财务共享模式下企业内部控制实施路径

2019-09-24刘海英刘红钗

商业会计 2019年14期

刘海英刘红钗

【摘要】中国共产党第十九次全国人民代表大会报告中提出的共享经济思想，符合创新、协调、绿色、开放、共享的新发展观，随着中国经济由高速增长转为高质量增长阶段，财务共享模式给企业内部控制提出了新的要求。文章基于共享中心视角，对财务共享与内部控制相关文献进行梳理，结合共享模式对企业内部控制的要求，分析了财务共享模式下内部控制所面临的问题，提出了财务共享模式下企业内部控制的实施路径。

【关键词】财务共享;内部控制;流程再造;风险预警

【中图分类号】 F233 【文献标识码】 A 【文章编号】 1002-5812（2019）14-0079-04

随着共享服务在企业中的发展，大多数企业已经将财务活动归集到统一的部门进行处理，实现了结构优化和流程标准化，然而随着共享服务的开展和企业竞争的加剧，企业所面临的风险也愈来愈大，内部控制以其规范流程，促使企业更平稳发展的特点在企业中的地位愈加重要，研究财务共享模式下企业内部控制的实施路径有利于企业以后更好地发展。

一、文献梳理

从内部控制的历史演进角度，张庆龙（2015）认为目前财务共享并非绝对完美，财政部应该在制度制定方面发挥作用，建立针对财务共享中出现的会计档案管理等相关制度，进而推动财务共享中心在企业中的推广和实施。基于流程再造理论分析，周访等（2013）等运用实证分析方法检验各因素对财务共享实施的影响，分析了各因素对财务共享实施的影响程度，为以后其他企业实施财务共享提供了参考价值。基于财务管理视角构建内控体系，王雯霞（2018）认为企业的财务管理不仅要完善内控制度还要加强成本管理和流程控制方面的管理。基于企业实施财务共享所面临的风险，姚丹靖（2014）根据各风险点提出内控建设的改进策略，并通过对财务共享模式下企业面临风险的分析，从战略运营、人员组织、流程制度、信息载体、考核绩效等方面提出防范财务共享模式下内控风险的措施。基于内部审计角度，程平（2016）等给出了财务共享模式下内部审计实施框架，并分析了财务共享和大智移云时代内部审计给企业带来的价值;会计信息化已经普及，财务共享的出现让会计信息化迈向新的舞台，财务共享模式的出现和推广给企业内部审计带来了挑战。

通过对文献的梳理，大多数文献研究的内容主要集中在以下方面：从国内外对比角度建立中国特色内控体系;基于财务管理视角构建内控体系;基于内部控制五要素分析财务共享模式下的风险因素，建立新的内控体系;基于内部审计角度分析财务共享模式下企业审计实施要点。其中虽然也有的涉及到内部控制体系的构建，但是基于财务共享模式下内控体系构建的文献缺乏，所以分析共享模式下对企业内部控制的要求以及存在的问题，找到财务共享模式下企业内部控制实施的路径具有一定的现实意义。

二、财务共享模式对企业内部控制的要求

财务共享模式就是将所有业务集中到一个平台进行分批处理、分批核算，主要流程为财务数据上传，财务数据处理，业务审核，形成報告，做出决策，依托信息技术平台，将从属于不同区域、不同部门的业务按类型集中到共享中心进行计量和报告，从而减少相同业务多次多人处理，可以节约一部分人工成本，提高工作效率。财务共享中心内部结构见图1。

（一）制度标准化

制定内部控制制度的目的是为了降低企业风险，保护企业资产安全，提高经营管理效率。制定标准化的制度方可保障共享模式下企业内部控制的有效运行。随着共享中心在企业中的应用，之前的内控制度在共享模式下无法发挥原有的作用，继续沿用传统的制度也会降低内部控制的力度，给企业增加风险。公司建立共享中心后，需要进一步完善企业财务制度，在此基础上还需要建立财务共享中心员工准则和共享中心报账流程指南，包括每个岗位的岗位职责、审批权限、保密制度等来配合共享中心的运行;新制度运行一段时间后需要各岗位员工进行反馈，根据出现的问题进行调整直至完全契合。

（二）流程信息化

流程信息化就是通过信息技术手段实现线上业务处理，通过信息系统完成信息录入、审核、批准。企业实施财务共享机制后，由于工作流程的改变，企业风险点也会发生变化，对于企业的内部控制和风险防范有了更高的要求。在共享模式下，企业的业务情况和财务数据通过信息平台进行传递，原有的工作和审批流程也都集中到线上进行操作，这就要求企业重新梳理共享业务流程，找出风险点，然后根据风险点采取相应控制措施。比如：事先在系统中设置好权限和标准，实现全部流程由系统控制，避免人为因素干扰，通过信息化平台实现业务流程实施、跟踪和控制，实现共享模式下信息化内部控制。

