信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择探讨

摘要：信息化时代已经到来，信息技术的广泛应用，为各项工作计划的高效实施、管理质量的不断提高等创造了有利条件，机关单位档案管理工作中能够充分地体现“信息化”，可以朝着新的方向突破创新显得非常必要且关键。信息化时代背景下，机关档案管理问题的解决，档案管理质量的提升，要在实践过程当中积累经验教训，善于运用多项措施，持续改进档案管理工作，只有引起了越来越多人的重视，信息化时代中机关单位才能实现稳定的运行。

关键词：信息化时代;机关单位;档案管理;困境分析;突破与抉择

一、引言

档案是人们在各项社会活动中直接形成、间接积累的具有保存价值的原始记录。档案属于第一手参考资料，并且有很高的法律效用，档案管理工作涉及对档案信息的整理、相关文件的分类、各类材料的保存等等。机关单位做好档案管理工作，想方设法提升了档案管理质量，能够维护机关单位的历史面貌，为机关单位信息化建设、现代化发展目标的实现奠定下良好的基础。在信息化时代中，机关档案管理困境的突破、正确的决策同等重要。

二、信息化时代机关档案管理面临的困境

（一）档案管理方式落后

科学技术在发展，社会经济日益进步，办公“自动化”和管理工作的“信息化”建设要求越来越多。机关单位想要适应信息化时代的发展，档案管理过程中运用信息化手段已成必然[1]。但是，部分人员仍用传统的管理方式进行档案资料的整理，管理工作的推进，不仅降低了信息化时代中机关档案管理工作的“实效性”，更影响到了机关单位内部的现代化建设，创新管理难度大，档案管理更复杂，即使有一些机会摆在面前，机关单位也走不出档案管理困境，难以实现突破与创新，其他部门工作的开展因此变得阻力重重。

（二）办公效率有待提升

档案信息化是以转变观念为前提的创新性工作，具有鲜明的时代特征与前瞻性。目前大多数机关领导对档案工作并不重视，对档案管理人员不关心，档案相关配套设施不到位、经费、人员没保障，所以档案管理人员面对这些客观事实无法更新服务技术手段，这也就限制了机关档案事业的发展。一直以来，机关档案部门处于收集、管理、利用这种传统的手工管理模式，而信息化时代环境下的档案信息要求对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。传统的人工操作管理模式不能及时，准确，系统，多渠道地把档案信息传递出去，机关档案信息利用率不高，只有积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，建立完善的检索体系，网上查找系统，对各种类型档案进行数字化处理，逐步实现档案全文信息查询，才能提高服务效率和质量。

（三）安全服务明显缺失

首先，档案安全意识淡薄。目前绝大部分档案工作者的档案安全意识淡薄，加之对计算机操作不熟悉，导致档案信息防范能力弱。没能及时备份、存档，导致信息丢失或因安全防护不够，致使病毒式黑客入侵，给档案信息遗留安全隐患。其次，档案服务工作不够。目前档案的利用状况是：档案信息用户只能被动使用档案管理方提供的单向服务，档案管理者主动服务意识不强，远程服务更是处于盲区，这样不利于社会、部门、个人对档案的查询利用。

三、信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择

（一）不断强化信息管理

随着“维基解密”案件的发生，几乎全球的信息管理者都认识到了信息化时代下档案管理工作的重要性[2]。与此同时，相关的机关管理者还应当将“以人为本”的管理理念，真正地落实到信息化的档案管理工作中来，通过为档案管理者提供良好的工作环境与专业提升渠道来打造科学化、系统化的系统应用。最后，信息化下的机关档案管理工作还应当通过提升信息安全手段，严谨、安全的信息技术手段来对机关信息档案管理展开有效的监控工作，杜绝各类安全事件以及意外情况的发生。

（二）完善信息管理体系

机关单位在推动档案管理信息化的时候要善于与互联网技术进行结合，发挥其对于档案管理工作的促进作用。要及时认识到提升档案管理信息化水平的积极作用，能够有效降低机关单位管理档案的成本，减少其中的人力消耗，从而推动档案管理工作效率的提高。还要提升档案管理工作的积极主动性，改变以往被动式的档案管理工作方式。

（三）主动创新管理模式

随着信息化时代的到来，档案管理工作虽然进入了电子化管理阶段，但是离建立一套科学完善的信息化管理体系还有很大的差距。规范性差，盲目性多，种种不足暴露无遗[3]。长期以来，档案管理工作受制于传统观念的影响，人们对档案管理工作的认识仅仅局限在保管档案资料和数据上，对如何利用档案资料进行创造性开发知之甚少。

四、结语

综上所述，信息化时代的来临，网络化技术的推广，不仅给人们的日常生活带来了巨大便利，还使各行各业开展管理工作的创新有了更多机会。构建信息化的档案管理模式，机关档案管理工作走出困境，档案管理放在战略高度上具体执行，机关部门综合职能有了很大程度的提升，相關人员共同努力下，期待机关档案管理工作走向新的成功、创造更多奇迹。

参考文献：

[1]赵明利.机关档案信息化建设的实践与思考[J].办公室业务，2018（11）：49-50.

[2]蒋安柏.信息化时代机关事业单位档案管理现状与对策[J].才智，2018（7）：99-100.

作者简介：刘瑞花，山西省孝义市机关事务服务中心。