浅谈新时期人事档案的管理与利用

□陈 斯

人事档案作为单位档案管理工作的重要组成部分，在单位的选人用人、队伍建设中发挥着不可替代的作用。为提高核心竞争力，促进持续健康发展，用人单位必须加强人事档案的管理与利用，充分发挥人事档案在人才队伍建设中的作用。

一、新时期人事档案管理的重要性

1.人事档案是用人单位选人用人的重要基础。一般来说，用人单位在进行队伍建设时主要考查候选者两方面的素质：一是工作成果、工作经验、专业技能等职业资格方面的素养；二是思想道德品质，如是否发生过违法违纪的情况，同事和领导评价的情况等。在现代化的用人体系下，随着用人标准的不断提高和竞争日益激烈，用人单位选人用人所考查的要素会逐渐增多。在此背景下，人事档案就成为用人单位选人用人的重要基础。首先，人事档案在内容上十分丰富，包括一个人的政治品质、思想道德素养、学习工作经历、奖惩情况和社会关系等信息，在基层的人员招聘和领导干部的选拔任用中都发挥着重要的作用。其次，相对于其他档案，人事档案完整连续记录了一个人的成长经历，从学生时代一直延续至今，反映了个人在各个阶段的学习情况和工作成果，能够更加全面地为选人用人提供参考。

2.人事档案推动了人才队伍建设的科学化、规范化。档案本身就具备真实性的特点，而人事档案还具有综合性的特点，体现了一个人德、能、勤、绩、廉等情况的综合记录。在人才队伍建设中，真实性和综合性就显得尤为重要， 因为它客观地反映了一个人考查、考核、奖惩、支撑等人事相关的信息，在人才队伍建设中发挥着重要的参考价值。通过对人事档案的调查与整理，能够更为系统地获取个人的工作经历和学习经历，为其职称评定和工作安排提供参考。此外，人事档案在内容上十分丰富且时间跨度大，更为重要的是其数量也十分庞大，能从不同侧面反映组织工作固有的内部联系及其发展规律。尤其是对于企业来说，大量的人事档案能够帮助其发现本地区不同类型、不同阶段、不同部门培养人才、选人用人的基本导向和具体做法，进而发现其内在的联系，最终总结为人才队伍建设的特点和规律。

3.人事档案有助于用人单位建设人才库。在信息化时代， 信息已成为各行各业十分重视的重要资源，而人才作为一个单位的核心竞争力和持续发展动力，更是具有高价值的信息资源。通过对人事档案的开发和利用，能够进一步发挥其价值，为人才培养和选拔提供更大的帮助。通过档案管理效率的提高和信息化建设的不断完善，数字化的人事档案和网络环境下的档案管理能够更为高效和迅速地获取和处理人事档案，如建立数字人事档案信息库，通过信息化的管理方式高效地提供人事档案信息，对人才队伍进行进一步细化，形成差异化的人才库，对促进人才流动、合理配置人才资源有重大意义。

二、当前人事档案管理存在的问题

1.人事档案失真情况突出。真实性是档案的重要特征之一，它往往决定了档案的价值。而对于人事档案，真实更是生命线，这是因为用人单位选拔任命的重要参考依据就是人事档案，人事档案的信息往往决定了一个人的任职和升迁。相对于其他长期处于封闭管理环境的档案来说，人事档案的流动性较高，当个人出现工作单位或者学习单位的变动时，人事档案就随之调动。此外，人事档案的管理主体较多，档案管理主体多元和流动频率高也使得人事档案容易被篡改，影响人事档案的凭证价值。尤其在人才队伍建设中，有的人为了追求利益擅自对档案进行篡改，编造虚假的工作经历和工作成绩，不仅影响了人事档案的正常开展，也严重阻碍了人才队伍建设的规范化。

2.人事档案管理意识不强。人事档案管理意识不强主要体现在两个方面：一是对人事档案价值的认识不足。相对于其他较为封闭的档案，人事档案管理具有保密性强、真实性强和利用率高的特点，其管理模式和管理流程的创新通常较为滞后。当前，即使是在经济发达地区，人事档案的管理主要还是以纸质档案管理为主，在信息化建设上的探索还较少，这也使得档案管理人员对人事档案的管理不够重视， 流于形式。二是公民人事档案意识不强。在个人信息的填写上粗心大意，经常出现错别字或者涂改的情况，也在一定程度上影响了档案的真实性。管理主体和管理对象的人事档案意识不强，一定程度上影响了档案的利用和价值的发挥，不利于发挥人事档案在人才队伍建设中的参考和凭证价值。

3.人事档案收集时间滞后。人事档案记录了人活动的全过程，具有全面性、波动性和延续性的特点，同时它还随着个人工作单位和学习单位的改变而变动，这也给人事档案的收集工作提出了较高要求。一般来说，人事档案的填写通常由个人进行，但为了保证其真实性，也要求用人单位持续和广泛地开展人事档案管理工作，使得档案的收集工作规范化和标准化。但对于管理体制不健全的企业来说，人事档案管理工作是一项较为繁琐的工程，消耗较多的人力物力，因此，很多企业在人事档案管理上欠缺工作的连续性和时效性，影响了档案价值的发挥。

三、新时期人事档案管理与利用的对策分析

1.提高档案管理意识，保证档案真实性。人事档案系统全面地反映了每个员工的职称、 个人信息、学习背景和工作背景，在人才队伍建设中发挥着重要的凭证价值。首先，作为用人单位，要加强人事档案的审核， 通过完善的审核机制和流程鉴别档案内容的真伪，同时注重附件材料真实性的审查，进而提高档案的真实性，保障人事档案的真实性不被打破。其次，提高档案管理人员的人事档案管理意识。应加强档案管理人员的培训，吸纳档案管理专业人员参与，形成系统化、组织化、规范化的人事档案培训体系。同时，考虑到人事档案的社会性和服务性，还应加强人事档案服务方面的培训，同步展开、异地联动，借助专题讲座、定期培训培养专业人员的档案管理意识。

2.加强人员审核，提高人事档案管理水平。第一，要进一步完善人事档案管理机制，加强新进人员的档案审核工作，凡人事档案流动一次，就要对其进行审核，同时做到基层、中层、管理层层层把关，责任落实到个人，严格管理人事档案的查询和调阅权限，凡涉及人事档案的调阅要由管理层签字授权。第二，保证人事档案的全面性和完整性，对于人事档案中缺失的材料要限期补齐，对于由于特殊情况而导致无法补齐的材料，要由相关单位出具书面证明。第三，加强人事档案信息化建设，加大资金投入力度，让人事档案形成数字化和信息化的收集、归档和流通，同时积极引入有资质的第三方公司委托管理。

3.丰富人事档案利用方式。在用人单位的人才队伍建设中，人事档案的管理主体和使用主体都是多元的， 要在保障人事档案真实性和安全性的基础上，开发出多元化的档案利用方式，以促进用人单位人事档案的利用，推动其人才队伍建设和人才库建设。如可以对人事档案进行数字化转化，再使用深度内容分析技术将个人的学习经历、工作成绩等情况进行综合分析，将个人的专业能力和思想道德品质形成全面的分析报告，为单位的选人用人提供参考。此外，还可以运用大数据分析技术挖掘人才之间的关联，进而给人才队伍结构优化提供参考，充分发挥人事档案服务人才工作的价值与作用。