高校文科实验室信息化管理系统的探究

邱 坤，顾亦然，魏 莉

（1. 南京邮电大学 社会与人口学院，江苏 南京 210023；2. 南京邮电大学 信息化建设与管理办公室，江苏 南京 210023）

实验室是高校开展实践教学、科学研究、人才培养的重要场所。如何运用信息化手段管理实验室，为师生的实践教学提供更好的服务，将学生学习知识、深度参与课堂、体验实践三者融为一体是实验室建设的关键。本文针对工作中发现的问题，结合自身信息化建设与管理的工作经验，提出构建高校文科实验室信息化管理系统的想法，并介绍了期望实现的功能目标。

1 文科实验室存在的主要问题

（1）实验课排课程序繁杂，缺乏便捷的预约机制。每学期末安排下学期实验课的课表，传统做法是以系为单位向管理员报送课表，由管理员人工协调时间。从发布报课通知到最终课表核定往往要一个月。而实践教学作为理论教学的补充，随着学期中理论教学的深入推进，实验课安排也会有一些时间上的调整，由于缺乏动态更新的实验室使用情况公开展示，教师想预约实验室做专题演练或者仿真实训，也需要和管理员反复沟通，匹配时间，非常不便。

（2）实验室利用不够充分。实验室没有充分利用主要体现在“质”和“量”两方面。首先是“质”，很多文科教师在实践教学时，通常只在白板上写写板书，或者指导学生在网上查查资料，完全没有运用到实验室平台资源来进行理论教学的实训；其次从“量”的角度，理论课程多是安排在白天，学生普遍反映，希望实验室在晚间或者周末也能够开放。传统实验室管理主要采用人工管理方式，开放登记都是纸质签到册形式[1]。而管理员多属于教辅岗，编制数量有限，经常是一人要负责两间实验室的管理以及实践教学相关工作，很难做到实验室晚间或周末经常性的开放。安排学生来开关门的话，实验室安全又得不到保障。

（3）纸质工作流程繁琐。在信息化技术如此发达的时代，实验室很多工作流程还需要纸质化流转，无形中增加了不少工作量。比如说实验室开放项目的申报工作，传统做法是：管理员在接到实验室建设处发布的开放实验项目申报通知后，通过各系主任转发给系里教师，待教师填完纸质申请表且签字后，汇总给系主任，再统一交给管理员，请实验院长签字后，提交实验室建设处。整个流程都是管理员手动完成，往往到了截止时间材料还没有收齐，需要管理员和系主任再三催促。遇上教师或实验院长出差，签字也很不方便。类似的纸质流转工作流程还有很多，极大地影响了工作效率。而纸质台账统计耗时，也不便于各项数据的查询、统计，年终核算教师实践教学工作量也很不便[2]。

（4）用户系统信息查询不便。现在高校越来越重视实践教学，相关的工作系统也比较多，包括：大学生创新创业训练计划智能管理系统、毕业设计系统、“中国知网”大学生论文检测系统、知识竞赛申报系统。这4项工作现已有了成熟的系统，但由于是每年进行一次，因此很多教师、学生会忘记密码。鉴于隐私以及安全的考虑，不能统一公开告知。因此这些工作开始之初，会有大量的查询密码申请，教师都认识还算好，电话、微信沟通即可，学生则须要持证件到现场办理查询，非常不方便。

2 问题成因分析

文科实验室的管理具有其特殊性。相较于理工科，文科师生信息化素养略欠缺，对实验课的重视程度也不够。而排课程序繁杂、缺乏便捷的实验室预约方式、用户系统信息查询不便等不利因素更是会影响师生使用实验室的积极性。究其原因，主要是由于实验室信息化程度不高，管理手段落后，未能有效利用信息化手段实现实验室的日常管理[3]，导致管理效率低下，管理员大量精力用于与师生间的沟通和协调、纸质文件的收集和提交、实验室的开关门及打扫卫生等繁杂的事务性工作，缺乏对工作经验、教训的总结和思考，没有及时与上级领导就实验室管理制度的完善进行沟通，疏于对实验室先进管理技术的学习、实验室软件应用平台的提升和实验案例的更新。繁杂的重复性工作极易造成管理员的倦怠情绪，不利于实验室的建设和发展，影响实践教学的质量。

3 实验室管理系统结构及预期实现功能

针对我院实验室工作现状，结合学院的实际情况，通过与我校信息化建设与管理办公室沟通，采取以信息化技术为手段[4]，辅以实践教学管理方式的改进，构建实验室信息化管理系统。系统结构图如图1所示[5]。

