面向内部利用的智库文件管控框架研究

邹婧雅 李刚 关琳

摘   要：智库文件是智库知识的重要载体，文件管控不仅服务于智库内部知识管理需求，也为智库运营赋能。本文通过对我国部分新型智库的一线工作者进行调研访谈，以智库文件利用管理的相关现状为分析基础，并结合智库自身特性，构建了面向内部利用的智库文件管控框架，主要由文件管理的基本流程，以及治理、管理者、技术和全过程控制四方面控制要素构成，为推动该框架的应用，智库需增强文件管控意识、重视智库文件管控的顶层设计、推动智库信息管理系统的建设及创新智库管理的体制机制，从这四个关键路径着手提升文件管控的效力。

关键词：智库运营;文件管控;决策研究;知识库;信息化

中图分类号：G035-01;G302   文献标识码：A   DOI：10.11968/tsyqb.1003-6938.2019040

The Framework of Record Management & Control for Think Tanks Based on the Perspective of Internal Utilization

Abstract Think tank records are main carriers of the knowledge of think tanks. Record management & control （RMC） not only serves the internal knowledge management of think tanks， but also empower the operation of think tanks. Based on the investigation and interview with front-line workers from Chinese think tanks， this paper analyzes the relevant status of utilization management of records in think tanks， and puts forward the RMC framework for think tank internal utilization--including the basic process of record management， and the control elements of governance， manager， technology and the whole process--by combining the characteristics of the new think tanks. To promote the application of the framework and to improve the effectiveness of RMC， the new think tanks should enhance the awareness of the RMC， attach importance to the top level design of the RMC of think tanks， promote the construction of the think tank information management system， innovate the management mechanism of think tanks.

Key words think tank operation; record anagement& control; decision research; knowledge repository; informatization

對知识的管理与利用是推动智库研究和创新的真正动力。智库不同于传统的学术研究机构，它不仅产生大量的知识，也需借助现代运营技术对知识及其自身进行传播与推广，这些活动通常依附于各类智库文件，它们既包括智库在从事各项业务活动中直接产生的各种形式的信息记录，也包括智库通过一定渠道接收的外部信息材料，在本质上具备知识属性。智库的文件管控是指对有效的智库文件信息从形成到最终处理全过程管理活动的计划、组织和协调，并追踪和监控这一过程，纠正实际管理中存在的偏差。依据文件双重价值理论，智库文件同样具有原始价值和从属价值，原始价值关注的是文件对其形成机构的利用价值，它决定了智库文件是服务于智库内部的利用需求，本文正是立足于这一视角研究智库的文件管控问题。一方面，文件管控不仅是对智库文件实体的管理和控制，也是智库知识管理的重要组成，通过对智库文件的开发和利用有助于推动和加速智库的知识积累过程，为智库开展决策研究与咨询建立基础;另一方面，智库文件通过产生、流转、运行和使用，推动内部信息的沟通与传递，指导和控制智库的日常管理，加强文件管控也是完善智库管理的内在需求，为智库运营赋能。文件管控的欠缺不仅会损害智库文件价值、导致智库知识的流失，也会降低智库管理效率。

但目前，我国对智库的文件管控问题缺乏系统的研究，智库甚至疏于对自身文件的管理。因此，本文以智库内部利用需求为导向，对我国47位智库一线工作者关于智库文件利用管理的情况开展调查访谈，从中提炼出智库目前对文件管理利用特点，调研范围覆盖北京、上海、江苏、陕西、山东等14个省份20余家不同类型的智库，被访者来自研究、行政及传播等不同岗位。基于调研中现存问题及智库自身特性，本文试图构建面向内部利用的智库文件管控框架，并立足于我国智库建设背景，提出这种框架应用的关键路径。

