提高商务投标文件编制水平和质量的方法

翟丕炜

摘要：众所周知，招投标中的商务投标文件涉及范围广、综合性强、编制复杂。投标人需要对招标资料充分理解，做好投标之前的考察工作，将企业自身的优劣势与竞标对手进行比较，才能编制出高质量、可行性强的商务投标文件。文章首先浅谈了商务投标文件编制的重要性，然后分析了商务投标文件的基本内容，最后提出了提高商务投标文件编制水平与质量的方法，以供借鉴和学习。

关键词：商务投标文件;编制水平;经营机构

商务投标文件犹如企业的门脸，是投标企业综合实力的反映，是针对招标工程项目特别编制的企业宣传册，其看似简单，实则涉及范围广且系统性非常强。要想成为行业的佼佼者，在竞争激烈的市场环境下脱颖而出，势必需要从点滴做起，抓好每个细节，努力编制出外观漂亮、内容吸睛的商务投标文件。文章主要研究了提高商务投标文件的编制水平和质量的方法。

一、商务投标文件的重要性

商务标作为建设企业全面审查投标企业资格的重要依据，是经营投标的第一道门槛。根据资格审查的顺序不同，商务标可分给资格预审与资格后审两种。在资格预审的标中，如果资格预审不通过，企业就无法进入正式投标环节;而在资格后审的标中，商务投标文件经常作为第一道关卡，如果不通过，将不再谈论报价、施组，直接停止开标或者废标。因此，如果商务标书做不好，足以废掉一个标，乃至毁掉一个市场，甚至在全国的市场范围内造成广泛的不利影响。

二、商务投标文件的基本内容

工程招投标按专业可分为房建招投标、市政招投标、公路招投标、铁路招投标、水利招投标等。但无论哪个招投标专业，其商务标书内容大致都包含以下几点：投标函;法定代表人授权委托书、身份证明;投标保证金;投标承诺书;工程项目主要管理人员;拟投人本工程的实验仪器配置表、主要施工机械设备;企业财务报表;近年完成的工程业绩;企业资信证明;企业获奖等。可见，商务投标文件涵盖了企业的方方面面，范围非常广。

三、提高商务投标文件的编制水平和质量的方法

（一）捕捉招标公告主要信息，择优参投项目

安排专人每天查看招标公告，并迅速捕捉公告中的主要信息，如资质要求、业绩要求、人员要求、财务要求、设备要求等，根据企业自身情况，对招标工程项目进行初步预判，有针对性地从符合要求的工程中选择目标项目或标段，并为其配备企业最优资源，确保企业优势资源发挥最大效用。

（二）深入分析招标文件，做好质疑资料整理工作

购买招标文件后，应对招标公告、招标文件等资料进行深入分析研究，如对工程名称、评审要求、业绩要求、包封要求等有疑惑的地方进行梳理，并按照招标文件规定的方式，在指定时间内送达业主或代理机构。

（三）细致分析招标人发布的补充文件，做好答疑工作

在规定时间截止之前，招标人通常会将补遗与答疑等发给招标人，在相关资料中也会有一些答疑文件。编标人员应细致研读相关文件，首先要关注自己提出的问题是否有回复，其次应对其它各项问题进行细致审核。通常情况下，其他企业提出的问题多数都是本公司未加关注的，或者是招标人没有特意说明的问题，这些都要以新文件作为依据。如果投标文件内容与招标文件或者答疑不符，就会极容易造成废标。

（四）紧扣评分标准，提高商务投标文件质量

各个专业各个领域评标办法各异，包括综合评估法、最低价法、合理低价法、摇珠法等，但就商务而言，归根结底就有通过制和打分制两种。1.如编制通过制的商务投标文件，施工企业可根据自身条件，配备完全响应招标文件的人员、设备即可;确保不废标，保存企业实力。2.如编制打分制的商务投标文件，施工企业首先是完全响应招标文件，确保不废标;其次是紧扣评分标准，逐条核对，充分利用企业的资信、人员、业绩、设备等资源，力求完美，争取最高分，做到精益求精。