（三）管理集约化

管理集约化是指集中企业的人力、财力、管理等要素到统一的平台，根据一定的目标进行统一配置。共享中心的实质就是集中企业各分公司的财务人员到统一的部门进行岗位的重新分配，结合现代信息技术做到信息共享、流程共享。共享模式下的内部控制管理集约化主要体现在信息获取、信息分析、人员管理三方面，通过信息系统获取数据;通过大数据云计算进行分析处理;对于人员管理层面，要将各个岗位进行合理分工，实现决策、执行、记录相分离，划分明确的职责权限，实现内部控制的要求。

三、财务共享模式下企业内部控制面临的问题

（一）共享模式与内控制度不匹配

企业实施财务共享模式，建立财务共享中心，打破了之前各个公司独立财务的模式，这使得以前的内部控制制度不能有效指导和控制当前公司管理层和员工的行为。企业现行内部控制制度是以2008年财政部等五部委联合发布的《企业内部控制基本规范》为基础，针对企业内部各个流程设定的适合国家法律法规的内部政策，主要分为三类：流程制度、权限制度、监督制度。企业建立共享中心后，原有的工作流程被打破，与之相匹配的流程制度将不能完全匹配共享模式下的工作流程;共享模式下企业财务人员的工作职责发生改变，需要完善新的岗位职责权限来匹配新的工作职责，保证共享中心财务人员工作有据可依;由于工作职责的改变共享中心财务人员的绩效考评制度已经不能实现原有的作用，原来行之有效的内部审计制度也因为流程的改变而不能很好地发挥作用。

（二）共享模式使信息传递控制难度加大

建立共享中心后，各个子公司的信息逐级传递到共享中心，由于传递层级的增加，也增加了信息失真的风险，在财务共享阶段，大量的数据汇集到共享中心，如果单据上传出现伪造，或者由于监管不利造成数据篡改，最后形成的财务报告可能就会偏离公司的真实水平;如果信息不完整，决策者也很难做出正确且适应的决策，错误的决策会增加公司的风险。为了控制信息传递的风险，企业需要有完善的防伪系统，比如票据影像系统需要带有检查票据真伪功能，同时需要设置专门的检查复核人员;财务信息在各层级之间传递时，做好权限管理和复核，只有流程相关人员有权限查看或者修改信息，且修改后系统会记录修改人员的账户和IP。

（三）共享模式使得内部控制审计难度加大

内部审计是内部控制中的一个重要部分，财务共享模式下的内部审计已经不再是单纯的现场审计，而是需要利用大数据分析系统中各个流程存在的风险，所以实施共享模式后，审计工作在审计人员、审计方式、审计范围等方面面临着挑战，审计人员对于共享中心业务流程不熟悉，远离真实业务，尤其是对于初建的共享中心，审计人员很难能够预测风险，当错报真实发生或者已经影响公司运行后才意识到问题存在，这就大大增加了审计的难度和风险;审计方式由原来的现场审计改为利用数据库进行分析处理，传统的审计人员对于共享中心的审计没有太多经验可以借鉴，部分审核流程不是很了解，对于部分审计人员来说审计难度加大，需要专门的技术人员来辅助工作;审计范围比之前更加广阔，不仅涉及到财务层面，还涉及到人员权限、系统安全、岗位设置等多个方面，这些都使得内部审计难度加大。

（四）共享模式使人员控制风险加大

传统核算模式下财务工作人员处于财务工作的第一线，能够很好地了解业务流程，然而共享中心财务人员却不能很好地接触到实际业务，一般只是负责处理各个子公司、分公司上传的单据资料，对于长期不接触业务的财务人员来说再进行财务决策难免会与实际业务脱节;由于不接触业务，对于业务和经济事实的真实性无法做出公允判断，对于经济业务也做不到事前控制，这时难免对自身价值产生怀疑;同时由于共享中心将之前分散的繁琐的重复性工作归集到了一个单元，在共享中心工作的员工也面临日复一日的重复性工作，这不仅影响员工的工作积极性，还会影响员工在职率及员工未来的职业生涯。面对共享中心建立后人员流失的风险，企业需要从人才的选择、培训、晋升、绩效考评、薪酬激励等方面进行控制。