1   研究综述

1.1    组织机构文件管控的基本问题

文件管控，即对文件管理活动的管理。研究者对组织机构文件管控问题的研究已经开展了诸多探索，美国著名档案学家谢伦伯格是最早对现代组织机构的文件管理进行系统性研究的学者，他的《现代档案——原则与技术》作为现代文件管理的奠基之作，其中前端控制和全程管理的文件管控思想也一直延续至今，并广泛应用于现代组织机构的文件管理工作。随着现代组织机构办公环境的变化，本世纪以来国内外对机构文件管理的研究多以电子文件管理活动导向，且大多围绕某一专门领域或行业的文件管理实践展开，其中既有政府、高校、医院、银行、企业等不同组织，也有电力和道桥等工程建设行业的机构。但无论是哪一类型的组织机构，在文件管控活动中关注的内容大多集中于这几个基本问题：文件管理的流程与系统、文件管理制度、文件管理人员、文件管控技术以及文件安全管理。

首先，文件管理流程是组织机构文件管控的核心，且通常需要依赖于相应的系统得以实施，流程和系统在组织机构的文件管控工作中是密不可分的。如Mpho Ngoepe和Patrick Ngulub[1]构建了嵌入审计全流程的文件管理模型，围绕审计前期准备、审计计划、审计执行、报告四个阶段具体设计每个模型中每一环节的内容;Paul等[2]对台湾1600多个政府机构使用的电子文件管理系统进行评估，系统主要为政府机构电子文件的产生、归档、处理、传输、共享等业务流程开展提供了支持。其次，文件管理制度是文件管控的保障，这种制度上及国家法律，如美国为加强企业文件管控出台的《萨班斯法案》[3]，下至机构内部具体的文件管理政策和程序，其中管理政策需将不同的责任具体分配给不同层级人员，明确权责分工[4]。同时，管理人员也是组织机构文件管理中不可或缺的因素，并且受技术、用户及机构对文件工作的期望等因素驱使，文件管理者的角色已由文件和信息管理向知识工作者转变[5]，这不仅包括提供知识利用，Elizabeth Yakel[6]还认为文件管理者更重要的是与组织内其他部门人员协作，推动组织学习的氛围，帮助组织不断发现自己的知识需求。再者，由于电子文件的复杂性特征，文件安全受到了更多重视，对机构内电子文件管理风险的评估是识别风险、减少安全隐患的关键。William Saffady[7]对此提出要同时进行定性和定量评估。为保障文件信息安全，技术的改进也提供了必要支持;Muhammad和Ishtiaq[8]通过引进一套新的编码方案，对文件的数字水印技术进行优化，保证文件内容和形式不被改变的同时隐藏添加水印的信息。

1.2    智庫的文件管控与知识库研究

尽管国内外其他组织机构已经对文件管控展开了广泛研究，智库领域却少有关注。黄丽雯[9]曾在其硕士学位论研究智库非公开性文件管理问题，其中建立了以收集、鉴定、整理、保管和利用为主要环节的内部资料实体管理过程;Raymond等[10]通过多年智库工作实践和实际调研访谈，具体阐述了智库研究项目文件的归档的必要性，提出了明确归档时间、归档内容、归档程序等一些具体建议。此外并没有专门围绕智库文件管理问题的其他研究文献。

但如本文所述，现今组织机构内部的文件管理不仅是为满足法律、制度和行政管理的需求，还帮助机构通过文件管理产生新知识[11]，为解决机构知识存储和利用服务的需求，建立机构知识库（IR）成为学术研究机构较为流行的方式。IR是对机构数字化知识资源的整合，Michael Robinson[12]认为机构知识库存储的资源不仅包含正式的文件，还应包含报纸文章、演讲、乐谱等“非传统”形式的资料，更加完整反映机构工作情况;Kathleen Shearer[13]则认为机构一切数字形式的内容产出都应该存储在知识库中，包括数据集、视频记录、图片、虚拟艺术作品等。对此，有部分研究者将IR研究引入智库领域，如许鑫和吴珊燕[14]建立了包括资源收集、组织和服务在内的面向智库业务的知识库构建流程，并提出智库知识库联盟的建议。同时还有一些围绕某一特定领域智库知识库建设问题的研究，其中包括创新创业、反恐、南海问题等领域智库。除理论研究外，国外一些著名智库已从实践上尝试建立了自己的知识库，如兰德公司的知识库不仅收藏了常见的图书、报告、期刊、数据库等结构化文件，还包括一些特殊形式的文件和缩微品，并利用先进技术手段提高这些资源共享的深度;瑞典斯德哥尔摩和平研究所建立了以研究项目为导向的知识库[14]，日本国际问题研究所则主要围绕国际安全和区域问题研究两个领域构建了专题知识库[15]。

