急需求；教学管理过程中急需的一些小功能开发工作量不大，公司的参与积极性不高。

（3）信息系统的功能存在缺陷和盲区

信息系统中的部分老旧功能模块不能适应教学改革的新要求，需要通过人工操作进行例外处理，形成了功能缺陷；部分教学管理中急需使用的功能没有得到信息系统的支持，形成了功能盲区。这些缺陷和盲区给管理人员带来了额外的工作量，他们的精力不能完全集中于教学管理的核心业务，背离了教学管理实施信息化改革的初衷。

1 高职院校教学管理信息化实践中的问题

1.1 信息系统间的数据互通问题

高职院校教学管理中使用的信息系统通常包括教务系统、数据采集系统、顶岗实习系统、毕业设计系统以及各类考试管理系统等。各个系统开发平台不同，数据库类型各异，软件架构多样。各系统数据在逻辑上互相关联，但实际使用中这些关联基本上需要通过手动方式实现，即关联需要对数据进行导入、导出和校验后才能建立。

例如，毕业设计管理系统与教务系统之间需要对接互通。每年的班级信息、专业信息、教研室主任信息均需要从教务系统中手动导出数据，将数据格式根据毕业设计管理系统要求进行整理后，使用其导入功能实现数据交换。若某个二级学院共有约1500 名学生，每届学生500 余人，仅导入导出一次工作量并不算大，但在实际教学管理工作中，由于学籍变动等多种原因，需要反复执行数据的导入、导出、校验等工作。

1.2 多来源数据归并问题

高职院校二级学院经常面临不同场景下各类报表的填报工作，其中多来源数据归并是此类工作场景中的共性需求。

（1）教学科研统计场景

在教学业绩和科研业绩的统计过程中，虽然大部分高职院校都有教科研成果统计系统，但由于统计时间、统计口径、填报数据校验等方面存在差异，信息系统的反应速度往往存在跟不上数据变化和统计口径的变化，经常需要进行手工调整、制表后导入系统。统计过程中需要手工进行数据归并、数据规范性检查和数据交叉校验等工作。

（2）毕业资格预审核场景

学生在毕业前需要进行毕业资格审核，即根据学生已获取的各类学分和认证情况判断其是否具备毕业资格。由于成绩录入、资格证书发放、重修补考等情况变化较快，存在成绩暂时来不及输入系统、已经通过考试但证书未到、毕业论文已经通过审核但还未答辩等问题，需要根据实际情况对毕业资格进行多轮手工预审。需要检查的数据来自教学计划、教务系统导出的成绩表、负责培训考证部门的表格等多个数据来源，在审核中需要完成数据归并、数据规范性检查和交叉检验等工作。

（3）顶岗实习学生情况跟踪场景

在高职院校第五、第六学期，校、企、生三方可在协议保证下实施顶岗实习教学环节，对此环节进行管理的是顶岗实习系统；第六学期学生要进行毕业设计，对此环节进行管理的是毕业设计系统；学生成绩的需要记录，对此环节进行管理的是教务系统；学生参加升学考试，对此环节进行管理的是外部专用系统；在每位学生顶岗实习期间还有多份纸质过程文档需要填写。

对每一位学生而言，以上各系统缺一不可。多来源数据需要归并在一张表中集中体现并动态更新，学校的教学管理机构才能及时掌控顶岗实习学生的实时动态。

1.3 批量文件规范化校验和统计问题

作为基层教学单位，教务秘书和档案管理员有大量的电子教学文档需要检查、统计、汇总。例如每门课程Word 格式的课程教学标准由学院教师各自撰写并上交。课程教学标准的填写规范检查、工作进度统计汇总等常规工作却处于信息化的真空地带，一般由教学管理人员多次反复校对，类似的情况还存在于教学计划核对汇总、个人科研成果简表的填写和汇总等。

以高职院校专业建设中需完成的课程标准为例，某二级学院在教学管理部门提供模板的基础上组织各专业教师填写。

在实际操作过程中，存在的问题有：①数据填写不规范，必填字段没有填写或者内容不对；②数据校验困难，在有数百份教学标准的情况下校验费时费力；③数据统计困难，教学秘书需要手工从每个课程标准中提取作者等内容；④数据更新带来的问题多，难以追踪哪份教学标准改动了什么内容。

