数字档案建设难题及解决措施

张玉群

摘要：随着我国科学技术研究范围的扩展和深入，大大提升了数字档案管理工作的难度，数字时代具有高度的复杂性、多元性及不确定性。因此，在大数据时代，对于数据的处理和管理，机遇和挑战是并存的。本文对目前数字档案管理工作中的问题进行了分析，希望能够推动数字资源共享理念在我国数字档案管理工作中的利用，转变数字档案管理模式，促进数字档案管理工作水平的提高。

关键词：数字档案;资源整合;构建

数字资源信息和平台的发展，数字资源共享理念的广泛深入是提高我国数字档案管理水平，转换我国数字档案管理模式的重要方式，随着数字资源的愈加丰富，数字资源共享理念与信息理念共同走进每位人的生活，在数字资源共享、全球化、区域化的过程中，数字档案管理模式将发生转变，更加注重数字档案管理的效率，避免不必要的漏洞并且注重数字档案管理中的人文情怀，能够让我国的数字档案管理模式更加能提高数字档案管理模式。然而，迄今我国的数字档案管理模式缺乏数字资源等理念的渗透，更没有用上数字资源方面的应用，大大的降低了我国数字档案管理的工作效率，也弱化了数字档案管理模式的作用，使得我国的数字档案管理工作没有发货数字资源共享理念作用，数字档案管理模式仍然缺乏创新和效率‘”。

1 数字时代档案数字资源整合的难点

1.1 各种数字资源分散、独立、关联性不强

我们要知道，不同的档案部门提供数据资源时，会将文件保存为各种各样的格式、采用各种各样的数据库软件进行管理，并且使用不尽相同的信息检索工具[2]。因为这些原因，数字档案信息资源的统一管理工作对于档案管理人员来说将是极难完成的工作，也使得利用数字档案信息的进行工作的人员需要切换不同的检索工具、使用不同的检索方法去查询相关档案信息。

1.2 数字档案信息质量参差不齐

在档案馆收集数字档案信息过程中，大量的内容会出现交叉、重复的现象，这是因为一些档案部门在提交的数据的时候，信息在库中便存在许多交叉和重复的数字档案，对于档案管理人员和使用人员来讲，这些数字档案信息根本没有价值意义，只具有数字意义而已。

1.3 数字档案信息存储格式和检索标准的不统一

移交上来的数字档案信息无论是以将传统纸质载体上的档案信息转化成数字档案信息的形式，还是生成时便是数字信息数据的形式，都存在着数据文件可能是以不同的数字格式创建的问题，在文件检索的过程中也需要使用不同工具的问题，比如是以何种文件格式对文件进行保存、以何种数据库软件对数据进行管理、以何种检索工具对文本进行检索等问题[3]。这些问题使得数字档案管理人员很难将数字档案信息集合汇总到一个统一的信息平台上进行系统的管理和利用。

2 数字时代数字档案信息资源整合的对策

2.1 整合资源，建立数字档案资源共享平台

数字资源共享对于我国数字档案管理事业具有重要意义。在真正的帮助数字档案管理工作者学习到数字资源共享理念高层次，数字档案管理者应该注重本馆的数字档案资源共享平台的建设。需要建立多个档案馆或者档案资源库之间的数据共享，提高数字资源共享在档案馆之间的应用，并且需要把多样的数字资源共同整合到数字档案资源管理平台之中。数字资源本来就是通过电子网络、信息共享资源，数量庞杂，需要在数字档案工作者的共同努力下的整合资源，建立起每位数字档案工作者都能共享的数字资源共享平台[4]。

2.2 拓展渠道，构建数字档案资源共享网络

数字资源共享理念需要信息化标准建设是保障数字档案管理信息化水平提高的重要因素，也是影响数字档案管理工作水平的关键要素，所以一定要加强信息化标准建设。数字档案工作者需要大力建设数字资源共享网络服务站或者资源平台，组织专家进行信息化标准建设，尽量推动信息化标准的统一，不仅为数字档案管理队伍提供有效的参考标准，也可以促进科技信息交流[5]。数字档案资源共享网络可以让数字档案管理者、数字档案工作者、读者等多方进行数字档案数字资源分享，而不是多方的数字资源的闭塞，资源共同分享对于前端的科技信息、科研信息的机密性，科研机构可以组织人员进行内部档案信息化标准建设，有关领导要提高对于信息化标准的重视，推动内部信息化标准建设水平的提高，为数字档案管理工作提供有效保障。

2.3 推动服务，普及数字档案资源共享理念

数字资源理念渗透是保障数字档案管理、工作水平提高的重要方式，也是影响数字档案管理工作者工作效率提升的关键要素，所以一定要加强数字资源管理理念在数字档案管理工作中的渗透。比如，数字档案馆的有关部门要自主的、主动承担数字档案服务任务，多为档案管理专家和建设者需要出谋划策，推动数字档案管理服务的升华，真正的让数字档案工作者对其所从事的工作充满热情，推动数字档案管理事业的健康发展。在数字档案信息资源整合方案中构建一个的合理的、能够体现数据客观价值的评价体系，在信息资源整合的过程中和结束时应该依照客观的标准和公平的评价方法对其进行规范及评价，使档案管理人员和档案使用人员都能享受到数字档案信息资源整合的成果，可以采用定性、定量的方法对数字资源整合的整体效果进行评价，也可采用专家评审的方法对其进行深入分析。可以从资源数量、检索速度等客观方面人手建立评价指标体系，也可从使用者角度进行考虑，对用户满意度等方面进行评价，数字资源管理理念中的数字档案服务提升需要多方的共同力。这样才能可以适当地提高服务的水平来促进数字档案工作者数字资源的共享水平的提升。其次，可以适当地加强内部培训和进修，选派表现优秀的信息管理人员进修专业知识，提高专业水平，为提高数字档案管理工作信息化水平提供人员保障。不仅为数字档案管理队伍提供有效的参考标准，也可以促进科技信息交流。其次，由于科研信息的机密性，科研机构可以组织人员进行内部档案信息化标准建设，有关领导要提高对于信息化标准的重视，推动内部信息化标准建设水平的提高，为数字档案管理工作提供有效保障。

3 结语

数字资源共享时代的数字档案管理，及数字档案工作者的管理水平中的数字资源共享理念的渗透是促进数字档案工作者、管理者转变数字档案管理模式，真正的提高数字档案管理、工作效率的关键。并且数字资源共享理念的加入对于数字档案工作体系形成，模式转换具有重要推动作用。所以，我国的数字档案管理者、数字档案馆中的工作者需要加强数字资源共享理念在数字档案管理、工作中的应用及数字档案工作者要主动学习数字资源共享理念，追求并且真正的提高自身数字档案工作效率的提高，良好的推动数字档案事业的健康发展，为我国数字档案工作做出一份自己的贡献。

参考文献

[1]沈丹丹.基于区块链理念的数字化教育资源共享模式的构建研究[J].中国医学教育技术，2019（3）： 295-299.

[2]李飞虹，基于服务理念的高校数字档案館系统建设研究[D].电子科技大学.

[3]孙晓燕，侯智洋，美英法三国数字档案管理的特点及对我国海洋数字档案工作的启示[J]，档案学研究，2018（5）.

[4]李博.大数据时代档案数字资源整合的难点及对策分析[J].魅力中国，201 7，000（015）： 97.

[5]黄志敏，中等职业学校数字档案室建设面临的难题及对策[J]，卷宗，2018，008（033）： 82.