四、财务共享模式下企业内部控制实施路径

（一）完善财务共享模式下的内控制度

要建立共享模式下的内控体系，首先要有适合财务共享的内控制度，让共享中心财务人员的工作有据可查。历史上有许多内控失败的案例，比如美国安然事件，纵然不是一个原因造成的，但是内控的失效确实是其中的一个原因，内部控制失效，首当其冲的是没有契合公司的内控制度，所以对于即將建立财务共享中心的企业而言，之前行之有效的内部控制制度不能有效契合共享模式。

随着信息化的普及，共享模式将是众多企业改革的方向，建立完善的内部控制制度可以从建立健全流程制度、权限制度、监督制度三个方面入手，在建立共享中心之前，公司董事会需要授权专门的人员进行调研，通过对已经建立共享中心的公司进行调查和研究，结合本公司的工作流程，构建契合本公司的内部控制流程制度，比如销售管理制度、费用报销制度、资金管理制度等;制定共享中心人员工作准则，包括每个岗位的工作职责、岗位权限、晋升途径、奖惩制度，在上岗之前，进行集体培训直到考核通过方可上岗;通过建立各个岗位相互监督制度，做好共享中心员工的内部管理，使不相容职务分开，同时实现线上系统控制，减少人为干预。

（二）建立财务共享模式下的风险预警机制

建立风险预警对于当今企业的财务管理至关重要，尤其是建立财务共享之后，财务信息依托于电子信息技术进行处理和分析，将大数据与财务共享融合可以为企业财务风险提供更多的数据。

首先，要针对企业原有财务风险基于财务共享进行补充，调整完善之前的风险项目和要求。其次，对财务人员进行培训，熟练掌握现有的计算机网络技术，并能熟练运用到财务共享中去，提高应用大数据分析的能力，在资料整合中能够分析出新的风险，并提前进行防范。

财务共享风险主要有信息系统风险、人员控制风险、核算风险和审计风险，可以从以下几方面进行管控。（1）选用更加严密的信息系统作为共享平台，聘请专门的计算机维护人员进行系统完善，及时解决运行中出现的问题，提升安全等级和平台与业务和财务人员的契合度，防止受到黑客攻击导致财务数据外泄给企业造成重大财务影响。（2）引导共享中心财务人员进行职业生涯规划，并且为共享中心财务人员设置晋升通道和轮岗制度，建立人才储备库，不断培养后备人才，建立适合财务人员的激励制度，提高财务人员的工作积极性，降低人员流失率。（3）财务核算风险管控通过区块链技术进行防篡改，做好授权和监控，并对财务人员进行定期培训，提升工作效率，减少错误的发生。（4）共享模式下审计流程为确定审计目标和审计计划，上传到财务共享云平台，经共享平台负责人批准并收到审核通知后进行后续工作。从数据池审计端口获得财务数据和业务数据，通过大数据分析评估审计风险，确定审计重点、形成审计方案，经审批后开展审计工作。在实施内部审计过程中，审计人员通过大数据处理分析各个工作流程的风险，对比以前年度数据进行评估，最终形成审计报告。财务共享阶段，流程信息化和标准化提高了财务数据的有效性，通过大数据和云计算进行数据分析，大大提高了内部审计的效率，增强了财务数据的利用率，数据的收集与整理全部通过数据端口导入，并且可以分类检索出所需要的数据，取证更加方便快捷。基于共享平台的内部审计能够及时反馈，及时沟通，提高了业务流程中审计工作的真实性和完整性。

（三）提升共享模式下信息系统安全等级

信息技术是财务共享的基础，利用信息技术平台进行财务处理，将发生的所有的业务集中到平台上进行统一处理，能够提高工作效率，但是财务共享依托的电子报账系统、核算系统、票据影像系统，资金管理系统需要强大的IT技术支撑，同时资金流，实物流和信息流需要同步，如果一方出现滞后将会影响财务分析和决策人员做出判断，所以在共享模式下，需要提高信息化水平，减少单据流转多地造成票据遗失，通过建立和各地各分公司统一的ERP系统，实现报账实时上传，随时共享，在业务完成票据收到后通过扫描技术上传到共享中心，使共享中心财务人员能够同时接收到实物和信息。通过实现定期维护、数据备份、上传云空间来提升信息系统的安全等级。在现有的会计系统中嵌入区块链，发生的每一项交易在其中都能被识别出来，共享中心财务人员不了解业务情况也可以通过业务端口登录查询，在确保信息安全的情况下做到了信息透明，在岗位职责权限明确合理的情况下提高了工作效率。J

【主要参考文献】

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