1.4 数据表现形式发生变化的问题

不同的信息化系统对接时经常出现数据形式不同的情况。以教务系统课表查询结果与信息中心门禁开卡系统对接为例，每学期信息中心需要按课表为每位在某教室上课的教师开通门禁权限，两个系统需进行数据互通。

教务系统导出的安排表中，因同一门课程可由多名教师在不同时间段授课，因此在同一行中存在授课地点重复的情况；同一教师可上多门课程，此时在不同行里同一教师的名字会出现多次，但信息中心门禁管理系统只接受教师名和教室名不重复的数据。只有将数据表现形式改变并去除重复数据后，两个系统方能实际互通。

2 基于VBA的教学管理微应用开发

微软Office 软件内置的VBA 软件能很好地适应以上应用场景。如孟美任利用VBA 编程实现自动化编务整合，提高了编务工作的效率[4]；苏苗苗基于VBA开发了联合培养学生绩点计算系统[5]。在高职院校教学管理领域中，以上常见问题大致可分为三类并进行解决。

2.1 数据互通及多来源数据归并解决方案

多来源数据归并是信息系统互通过程中的重要共性操作，使用VBA 开发的通用归并函数适用于在不同场合下将多个子表中的数据并入总表的需求。数据归并前首先要准备好一张包含主表和多张子表在内的数据文件，然后将函数插入Excel 文件并根据函数接口规范填写参数表，最后通过Excel 的宏菜单运行程序并在主表中获得归并结果。函数的主要工作流程如图1所示。

VBA 程序实现过程中的主要关键技术有：（1）每次表格中的数据行数不确定，须判断当前Excel 文件中的数据行数，使用单元格的End 函数和xlUp 参数，如Range（"A65536"）.End（xlUp）.Row 可解决问题。（2）不同数据表中有不同的工作薄名和列名且行号持续变化。通过在Sheets 和Range 中使用参数即可根据实际数据表名和列名完成不同的功能，典型的代码如下：

ThisWorkbook.Sheets（destSheetName）Range（mainKeyCol&i）.Value）

程序将主表名存储于destSheetName 中，将主表关键字列放在mainKeyCol 中，用变量i 控制行号扫描整个数据表。与Excel 的VLOOKUP 函数相比，自定义归并函数的代码可以同时处理多个数据列，具备检查和标记错误、自动行号检测和自动重复去除等功能，适用于教学科研统计、毕业资格预审核、顶岗实习学生情况跟踪场景。

2.2 批量文件规范化校验和统计解决方案

在教学管理过程中经常会遇到大批Word 或者Excel 文件需要进行规范化校验和统计的情况。通用VBA程序要求教学管理人员将待处理的批量文件放入指定文件夹，修改程序模板，改变校验字段名称、规则和统计字段名称，最后运行程序。程序根据校验规则将校验结果写入目标文件，将提取的统计字段放入统计文件。即使源文件发生修改，重新运行程序时程序模板不再需要修改。函数的主要工作流程如图2 所示。

图2 批量文件的规范化校验和统计流程

程序实现过程中技术难点有：

（1）文件列表获取。通过Dir 函数获取文件列表，用Documents 对象的Open 方法打开位于当前路径下的文件：

myName=Dir（myPath&""&"*.doc"）

Set wb=Documents.Open（myPath&""&myName）

（2）关键字定位。设定Selection 对象的参数，使用FindExecute 函数定位关键字：

Selection.Find.Text="撰写人"

Selection.Find.Execute

（3）字段内容获取。使用字符串功能取得字段内容

startPos=InStr（1，string1，"撰写"）

endPos=InStr（1，string1，"时间"）

authorName=Mid（string1，startPos，endPos-startPos）

（4）动态生成文件。用Activate 函数激活个记录文件后，写入取得的字段内容。

ActiveDocument.Content.InsertAfter Text:=myName+"，"+authorName

（5）程序运行加速。由于程序在短时间内很快地打开和关闭大量文件，屏幕会快速刷新影响运行速度，将Application 对象的.ScreenUpdating 属性设定为False关闭屏幕更新可显著提高运行速度。

