财务共享背景下企业内部控制研究

郑楠 罗杰思

摘 要：在信息技术高速发展的时代，财务管理的传统核算方式已经不能满足企业的发展需求。如果企业想在严峻复杂的经济竞争环境中不被淘汰，就必须找到行之有效的应对措施，于是部分大型企业不断思考摸索逐渐建立财务共享中心。因为财务共享的建立需要企业高层内部的大力支持，完备的内部控制体系是财务共享顺利运行的根本保障。所以它的建立，要求企业必须在现有内部控制制度的基础上做出创新。基于此，通过剖析财务共享和内部控制的相关理论，研究财务共享服务质量对内部控制的实际建设意义，最后探讨财务共享模式下企业内部控制存在的问题并提出改正措施。

关键词：财务共享中心;内部控制;信息技术

中图分类号：F23 文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.25.058

0 引言

财务共享创新模式和传统的财务管理模式发生了许多碰撞，使得内部控制的风险因素随着财务业务的改变而改变。我国在21世纪初主要是外企建立财务共享中心。但根据《2017年中国财务共享服务调研报告》显示：年收入百亿以上的受调研企业中，76%的企业建立了财务共享服务中心。

这说明财务共享中心已然成为了我国企业集团财务管理变革的重要举措。因此企业需要勇于创新，与时俱进，增强竞争实力，实现企业的价值创造。

1 财务共享服务与内部控制相关理论的概述

1.1 财务共享服务理论

财务共享是指以流程再造为中心，借用信息技术，将企业各个分支机构全部的财务活动集中到共享中心，按照同一标准统一处理。从而使财务业务集中化，财务人员精简化，实现运作成本的减少和业务流程的规范化，加快信息传递速度，提高数据透明度等诸多益处。目前全球的财务共享主要有四种模式：第一是基本模式，它旨在通过集中处理一些简单的日常业务来达到降低成本的目的，属于一种托管式服务也是财务共享最初级的模式;第二是财务的咨询建议与一般处理相结合的市场模型;第三是以客户选择服务与市场定价为核心的高级市场模型;最后是追求利润的独立经营模式。其中，市场模型最为常见，但哪一种模式更优，并没有结论。企业在建立财务共享中心时，应该根据自身的规模大小，战略目标，员工数量等因素来选择模式。

1.2 内部控制理论

内部控制是指企业董事会等管理人员制定的各种调节，控制企业的组织，计划，程序的方法和手段。内部控制是一个协调平衡，动态变化的管理过程。内部环境，风险评估，控制活动，信息与安全和内部监督构成了内部控制的五要素。其中内部环境构成公司建立内部控制的前提条件，信息与安全是公司經营的关键因素，而内部监督是公司运作的重要保障。为了实现内部控制的目标，企业内部控制需要遵循合法性，全面性，重要性，适应性，成本效益性，相互制约六大原则。

1.3 财务共享服务质量对内部控制的影响

财务共享服务中心的建立，为企业财务提供了许多便利的同时也带来了一些不可控的风险。首先，降低企业内部控制成本。成本控制始终是改革的出发点。财务共享将分散的财务活动以大数据的形式打包汇到共享中心，然后通过统一的流程标准处理;将一些财务人员从各分、子公司的单位和项目中分离出来，重新设计整合非核心职能，统一并入共享中心，更加有效利用人力资源。这些措施都切实降低了企业内控成本。其次，提高财务信息质量和传递效率。财务共享中心通过原始单据的扫描和上传，在ERP系统下就会自动生成凭证，记账，工作人员可以高效的完成任务，提高了数据信息可靠性。同时也有利于信息传递的规范化和及时化，避免了传统财务核算效率低下，信息容易失真的弊端。最后，提高企业管理水平。在财务共享中心企业内部可以共享数据信息。因为财务信息可以直接在共享中心查询获得，从而减少了下级刻意隐瞒的现象。因此，企业可以有效的监督各个分公司和子公司的财务状况和经营成果，进一步提高管理水平。