综上所述，尽管已有研究成果中尚未形成对智库文件管控问题的系统性研究，但已有的相关研究可以为本文提供一定的理论基础和研究指导。智库文件管控的目标不仅要服务于智库日常运营管理需求，还要面向内部知识管理需求。因此，从运营管理角度看，对其他组织机构文件管控研究中讨论的问题也是智库在文件管控过程中必须思考和解决的，智库可以借鉴其中已经发展较为成熟的理论研究;另一方面，从知识管理角度看，机构知识库尤其是对智库知识库的研究及其实践经验也有助于在研究智库文件管理内容过程提供一些必要的启发。

2   智库文件管控框架的构建动机

2.1    智库急需完善对知识资产的保管和利用

知识通常分为显性知识和隐性知识，智库的显性知识基本都是依托于智库文件，不仅如此，一些隐性知识也可通过文件物化为显性知识。根据早前对20多家智库47位工作人员的调研情况，这些智库拥有的可利用文件类型多样，其中咨询报告和各项活动类文件是最广泛的利用对象，57.45%的被访者都分别选择了这两项作为他们常用的文件;其次是关于智库的新闻报道（媒体发布的与本机构相关的新闻），有55.32%的被访者非常重视这类文件。另外还有一半以上的被访者对智库出版图书和发表论文这类文件的利用也较为频繁（见图1）。

智库拥有大量的成果类文件实际上是对智库核心知识的记录，对这类知识的管理和利用是提升智库竞争力的重要资源。但结合日常对智库文件利用经历，61.7%的被访者在利用智库文件时主要是为了日常业务管理活动，仅21.28%的被访者用于开展研究，此外，12.77%为向第三方评估提供智库数据，4.26%为其他目的。这说明智库成员调阅智库文件的主要目的是服务于日常业务管理而非核心研究咨询，这同时也反映出大量的智库成果类文件没有充分发挥其应有的知识价值，文件知识的开发和利用程度不够。而随着智库人员流动较为频繁，流动员工在智库工作期间产生的知识也会随之流失而无法再次利用，为减少智库知识的流失并优化智库知识成果的利用，建立智库的知识库至关重要，完善的文件管理则是构建智库知识库的基础，这就有赖于智库利用文件管控框架重新规划文件管理内容，提升智库知识管理的能力。

另一方面，由于智库与党和政府的決策关系密切，部分智库文件中也会携带大量与决策相关的重要信息，具有一定的内部保密性，智库文件在对内部提供利用的同时也要注重保护信息安全。尤其是当电子文件占据了智库文件的大多数，这种形式的文件具有更多不可控制的因素，意味着文件管理过程存在更多风险问题，加强对文件的风险管控势在必行。而在本次调研中，有近10%的被访者表示在利用涉密文件时并不需要履行任何手续，这对智库无疑是潜在安全风险。因此，为保证智库重要文件的信息安全，智库需要制定一套规范化、专业化的文件管控方案，充分考虑智库文件及其管理活动中各种风险隐患，避免由文件不当处置造成的智库声誉或党和政府的利益受损。

