浅谈如何做好企业档案工作的交接

吕龙梅

摘要：企业档案工作的交接是一项重要的基础工作，但是企业没有引起足够重视，出现不少问题，本文就企业档案工作交接存在的主要问题并提出了解决措施，以供参考。

关键词：企业档案工作;交接

企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。其中档案工作的交接是企业档案工作的一个重要基础环节，它影响着档案工作质量水平。因此，做好档案工作的交接对档案的安全完整和企业档案工作的连续性显得尤为重要。

一、企业档案工作交接存在的主要问题

（一）制度方面的问题。企业档案工作规章不健全不完善，缺乏档案工作责任追究制度和档案工作交接方面的可操作性的规定和制度。在没有规章制度的情况下，档案工作交接往往依靠老档案人员的综合素养来决定交接内容。部分企业虽然也建立了完善的档案工作交接管理程序，但是企业往往只关注形式，并没有关注其具体实施的效果，严重影响了档案的安全完整以及档案的真实性，也间接的影响了档案工作交接的质量。

（二）人员方面的问题。一是分管档案管理工作的领导、档案人员还是监交人员，对档案工作交接都不够重视，造成交接工作不及时、不规范。二是档案人员的综合素养问题，使得档案人员在收集、整理、保管、利用等方面档案工作不到位，在工作交接时害怕工作存在的问题暴露出来，搞保留交接。个别档案人员从心理上不愿意把自己的工作经验和窍门分享出来，在交接时有所保留，有意回避重要事项和关键问题。三是新档案人员没有经验，对档案工作不熟悉，交接工作前也没有做好准备工作，不清楚交什么、接什么、查什么，也看不出问题，更找不出问题。

（三）交接方面的问题。很多企业往往只重视档案实体的交接，不重视整个档案工作包括收集、整理、保管、统计、利用等工作的交接。如果档案人员忽视了档案工作交接中的重要内容和基本要求。容易使档案工作前后脱节，工作细节和经验得不到合理传承，直接影响企业档案工作的顺利开展。

二、解决档案工作交接问题的有效措施

（一）完善企业档案工作规定和制度。企业档案工作规定，是企业根据国家档案法律法规，结合企业管理模式和企业实际，制定的档案工作管理方面的纲领性的制度，也是诸项制度中最重要的制度。完善档案工作规定是确保档案工作的重要前提，企业应将档案工作交接纳入企业档案工作规定，明确规定档案人员离岗或调动工作时的要求，同时制定详细的具有操作性的切实可行的档案工作交接和监督细则，明确档案工作交接相关人员的岗位职责，档案工作交接和监交的具体内容、范围，交接程序、监交规定和要求。企业还应完善档案工作责任追究制度，明确责任追究的范围、对象、内容、方式、处理办法等，使相关岗位人员，都能够在具体操作上遵循规定，做到有章可循、有法可依、手续严谨、责任明确，从而保证档案工作的连续性，维护档案的完整与安全。

（二）重视档案工作的交接。一是领导要重视。档案工作交接是企业档案管理中的重要环节，应引起企业领导的重视，把档案工作交接摆上重要议事日程和工作程序，在档案人员离岗或调离工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案工作交接手续的档案人员不得签发调动工作通知和办理工资转移手续，不得离开原工作岗位。二是档案工作交接相关人员要重视。第一、交接双方对档案工作交接要有全面、正确的认识，熟悉档案工作交接有关规定和要求。交方除了档案实体移交外还需将档案工作中各环节的操作方法、步骤，经验、需要注意的事项等进行移交，同时把自已对工作的热爱、认真负责的精神感染给接方，为接方树立榜样。第二，交方做好交接的准备工作。交方应按档案年度和各类型档案目录对室藏档案进行一次清查，分门类、分载体，逐卷逐件核实;对外借档案及时进行催还;未整理的零散文件、归档材料进行登记造册后有序存放。并将各类档案管理台账、档案目录、档案借阅登记簿、档案移交接收登记簿、档案统计、档案汇编、档案工作中所有记录等按要求做好交接清册。第三、档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按规定程序办理。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符、手续齐全。并在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

（三）提升档案人员的综合素养。要做好档案工作的交接，确保档案工作的質量和档案的安全完整，企业档案人员必须具备较高的素质。一是政治素养，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业;二是业务素养，要具备档案专业知识，熟悉档案相关的法律法规和所保管的档案内容及操作流程;三是文化素养，要有较高的相关文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，提高综合处理问题的能力。四是高尚的职业道德修养。五是敏锐的工作能力和观察能力，能独立处理工作中出现的一些问题。同时企业也应重视新进档案人员的思想教育和档案业务的培训工作。

总之，企业要保持档案人员相对稳定，才有利于档案工作的稳定、持续发展，人员调动频繁不利于档案人员学习掌握档案专业知识和操作技能，不利于企业档案工作的连续性和健康发展。

参考文献：

[1]《企业档案工作规范》实施指南.

[2]王俊华.企业档案交接工作需要注意的几个问题[J].东方企业文化，2015.