WORD2010 邮件合并功能的应用技巧

2019-10-14陈海龙

数字通信世界 2019年9期

陈海龙

（咸阳职业技术学院，咸阳 712000）

邮件合并功能是Word 软件里的一项非常强大的功能，它适用于批量填写大量格式相同，仅需修改少数信息的文档，比如批量打印信封、信件、请柬、工资条、个人简历、获奖证书和准考证等。所以灵活运用邮件合并功能，可以提高工作效率，达到事半功倍的效果。本文通过制作准考证的实例，介绍邮件合并功能的流程，重点介绍在Excel 中使用函数获取“考生头像”字段绝对路径的方法，并在准考证文档上插入考生头像，实现头像信息的正确显示。

1 Word2010 邮件合并的步骤

2 以制作学生考试准考证为例介绍邮件合并功能

2.1 建立数据源

建立数据源文件之前，在E 盘创建一个名为“邮件合并”的文件夹，再准备4个以身份证号命名的头像文件存放在“E：邮件合并考生头像”目录下，打开Excel，并创建一个Excel 工作薄，在sheet1工作表中输入 “姓名”、“性别”、“身份证号”、“准考证号”“头像”5个字段，前4个字段直接输入，第5个“头像”字段，需要用多个Excel 公式在E2单元格中填写对应头像的绝对路径。具体方法是在E2单元格中输入如下公式“=SUBSTITUTE（LEFT（CELL（"filename"），FIND（"["，CELL（"filename"））-1）&"考生头像"&C2&".jpg"，""，"\"）”，输入完成后回车，在E2 单元格中显示结果为“E：\邮件合并\考生头像\142700100111210000.jpg”；然后按住E2单元格的填充柄向下拖动至E5单元格，修改头像文件名称，完成所有考生头像字段的填充，如图1.1所示。建立的工作薄文件命名为“数据源.xlsx”，并保存在“E：邮件合并”目录下。

图1 数据源.xlsx

使用Excel 函数来填充“考生头像”字段，其优点是如果我们把“邮件合并”目录拷贝到其它位置，该字段内容也会发生相应地变化，这样就不会发生找不到照片的问题。

2.2 制作主文档

图2 准考证主文档.docx

图3 插入IncludePicture域的对话框

制作准考证主文档，打开Word2010，创建如图2所示的准考证模板，文件名为“准考证主文档.docx”并保存在“E：邮件合并”目录下。在制作主文档时应注意，插入考生头像位置的方框为表格，而不是文本框，如果采用文本框，会导致合并生成的准考证找不到考生头像。

2.3 进行邮件合并

（1）单击“开始邮件合并”→单击“邮件合并分步向导”命令。（2）在选择文档类型中单击“信函”→单击“下一步：正在启动文件”。（3）在选择开始文档中单击“使用当前文档”→单击“下一步：选择收件人”。（4）在选取收件人中单击“使用现有列表”→单击“浏览”，选择“E：邮件合并”目录下的数据源.xlsx 文件后，单击“打开”；在“选择表格”对话框中单击“确定”，将会显示邮件合并收件人列表，继续单击确定后，在“使用现有列表”下就出现数据源.xlsx 文件→单击“下一步：撰写信封”。（5）将光标放置在“准考证号：”后，选择“其他项目”，插入合并域：单击“插入合并域”→单击“准考证号”→单击“插入”→单击“关闭”，用上述方法依次完成“姓名”、“性别”和“身份证号”域的插入。（6）插入考生头像：插入考生头像分两步完成：第一步在插入头像的位置插入IncludePicture 域，光标置于指定位置→单击“插入”→单击“文档部件”→单击“域”→在“域”对话框中选择“IncludePicture”，并为“域属性”命名为“picture”。如图3所示。在此域对话框中，单击“确定”按钮，结果如图4所示。

图5

图6

图7

此时在考生头像的位置出现一个图片占位符，这是视图的正常模式。按Alt+F9可以切换到视图的域代码模式，此时在考生头像位置显示考生头像域代码为{INCLUDEPICTURE“picture”*MERGEFORMAT}，结果如图5所示。

第二步是在头像域代码中插入合并域。在头像域代码中选中“picture”，在这里插入合并域“考生头像”，结果如图6所示。再次按Alt+F9，从域代码模式切换回视图的正常模式，此时仍然无法显示考生头像，需要按F9刷新，考生头像就可以正常显示，最后调整图片的大小，结果如图7所示。

2.4 生成准考证的新文档：

（1）在邮件合并分步向导中单击下一步“完成合并”→单击“编辑单个信函”→单击“全部”→单击“确定”。此时生成的新文档中所有考生的头像为同一头像。（2）按住Ctrl+A 全选整个新文档→按F9刷新，此时所有考生的头像都可正常显示。保存刚才生成的新文档，文件名为“准考证新文档.docx”，该文档包含数据源文件里所有考生的准考证。