高职院校人事档案规范化管理的思考与实践

宋菊平

摘要：高职院校作为实践型、技术型人才重要培养基地，在具体办学的过程中，需要对内部的教职人才队伍进行档案管理，从而为院校领导者组织和执行各项教育工作，提供信息依据。鉴于此，本文主要站在规范性管理的角度，就当前院校在人事档案管理方面存在的问题，以及相关的解决措施，展开分析。

关键词：高职院校;人事档案;规范化管理

高职阶段的人事档案，具体指院校内部的教职人才队伍进行信息管理，通过档案管理，完善院校内部人才队伍信息资料，从而为院校领导者提出办学决策奠定良好的信息基础。因此，院校必须重视人事档案管理工作，认真分析当前人事档案管理工作中存在的问题，并根据院校在人事档案管理方面的具体工作要求，提出相应的解决措施，从而保证院校的人事档案管理工作更加高效。

一、高职院校人事档案中存在的问题

（一）管理思想意识不端正

据了解，目前在人事档案管理领域，院校管理者在思想上还不够端正[1]。对人事档案管理缺乏思想重视，具体的管理工作在执行方面不够规范，导致档案管理趋于形式化发展。同时，因为管理思想存在偏差，所以在管理职能设置，以及范围明确等方面也存在一定问题。就当前高职人事档案管理来讲，仍然以行政部门进行兼职管理，导致管理工作存在较大程度的局限性。

（二）团队人员的专业知识薄弱

据了解，当前高职在人事档案管理方面，在管理团队的素质建设方面，仍然存在较大程度的局限性。首先，在招聘过程中，对管理人员对规范性管理理念，技能考查缺乏重视。导致引进的管理人员，与岗位职能标准存在一定偏差。同时，高职院校因为在思想上缺少重视，所以在人事档案方面的资金投入较为匮乏。管理人员缺少素质培训机会，所掌握的管理理念、手段也比较滞后，管理专业知识、技能薄弱，限制了人事档案管理的规范性建设。

（三）档案内容的不完整

据了解，高职目前的人事档案管理过程中，在档案内容的建设上，仍然存在很多的不足之处。大部分情况下，高职所掌握的人事档案，都是在教职员工刚入职期间，进行填报的，随着教职员工教龄的增加，其所做的教育贡献，获得荣誉也在不断增加。而管理人员很难就教职员工个人信息进行逐一的完善，大部分情况下都是将比较经典的荣誉增添到人事档案信息当中，而对于其他信息补充不足。导致高职目前的认识档案信息管理存在明显的不全面和不规范现象。

二、加强高职院校人事档案管理规范化的措施

（一）重视人事档案管理

为保证人事档案管理工作更加规范，高职院校务必要在思想上，端正对档案管理工作的思想重视。首先，加强管理工作思想宣传，让院校全体人员都能够正确的树立档案管理思想认知，在人员支持下，有效的开展人事档案管理工作。同时，为保证档案管理工作更加规范，院校需要将此项工作从行政部门中脱离出来[2]。公建具有独立性的管理部门，专门负责人事档案管理，从而进一步规范管理环境，保证人事档案管理工作更加全面和具体。此外，院校为保证人事档案管理更加规范，需要建立完善性的管理工作体制，就人事档案管理理念、工作流程以及考核指标进行明确，从而端正管理人员职能意识，促使管理人员本着认真、严谨的态度，参与到人事档案管理工作当中。

（二）提高档案管理人员的专业素养

在高职阶段的人事档案管理环境中，管理人员专业素养在很大程度上决定着管理工作进度，以及档案管理的安全性。因此，高职院校必须重视管理团队建设。首先，根据院校内部人事档案资源数量，引进充足的管理人员。并就具体管理工作职能进行明确，细化各个管理人员需要负责的工作范围，从而保证人事档案管理工作更加规范、有效，也能够有效避免职能分配模糊，或者职能范围交叉所造成的档案信息管理风险。同时，高职需要根据认识档案管理现状，围绕管理人员定期组织培训活动。就管理人员管理理念进行宣传教育。针对管理人员在人事档案管理过程中存在的问题进行分析，并为其提供有效的优化对策，从而保证管理人员的人事档案管理工作更加科学、规范且高效。

（三）档案内容数字化和规范化

高职为全面提高人事档案规范化管理效果，需要加强管理内容数字化建设[3]。随着信息技术的深入发展，高职需要借助于信息技术，构建数字化人事档案管理体系。將电子档案与传统档案管理方式相结合，构建综合性的档案管理体系，全面提高档案管理工作效率。同时，管理人员可以借助于信息技术，将教职人员的信息栏进行补充完整。如此一来，能够促使管理人员在档案信息管理过程中，能够为院校工作者检索档案信息，提供便利条件。

三、结论

综上，人事档案作为高职办学领域重点工作内容，为保证人事档案管理更加高效，院校需要构建规范性的管理体系。从管理方式、人员素质以及现代化技术方面进行优化。

参考文献：

[1]周瑞宏.对高职院校人事档案规范化管理的思考[J].办公室业务，2018 （07）：140.

[2]祝彩凤，魏晓琳.高职院校人事档案规范化管理实证研究[J].兰台世界，2015 （29）：69-70.

[3]费海涛.高职院校人事档案管理的规范化探究[J].办公室业务，2014 （13）：184.