2 财务共享服务建立背景下企业内部控制存在的问题

从1995年中兴通讯公司的最初尝试，到现在，财务共享中心已经成为多数企业财务管理革新的主要手段。但是，从总体水平上看，因为我国的财务共享模式尚未发展成熟，所以在这种模式下企业的内部控制存在一些新的问题。

2.1 企业组织架构风险

当前我国企业主要是金字塔式的组织架构模式，企业高层内部，人员冗杂，相互渗透;国内政企不分家的现象早已司空见惯，这种局面导致了企业的管控难度加大，政策执行能力差，不利于决策的准确判断和监督的有效实施。企业必须搭建新颖的管理体系，加强企业内部的管控能力。

2.2 流程管理风险

流程的再造是财务共享的本质特征。随着企业规模的扩大，涉及的经济领域会越来越广，导致财务活动越来越复杂，如此一来，企业不得不花费大量的人力和资金去管理流程，如果流程的设计存在隐患，就会导致内部控制的管理效率大打折扣。

2.3 系统错误风险

财务共享利用先进的IT技术使共享中心各个子系统自由切换和运作。但众所周知，信息系统的运用一般会存在安全性，兼容性，反应速度等问题。首先，由于财务共享中心的资金，成本，费用核算等多个子系统同时运行，总系统承载的信息量过大，容易造成反应速度缓慢，甚至死机问题，这务必会导致信息滞后，数据难以同步或数据丢失的风险。其次，如果防御系统不强，也会容易受到病毒入侵。如果信息系统遭到破坏，就会使整个财务共享系统瘫痪，让企业陷入巨大的困境。最后，在数据整合时，存在系统的取数口径不一致等风险。这些对企业来说都是非常棘手却又必须解决的问题。

2.4 人员流失风险

尽管财务共享在某种意义上降低了企业的人工成本，提高了工作效率，但是这种简单，标准，重复的工作更像工厂里的“流水线”，而高学历的职员就像“流水线”上的工人，这严重的打击了职员工作的主动性，使得离职率提高。如果重新招聘，新的员工需要培训，熟悉业务程序操作，而且新手更容易错误失误，加大了人工成本和风险。由此可知，财务人员流动率过高不利于企业的管控。

2.5 财务共享外包化风险

传统的代理记账方式主要是为小微型企业所用，它并不介入企业的经营;而现在，财务外包更符合中大型企业的管理要求，财务外包是企业持续追求成本效益的表现。财务共享中心分为应收，应付，税务等多个板块核算，所以企业可以把自己不擅长的板块整体外包给其他机构;而且共享中心的任务具有可分解性，完全可以用自由灵活的方式外包给社会大众完成。外包或众包具有流程效率，灵活性和可拓展性的特点，因此这种外包模式将会对企业内部控制的质量管理和风险管控造成巨大冲击。

3 财务共享服务建立背景下企业内部控制改进措施

3.1 优化企业组织结构，创新管理思维

财务共享模式下，企业可以将扁平化管理模式与内部控制的相互制约原则充分结合，形成科学的决策管理机制。企业要根据实际情况对各个部门进行合理的划分和调整，使各个部门的工作任务有明确的分界线，每一位管理人员，每一位员工所承担的责任范围要有明确规定;部门和部门之间，上级与下级之间要加强沟通交流，使各责任主体衔接好。严格控制各高层之间兼任的人数，坚决抵制腐败行为。

由于区域的跨度和文化的差异，企业管理层必须根据相关的法律法规，制定详细的工作条例，对具体的人员进行约束和规划，实行责任追究制度。企业可以成立一个财务专家团队，全面深入分析财务信息，掌握最新的财务动态，更好的规避财务风险;关于监督部门，应加强检查和监督力度，不定期和定期考核相结合，提高风险控制能力，坚决做到不包庇，不偏袒，保持中立的角色。企业管理层必须定位清晰，大力支持财务共享的建立和发展;具备与时俱进的管理理念，树立权威性和责任意识，保障内部控制的有效实施。