2.2    有序的文件管理是提升智库效率的保障

根据调研结果显示，有65%以上的被访者表示在日常工作中较常（38.3%）或经常（27.66%）利用智库文件，31.91%为偶尔利用，而对于个别选择“从不利用智库文件”（2.13%）的被访者也给出了具体原因，主要是对智库文件内容及获取渠道缺乏了解，说明智库整体对文件利用需求还是较为强烈的，文件成为智库业务活动过程不可或缺的东西。而在利用各种通讯工具传输接收文件时，仅有25.53%的被访者未曾遇到查找困难，其余74.47%的被访者均遇到过查找文件困难的情况，且近20%的被访者经常难以找到自己所需的文件。此外，在对电子文件进行协作时，四分之三的被访者都遇到过这样的经历：共同编辑一份文件时却不清楚哪一份是最新版本，从而影响工作进度。尽管在调研中九成以上被访者认为智库文件管控对智库整体工作具有重要影响，但上述这些问题却反映出智库目前尚未建立完善的文件管控体系。

智库是一个注重效率和效益的现代组织，缺乏文件管控也会影响到智库的日常运营。伴随着智库业务的扩张和发展必然会造成文件数量的激增，智库注定要面对和经受大量文件信息洪流的挑战与考验，为避免智库因文件工作的无序而降低效率或造成工作失误，及时应对智库内部的信息需求，建立完善的文件管控框架、加强文件管理是解决这一问题的必经之路。但对任何文件的管理都是需要耗费资源的，智库所拥有的资源非常有限，不可能对所有文件都妥善保管并投入相同的管理资源。因此文件管控框架的应用有利于对形成文件的数量进行有效控制，避免智库文件的过量繁殖，加强对重要文件的重点管理，节省智库管理成本。

2.3    智库开发文件管理信息系统的强烈需求

根据对调研中文件存取行为的相关分析显示，在文件保存上，68.09%的被访者个人都会保存日常工作中产生的有价值的文件，但其中仅有19.12%的被访者在进行个人保存的同时，也会将这些文件移交给机构专门负责文件管理的人员，12.77%的被访者还会统一交给相关项目负责人保管。而在文件获取上，68.09%被访者在找寻所需文件时首先依赖于个人保存的文件来源渠道，其中32%的被访者在查找个人文件夹的同时也会通过其他渠道查询文件信息，如通过求助机构文件管理人员或查询文件清单，还有43%的被访者习惯于向其他成员询问文件存储位置以获取文件。可见，智库文件目前呈分散式保管，文件获取来源以个人保存文件为主且呈多渠道模式。缺乏能够有效运转的文件管理系统以及相应管控措施是造成智库文件分散管理的主要缘由，因此当询问被访者对智库目前文件管理工作的优化建议时，78.72%的被访者都表达了自己对智库建立文件管理或相关信息管理系统的强烈需求。

随着智库的加速发展和大数据的深化应用，加之现代办公环境和高效传播需求产生的电子文件要远远大于纸质文件，单纯依靠人力无法有效管理日益增长的智库文件，从自身管理角度看，智库迫切需要开发自己的文件管理信息系统，以适应信息化和数字化的背景环境，辅助智库完善管理。同时，从我国智库整体建设角度看，建立规范化的文件信息管理系统能够减少资源浪费，避免不同智库重复开发同一类系统，而且标准化信息系统设计有利于统一其中相关的数据字段，便于智库管理部门对各智库信息的管理，实现标准化的数据统计。因此，为了开发这类信息系统，前提是首先要明确对智库文件管理的需求和业务流程，文件管控框架研究正是为此做准备，从智库顶层设计角度规划文件管理工作，从而为建设智库文件管理类及相关信息系统提供给指导。

3   面向内部利用的智库文件管控框架

本文通过参考对其他组织机构文件管理的研究与实践，并结合智库文件管理利用现状构建了应用于智库机构的文件管控框架，该框架主要是应对智库内部利用需求，在保护智库文件资产的安全、有序管理的同时，为智库内部知识管理和日常运营管理提供及时、有效的服务。为保证框架的灵活性，该框架整体上由两部分组成，中间主体部分对智库文件管理的基本流程，也是智库文件管控的基础模块，外部四围则是对智库文件管理的主要控制手段，是智库文件管控的保障（见图2）。