（五）责任到人，把好初审、复审、终审关

可以说，商务是经营投标中最容易造成废标的因素，编制标书必须慎之又慎。需要仔仔细细反复核稿，做到万无一失。因此在编制过程中，必须做好时间节点安排，预留标书评审及修改完善时间。投标文件评审十分关键，一般情况下商务投标文件要通过初审、复审、终审3次评审。并提前安排好各个审查阶段的责任人，力求商务投标文件质量最优。

商务投标的要求很琐碎，且内容相对独立，前后关联性不大，因此必须做到“细”，应逐条核实具体要求，做到一字一句都不放过，保证标书零失误，不废标。1.把招标文件（资审文件）中的要求当作问题，从标书中寻找答案，当所有问题画上对勾时，才能做到响应招标文件。2.商务标书中的函件、授权、证明、承诺类较多，需要逐字核实。3.签字、盖章、包封、电气文件等细节不容忽视，需要逐一清点、核对。

（六）注重日常积累，建立商务数据库

商务标书中涉及到的要素很多，想要短时间内将这些要素收集齐全，必须有很完善的资料库做支撑。在大数据时代，掌握的数据越多，越能胜任商务工作，越重视数据库建设，商务工作就越有成效。内行人说“商务玩的就是资料，谁的资料多，谁就强”，因此积累资料是商务人员的必修课。

商務人员需做到：1.应及时更新企业信息，包括营业执照、资质证书、安全生产许可证、财务报表等;2.应及时获取项目资料，包括中标项目中标通知书、施工合同、竣工验收、业绩证明等;3.应及时收集人员资料，包括毕业证、身份证、建造师证、安全生产考核合格证以及个人工作简历等;4.应同步获奖信息，包括鲁班奖、詹天佑奖、安全文明奖等;5.应通过网盘或内部服务器建立完善商务数据库，并安排专人维护、更新，为快速查找资料奠定基础。

（七）做好经营投标备案工作，为投标做铺垫

商务投标工作备案为先，商务人员应根据企业发展趋势及战略部署、重点跟踪项目情况，做好投标备案安排。应熟悉各地备案规则，做好注册、入库、登记、办锁、公证等事项，为投标铺好道路。

（八）及时关注行业信息及政策变化，紧跟时代发展步伐

随着信息化的进步，电子招投标已广泛应用，商务标书的编制面临着新的危机与挑战，如2016年全国公路建设市场信用信息管理系统的统一录入，2017年全国建筑市场监管公共服务平台的推进，2018年全国水利建设市场监管服务平台的正式上线运行。如不努力学习，顾步自封，与市场发展相背离，商务编标必将走向万丈深渊。

（九）构建与市场相符的经营机构，使各部门共同服务商务投标文件编写工作

施工企业要想得到更好的发展，势必需要工程项目做保障，有了项目还需要构建相应的机构，经营部门作为拿项目的主要部门，没有项目，企业就无法很好地发展。从这一点上可见，经营部门需要有完善的经营投标机构，机构班子需要包括主管领导、经营开发分管领导、经营计划部负责人、信息组、商务组、审查组等。从本身性质上而言，投标工作就是在集中体现一个企业的整体实力，企业整体实力越强，其竞争力就越强。所以，这不但需要经营部门内部团结互助，还需要企业各个部门互相协作，精诚合作，这样才能够真正提高商务投标文件编制水平。在此基础上，企业还需要构建完善的奖惩制度，对表现优异的工作人员及时予以奖励，奖勵形式包括物质与精神奖励，以此来营造良好的工作氛围，让广大工作人员更加积极、主动地工作，以实现商务投标文件编制水平不断加强，推动企业在竞争激烈的市场环境中站稳脚跟。

四、结语

综上所述，在工程项目投标中，商务投标文件作为投标文件重要的一部分，其是否能够完善编制关系着是否可以顺利中标，因此，各大企业需要高度重视。商务投标文件典型特征就是十分复杂，牵涉范围十分广，经常会有废标和错误频现等情况出现，随着我国建设市场竞争日益激烈化，工程投标的关注重点更倾向企业施工经验、施工水准、综合实力等方面，这些方面都是商务投标文件内容，提高商务投标文件编制水平与质量有助于推动我国社会经济可持续稳定发展，也有助于促进企业有序、健康、稳定发展。

参考文献：

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