3.2 不断持续改进流程设计

流程的再造是财务共享中心顺利高效运作的关键。在设计流程的过程中，首先，要进行大量的研究和调查，再结合自身企业的性质，设计出流程的框架;再根据各项财务的特性和分类，给流程进行细致的划分，形成一一对应的关系。其次，企业必须制定指南手册，来保证流程的标准化和处理操作的规范化。最后，流程的再造前提是新旧两种流程的并列运行，所以企业需要选择优秀的技术团队不断进行流程的试点与转换，在原有的流程上进行改造和升级，淘汰效率低的程序。虽然这方面成本可能会很高，但是必不可少的。流程管理是财务共享的生命基线，不能脱离公司的整体战略要求。因此，企业的管理者需要有大胆的创新思维，敏锐的洞察力，坚持革新，持续改进这项工作。

3.3 优化信息系统，保障信息数据安全

由于财务共享模式很注重信息技术的应用，从而给企业带来了许多不可控的风险，所以企业必须做出应对措施：第一，统一主数据的格式与分类标准，解决数据整合难度问题。第二，提高对网络技术应用的能力，吸收高层次技术人才，加大对技术研究的力度，解决系统口径不一的问题，构建完善的信息系统。最后，建立新型风险预警系统和统一技术平台，设置严格的权限操作，身份识别等程序，防范信息安全风险;定期对信息系统的维护和升级，提高系统的兼容性和反应速度，保证财务信息的同步有效性，减少信息不对称的风险。

3.4 提高员工综合能力，完善绩效考核管理

由于财务共享模式的不断发展，一些简单客观，可计算的财务工作逐渐被信息技术代替，大大降低员工的操作风险，使得财务共享从规范化，标准化逐渐朝着自动化，智能化的方向发展。未来，财务职能将从以下三个维度发展：一是财务交易职能，主要是财务报表的制作等;二是财务分析职能，主要是对业务成本费用分析等;三是战略财务职能，为企业管理层决策和风险管控等方面提供依据。与此同时，未来共享中心的一些工作可以分解，通过互联网平台发布任务，由注册合格的人员“抢單”，共享中心的一些专业岗位也会随之消失，这说明财会人员的转型势在必行。所以企业需要制定具体的人才培养计划，培养员工的全局观，强化员工的职业操守意识，使员工成为知识导向型的管理人才。在财务交易职能上，实行岗位轮换度，培养职员的企业精神，提高员工的综合能力和工作的积极性。

关于提高员工的积极性，企业必须建立奖励与惩罚并重的绩效考核体系。奖励机制可以根据职员的业绩，进步，创新通过当下很火的还花呗，清空购物车等方式来设置奖项。绩效考核可以根据平衡记分卡的原理，建立基于团队绩效指标和个人绩效指标的考核手段。企业应强化以人为本的价值理念，建立有效的绩效考核体系，实现员工对责任和风险意识的提升。

3.5 加强质量管控和风险评估

企业建立财务共享中心，除了可以把部分繁琐的模块外包出去，还可以外包中小型企业的财务，从中获取一定的收益。所以当企业实施外包模式时，必须小心谨慎。首先，沟通交流至关重要，企业不仅需要加强与共享中心的交流，而且要随时关注流程的准度和效率的问题。其次，选择外包的对象时，企业需要小心谨慎，并且需要制定一份详尽周密的方案，其中包括外包的类型，评判和绩效考核的指标等加强风险评估以及解决突发情况的措施。最后，企业需要做好关于共享外包安全问题的防范，保持信息系统的安全稳定，备份数据信息，避免数据的丢失与泄露。因此企业需要根据自身的行业环境，资金周转情况，以及风险评估与承受的能力，强化内部控制管理制度，建立全面高效的风险防御体系。

4 结语

财务共享的建立，给企业在成本控制，工作效率和管理水平等方面带来许多优势。同时这种新兴财务共享管理模式对企业内部控制的冲击也是巨大的。企业需要优化组织结构和信息系统，持续改进流程设计，并且加强员工的素质教育和能力培养，最大可能的发挥财务共享的优势，以此来保障企业的可持续发展。

参考文献

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