社会保险业务档案管理工作的信息化探讨

杨丽娟

摘要：社会保险作为社会保障制度的重要构成部分，近年来，社会保险业务不断增多，社会保险业务档案数量也随之增多。如何有效提高社会保险业务档案管理工作水平，已经成为了社会保险相关人员的重要研究课题。本文在阐述社会保险业务档案管理工作实施信息化管理必要性的基础上，提出了社会保险档案信息化管理建设途径。

关键词：社会保险业务。档案管理;信息化;必要性

所谓“社会保险业务档案”，主要是指在社会保险业务处理过程中，产生的具有利用价值的文字、图标等资料。社会保险业务服务对象是广大群众，然而这些广大群众具有一定的特殊性，表现在丧失劳动力，暂时失去工作岗位等。社会保险制度在实施过程中，形成了大量档案资料。做好社会保险业务档案管理工作，直接关系到社会保险事业的发展，一定程度上，影响了社会的和谐发展。因此，有必要重视社会保险业务档案管理工作信息化建设。

一、社会保险业务档案信息化管理的必要性分析

社会保险档案信息化管理的必要性，主要集中体现在两个方面。首先，历史必然性。社会保险档案实施信息化管理，是历史发展的必然结果。一是社会与经济的发展，促进群众生活水平的提升，同时群众参保意识不断提升，相应的社会保险档案量不断增多。信息化管理主要是借助现代化专业设备，相比传统人工管理，具有着高效率、保护资料、延长档案使用寿命等优势;二是传统档案资料的保存，主要以实物（纸张）形式为主，在收集、整理以及保管等方面有着诸多不便，造成档案利用率低下;三是管理不科学。社会保险档案信息化管理具有着明确的流程与标准，在归集、整理以及调阅等方面，具有快捷等优势，满足了当下社会保险档案管理的实际需求[1]。其次，社会现实性。一是社会环境。信息化时代，社会保险档案管理信息化建设，不仅是档案管理工作的未来发展趋势，也是实现档案管理工作创新的契机;二是技术环境。在信息技术快速发展的今天，以计算机技术、网络技术以及数据库等为代表的新型技术，为社会保险档案管理工作的开展提供了一系列技术支持[2]。尤其是网络技术的发展，为社会保险档案信息化建设奠定了基础;三是政策环境。国家在档案事业发展的“十二五”规划中，明确指出加强数字化档案资料建设。

二、社会保险业务档案信息化管理建设途径分析

由上述分析可知，新时代社会保险档案管理工作信息化建设是具有着现实意义的。因此，在社会保险档案数量不断增多的情况下，有必要通过以下几个方面，完成社会保险档案信息化管理建设工作。

首先，提高档案管理意识。社会保险档案管理工作信息化建设，首要条件是提高相关人员的档案管理意识，充分认识到当今时代档案管理工作的重要性。一是加强领导，充分发挥领头作用。档案管理机构的最高领导自身需注重现代化管理水平的提升，充分分析社会保险档案工作的实际情况与特点，合理分配人力、设备以及物力等资源。二是加大宣传力度，借助官方网站、微信群等，向社会保险档案工作人员介绍档案管理工作相关内容，指导工作人员正确做好每一项管理工作。

其次，完善管理制度。结合《档案法》等具体条例，在充分考虑社会保险档案管理机构工作情况下，制定针对性较强，具有可行性的档案管理制度。以档案的分类为例，按照专业类别，可将分为人事、业务等;按照载体形式，可以分为文字、图像等[3]。不论是那种类型的档案，在档案资料归集、整理以及调阅等方面，均需要结合实际情况，制定相适应的完善管理制度。除此之外，社会保险服务对象为整个社会中的参保人员。因此，相关管理制度的制定，需在不违反相关法律制度的情况下进行。

再次，加快软硬件建设。在软硬件建设方面，相关单位需加大建设资金投入力度。结合当前社會保险档案管理工作需求，并充分考虑未来一段时间内社会保险档案管理工作的发展趋势，配置各种硬件与软件，为实现社会保险档案信息化管理奠定基础。以数据库技术应用为例，社会保险档案管理系统的建设应该排放在第一位，以此保证档案资源共享。在此基础上，需设计出档案办理、公共服务以及监督管理等功能模块。除此之外，单位需重视相关设备的维修养护工作的落实。社会保险档案信息化管理工作中，所使用到的计算机、网络等，都有着使用要求与年限。因此，工作人员在日常工作中，需遵循相关规章制度，避免不规范操作行为丢失或者是遗失档案资料，一方面保障了档案资料的安全性;另一方面有助于延长软硬件的使用时间，以此有效提升社会保险档案管理质量与效率。

最后，引进专业人才。社会保险档案管理工作信息化建设，需一支高素质专业人才支持。在信息技术应用在档案管理工作过程中，各项工作的完成，例如档案归集、整理以及调阅等，均需要借助计算机才能完成。因此，工作人员除了掌握必要的档案管理专业知识之外，需熟练掌握计算机的具体操作方法，同时为了保障档案资料的安全性，需掌握一些网络病毒的防范措施。因此，社会保险档案信息化管理，有必要注重专业人才的引进。一是改进人才聘任机制，管理机构可与高校建立合作关系，优先使用一些专业知识掌握程度高，具有实习经验的毕业生，从源头上提高档案管理工作人员的综合素质。二是现有工作人员需定期参与机构组织的培训，采取外出进修、专家讲座等方式，提高现有档案管理工作人员的管理水平，促使其个人能力满足当下社会保险档案管理工作现实需求。

三、结语

总之，社会保险业务档案管理水平的提高，有助于促进我国社保事业的健康发展。因此，信息化时代，有必要通过加快软硬件建设、引进专业人才等措施，实现社会保险档案信息化管理。

参考文献：

[1]范晶.论社会保险业务档案管理工作的信息化[J].办公室业务，2017 （18）：101.

[2]陈建基.浅谈社会保险业务档案管理工作开展现状及对策建议[J].经贸实践，2016 （16）：275-276.

[3]郑海伟.社会保险档案管理工作信息化探讨[J].黑龙江史志，2015 （09）：198.