档案信息资源开发利用

蒋素萍

摘 要：现代社会中，信息资源占据十分重要的作用，属于核心的竞争因素。但受各种因素的影响，档案信息资源的开发现状并不理想，并未得到充分的利用。对此，本文分析了档案信息资源开发的实际意义，针对其存在的问题提出了相关的解决措施，以期为此后的档案信息资源开发利用工作提供更多的借鉴意义。

关键词：档案;信息资源;开发;利用

1.档案信息资源开发意义

首先可以发挥档案信息资源的实际价值，通过开发发挥档案资源的潜在价值，变为可以促进经济发展的生产力。其次可以满足社会经济建设的需要，可以为领导的决策提供经验材料与数据依据，为单位组织解决实际问题提供更多线索依据。最后可以满足信息公开建设的要求，现代社会发展背景下，信息公开应满足公众的知情权，档案可以记录人们最原始的社会活动，满足人们的利益需求，因此应积极开发这方面的资源，以保证利益共享。

2.档案信息资源开发利用存在的问题

2.1档案信息资源意识落后

随着计算机技术的快速发展，档案管理工作也开始引入信息技术，且社会对档案资源管理的要求变得越来越高，档案管理面临着诸多挑战与困难，其中最为关键的是部分工作人员的档案信息资源意识较弱，部分领导人员更为看重经济效益，忽视档案管理工作，并未投入足量的人力、物力与财力资源。除此之外，档案宣传工作也缺乏力度，以致档案管理者的意识薄弱，严重影响了档案信息资源的开发利用效果。

2.2馆藏档案不完整

档案信息资源开发的基础便是完整的档案馆藏，其直接影响着档案信息资源的开发利用效果。目前，部分单位规定应集中保管会计档案、文书档案、实物档案以及电子档案等，馆藏结构较为单一，严重拉低了档案信息资源的开发效果。

2.3档案信息资源整合度较低

首先，部分单位并未集中统一保管档案，生产经营活动中形成的档案较为分散，整体利用效益较低。其次，部分单位档案管理类别较为单一，档案资料缺乏完整性与齐全性，结构单一。再次是部分单位档案利用信息化程度较低，在管理期间并未采用系统的信息技术。最后是受保密等因素的影响，档案部门的计算机一般不可以连接外网，无法与外界及时沟通，这些均阻碍了档案信息资源的整合与开发，影响利用效果。

2.4档案信息资源挖掘力度较低

虽然当前多数单位开始采用档案信息资源管理模式，但部分管理人员并未充分重视档案运行工作，存在设备不足、技术落后等问题，没有深入挖掘档案资源。除此之外，部分单位在编研档案信息资源时，没有充分重视质量与深度工作，在加工与整理档案信息资源方面缺乏精细加工。

2.5档案管理人员的综合素质较低

当前很多单位并未真正重视档案信息资源的开发与利用工作，在档案部门安排老弱病残的人员，大多工作人员并未经过专门的培训，综合素质能力较差，无法满足资源的开发与利用需求。首先，大多档案管理人员并未经过正规的培训工作，缺乏专业的档案管理知识，管理素养水平较低。其次，部分档案管理人员不但缺乏专业的管理知识，也缺少专业的管理技能，没有系统掌握计算机、会计、网络以及法律等方面的专业知识，无法保证档案利用工作的衔接性。

3.档案信息资源开发利用的对策

3.1强化宣传，增强档案管理意识

首先，相关管理人员应充分重视档案管理工作，认识到档案管理在社会经济以及企业发展中的重要性，并在实际工作中进行落实，在财力、人力、物力等方面加大投入力度。其次，在宣传方面，档案管理人员应有效采用电视、网络、广播以及报刊等途径，保证员工均可以充分认识到档案管理的重要性，使其可以充分利用了解档案资料。再次，档案管理人员应改变以往传统的管理模式，进行主动服务，始终树立用户至上的理念，切实做好档案管理的基础服务工作。最后，应充分注重档案编研成果与利用效果的宣传工作，档案工作人员应重点宣传用户利用效果及产生的实际效益，充分调动人们开发利用档案资源的积极性。除此之外，单位还应通过档案利用程序的开展工作，保证人们了解档案内容的利用程序，保证档案资源查询与利用的便捷性。

3.2丰富馆藏，保证档案资源结构的合理性

为了保证档案信息资源的开发与利用效果，相关工作人员应充分保证档案信息的质量与数量，构建合理的管理结构。一方面，应注意扩大档案的收集范围，收集本单位生产、经营活动中形成的各种档案资料，并保证齐全性。另一方面，应针对本单位档案的实际情况建立完善可行的档案征集制度，收集归档分散档案，建立可行的管理系统。

3.3加快信息建设，提升档案信息的整合力度

首先，随着信息资源的快速发展，档案信息资源的开发应充分融入信息化建设，提高利用效率。对此，应在档案整理、收集、鉴定以及开发利用期间融入信息技术与网络开发技术，加快信息化建设进度。其次，应保证档案的数字化管理，提高档案的电子化管理水平，为馆藏档案建立全文数据库，实现馆藏档案的数字化管理，为此后信息资源的开发与利用工作提供更多的便利。最后，与其他档案馆、图书馆等建立有效的联系，以充分掌握档案馆藏的实际情况，保证资源的共建与共享，切实发挥档案信息资源的实际价值。

3.4采用先进挖掘技术，保证档案信息的增值性

首先，档案管理人员应及时与用户强化沟通联系，在档案资源开发利用期间树立以用户为中心的工作理念，通过有效调研针对性的提高档案信息资源的开发与利用效果。其次，在挖掘档案资源内部信息元素时应保证全面性与多层面，通过精细整理提高档案的编研质量，保证档案的增值性。再次，档案管理部门应改变以往传统的管理模式，转移工作重心，实现深挖掘与重利用。随着社会的快速发展，信息技术被广泛应用至各个领域，档案工作人员应在以用户需求为导向的基础上，保持敏锐的档案信息资源意识，在综合分析档案資源信息方面采用大数据与云计算技术，真正转换馆藏档案的实际价值，为用户带来更大的经济效益。最后，档案管理人员还应针对当前实际馆藏情况建立完善可行的反馈信息系统，及时准确分析档案资源的利用情况，针对存在的问题提出建设性意见，跟踪了解档案资源的实际效益，充分发挥档案资源作用。

3.5开展培训，提高档案管理人员的综合素质

在档案信息的开发与利用期间，管理人员应保证档案资源的齐全性与系统性，不断提升自身的专业素养，完善知识结构，以充分保证档案资源的开发与利用质量。在开发利用档案资源期间，管理人员应利用现代技术进行整合挖掘，保证为用户提供高效率的档案咨询服务，由此看出，档案管理人员的综合素质直接影响着档案信息的利用效益。一方面，相关管理人员应重视档案管理，安排更多专业的管理人才，为档案的开发与利用建立专业化的人才队伍。另一方面，单位应专项培训档案管理人员，保证其掌握信息技术、数字化技术等，实现知识结构的多元化，以便在档案开发与利用期间熟练采用各种新技术，真正提高档案信息资源的开发质量，最大程度的充分发挥档案信息资源的价值。

结束语

在档案信息资源管理过程中，各个部门应探索使用电子网络化模式，针对存在的问题提出积极的对策，强化档案信息管理部门的联系，不断推进信息管理模式的进步，这样才可以更好的满足档案信息资源的增长需要。

参考文献：

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