在此通用模板下改写完成的各类VBA 程序适用于课程标准、各类教学计划和各类申报表格的校验汇总。

2.3 数据表现形式转换解决方案

教务系统导出的课表、成绩表等数据的教学管理中具有重要作用。教务系统导出的课表中由于存在一名教师上多门课程、多名教师上一门课程的问题，导出结果的单行数据中往往存在多名教师和多门课程，即数据方向是横向的；实验实训管理系统和门禁管理系统等只接受一行中仅有一名教师或者一门课程的数据表现形式，即数据方向是纵向的。数据在横向形式和纵向形式之间转换后，不同的信息系统才能互通。

基于VBA 开发的通用数据转换函数使用时，工作人员在教务系统导出文件，准备好表名、首行数据行号、关键字段名称和待转换字段名称等参数，设定好目标工作表，运行后得到适用于其他信息化系统的规范数据。以教务系统数据向信息中心门禁管理系统数据转换为例，工作流程如图3 所示。

图3 数据表现形式转换处理流

程序实现时的技术难点主要有：

（1）横向数据的分离及纵向化。对导出课表每一行数据执行Split（多个教师名字段，"/"）函数，将结果放入val 列表；使用循环将横向数据以纵向形式写入目标数据表，分离课程名的技术原理相同，不同的是分隔符内容。

（2）数据自动排序。使用Sort 函数对数据进行单关键字或者多关键排序：

lastrow=.Cells（Rows.Count，1）.End（xlUp）.Row

.Range（"A3:e"&lastrow）.Sort Key1:=.Range（dCol），order1:=xlDescending…

（3）纵向数据向横向数据格式转换。纵向数据指的是一位教师在多个教室上课时，存在多条（教师、教室）数据，导入其他信息系统时很方便，但管理人员希望看到的报表格式更为直观，如：（教师工号、教师姓名、以分隔符分开的教室名列表）的形式。程序扫描已排序数据并自动生成报表。

If（prevName=ThisWorkbook.Sheets（"上课分布"）.Range（"a"&i）.Value）Then'名字一样，拼接

roomString=roomString+ThisWorkbook.Sheets（"上课分布"）.Range（"b"&i）.Value+"、"

prevName=ThisWorkbook.Sheets（"上课分布"）.Range（"a"&i）.Value

Else'名字不一样

reportCount=reportCount+1

ThisWorkbook.Sheets（"申请报告"）.Range（"a"&reportCount）.Value=reportCount-1

End If

程序适合于教务系统和其他信息系统间的数据格式转换，也适用于在期末考试期间生成以考场为主关键字的统计表格供巡考人员使用。

3 实施效果分析

基于VBA 的微应用程序能显著提高一线教学管理人员的工作效能，相关事务的处理效率可提高几倍到几十倍，对需要重复执行的数据操作效果尤佳。各典型应用场景下的程序实施成效如表1 所示。由于在设计中对常见问题进行了分类和抽象，形成的程序库具备一定的通用性，在遇到新场景时只需对情况进行分析，挑选合适的函数进行直接调用或者选用程序模板进行简单修改即可适应。

表1 基于VBA 的微应用程序实施成效

4 结语

作为教学管理专用信息系统的有益补充，基于VBA 的微应用程序起到了对接各类信息系统、促进数据规范化、提升数据汇总及统计效率等重要作用。VBA 应用程序的局限性和优点同样明显：程序开发环境相对简陋，只能适应一些简单应用场景；程序以功能实现为主要目标，用户界面简陋，有时需要用户根据说明书直接修改程序模板，因此开发人员要对教学管理人员进行面对面培训；对程序开发者要求较高，在具备较强编码能力的同时，程序设计人员还必须高度熟悉教学管理业务。在信息化基础好、人员配置充足的院校里，程序的部署和实施成效相对更佳。在教学管理信息化水平不断提高的过程中，基于VBA 的微应用程序在教学管理信息系统间的互通和功能的拾遗补缺等方面具备独特的作用。