图1 实验室管理系统结构图

系统分为管理员、教师、学生三种用户角色。管理员可以管理用户账号和门禁，发布公告以及定制OA流程；教师可以进行实验室预约；师生可以通过“信息查询”获得与自己相关的实践教学信息以及实验室安排表，还可以通过“网盘”及时保存资料，避免出现文档被实验室电脑的还原系统弄丢或者u盘落在实验室的情况。下面就重点功能目标进行阐述。

3.1 实验课排课及预约

经过走访调研，发现并没有现成的实验室排课系统，因为它是建立在避开理论课程安排时间基础上的。系统需通过技术手段与教务系统对接，导入学院师生理论课程安排表，使得选课教师登录实验课排课系统后只能看到自己剩余可选的时间段，采取先到先得原则，已被选定的时间段自动对后面的教师变为不可选项。这样做使得教师选课变得简单清晰，不需要反复比对自己的理论课表以及实验课授课班级学生的理论课表，也省去了与管理员来回沟通的过程。如果有课程调整，教师也可以在系统中申请，备注事由，提交管理员审核。出于实验室管理安全考虑，预约实验室的权限只赋予教师[6]，学生如有需求，须以团队为单位通过任课教师申请，申请时必须备注实验室使用事由，指定责任人，默认是申请教师本人，也可指定其中一位学生，负责实验室开关门、课后关闭电源、打扫实验室等。为了便于统一管理，非特殊情况，常规设置每学期每位教师调课次数上限为3次。

3.2 采用智能门禁系统管理，提升实验室利用率

改造实验室门禁系统，通过校园卡进行身份识别，采取两种方式管理门禁权限：（1）管理员手动配置：添加实验院长、实验室主任等需要经常出入实验室人员的权限；（2）系统自动下发：师生通过管理系统的“信息查询”模块，获取实验室的实时使用安排。教师在预约实验室成功后，系统在课程时间段内将门禁权限下发给该教师及其指定学生的校园卡，课程结束后，权限自动释放。通过智能门禁系统的启用[7]，实现了实验室晚间和周末的正常开放，有效提升实验室利用率。

3.3 建立OA流程模板，减少纸质台账

管理员通过“OA流程定制”模块可自定义 OA流程，减少纸质台账的流转。比如将“实验室开放项目的申报工作[8]”的流程设置为：管理员→系主任→教师→系主任→管理员→实验院长。管理员在系统内发通知给系主任，转给系里教师，教师填好电子材料后，回给系主任审核，通过后返给管理员汇总，再转给实验院长批示。这一系列操作都是在网上完成，每一个环节都设置有完成的时间节点，接收人也会同步收到系统发送的手机短信提醒。最终完成后，汇总材料可以通过系统导出，方便查看教师的工作量以及学生的自主个性化学分情况[9]。学院乃至学校会有许多类似的工作流程，采用这种方式，可以实现无纸化办公，更利于环保，大大提高了工作效率，电子材料也便于分类存档。

3.4 实践教学相关信息整合

管理员将实践教学相关系统的用户信息导出，整理后导入信息化管理系统。通过信息整合，师生可以自助查看自己的实验课程安排、大学生创新创业训练计划、毕业设计、竞赛指导或参与情况以及各系统的密码等实践教学信息。学期末，管理员也方便统计教师工作业绩点，测算完成后提交系统，供教师查阅核对自己的工作量。这项功能实现了将分散的信息进行整合，方便统计和查询。

3.5 实践教学工作管理

实验课排课及预约、智能门禁、OA流程定制及信息整合这4点都是通过信息化技术手段实现的，但光有技术是远远不够的，还需要政策的支持。通过与院领导沟通，制定相应的实践教学管理规定，运用技术手段来辅助管理，明确将实验室开放时间的任课教师定为安全责任人，在此期间实验室出现安全问题，任课教师需要承担相应的责任，由此来强化师生的安全责任意识。为保证OA流程的正常运转，工作材料的及时提交，管理员发布通知及收集材料均设置时间节点，过时系统则无法提交，非特殊情况，不接受补交。随着实验室工作的深入开展，会有更多的新问题涌现，这就需要管理员细心发现，及时与分管领导沟通，用心思考办法来更好地应对。只有通过技术+管理的工作模式，才能更好地提升实验室工作效率。

4 结语

综上所述，文科实验室信息化管理系统实现了以信息化技术的运用以及实验室管理规定的改进，不断优化实验室管理流程，提高实验室的开放利用率、提升教学质量及服务管理水平，使得师生预约实验课、信息查询等更方便，实验室工作流转更加顺畅，将管理员从繁琐的事务性工作中解放出来，更好地投入到优化实践教学体系、提升文科师生的信息化意识及素养的工作中[10]。