3.1    智库文件管理的基本流程

智库文件从形成到最终处理的过程遵循文件运动的普遍规律，以阿普沃德为代表建立的“文件连续体”理论能够有效揭示从个人层面到社会层面的文件运动规律[16]，已被应用于不同类型组织机构文件管理工作。本文正是在“文件连续体”理论模型的指导下，建立了包含文件创建层、文件捕获层、文件组织层及文件聚合层四个层级的智库文件管理流程，这一流程并不是单一的线性运动过程，自下而上看，不同层级管理环节上可能会同时存在或跳跃向上发展;自上而下看，由智库文件聚合触发的文件活动也可能螺旋式向内回溯[17]到文件组织、捕获和创建。

（1）文件创建层。文件创建层是智库文件形成和产生的过程，文件源通常来自智库内部和外部两种渠道。智库内部来源主要是智库在各项业务活动中自己制作并形成的文件，主要分为机构监管类、规章制度类、机构宣传类、业务标准类、知识成果类、行政事务类、凭证记录类。同时，由于智库是一个需要频繁与决策者、公众、媒体等外部组织建立沟通的机构，除自身形成的文件外，通常也会通过各种外部渠道获取文件信息，从外部文件源获取的文件也是智库文件的组成部分，如政府的相关政策文件、媒体新闻报道、第三方评估报告等（见表1）。

文件创建层是智库文件管理活动的开端，將直接影响后续管理过程中文件的运行及质量，需要同时加强对文件形成者和文件两方面的管控。一方面，智库要明确不同人员、团队乃至部门在内部文件制作过程中的权责分工，使文件形成者在文件管控框架下各司其职;而对外部来源的文件虽无法控制其形成过程，但要对其来源渠道进行严格审核;另一方面，要事先制定文件格式的相关规范要求，包括文件的命名规则、文件编号等，实现标准化、序列化管理;还要及时识别密级文件，根据不同密级施加不同的控制手段和控制程度，保证有保密性质的智库文件的信息安全。此外，文件创建层也是知识形成的过程，由于智库人员流动较为频繁，特别是智库的兼职人员往往多于全职，人员流动极易造成知识的流失，智库可以借助于文件对机构内隐性知识进行挖掘，将隐性知识尽可能地显性化，包括专家的人脉资源、咨政研究经验等，以文件形式进行记录和存储，减少相同知识的重复产生，便于智库的长期利用。

（2）文件捕获层。文件捕获层在于及时识别所形成或产生的智库文件，将有效的文件信息进行收集以备利用、保存或共享。对智库文件的捕获方式取决于文件的载体形式。对依托办公自动化系统制作或通讯网络传输形成各类电子文件，可利用电子文件管理系统直接捕获;纸质文件或其他载体形式的文件则更依赖于人工捕获，智库需要有专人及时对新产生的相关文件进行收集和监管，也可借助一定的技术工具，推动文件数字化工程以供内部更广范围的传递和共享。捕获层贯穿于智库文件运行的整个过程，是对所捕获文件的流转运行展开全程监控，追踪其中出现的任何操作、修改等行为，保证运行文件版本的唯一性和及时更新，并保证文件的真实、完整、可靠、可用。因此，除人为管理因素外，信息技术及各类信息系统在文件捕获环节承担了重要作用，尤其是电子文件管理系统的安全性、兼容性等性能直接影响电子文件捕获的效率和质量，同时引入其他相关的信息系统，如纸质文件管理系统、内容管理系统、媒体信息管理系统等，并对这些信息管理系统进行整合、实现各类系统间及系统与智库业务之间的互联互通，将有助于更完整地收集智库文件信息，避免智库重复产生同样的文件，推动智库运营与文件管理之间建立更紧密、更顺畅的衔接。

（3）文件组织层。文件组织层是对智库文件进行存储、分类及对内提供利用服务。“文件鉴定”是该层的关键，它通过区分智库文件的价值和重要程度，决定哪些文件需要被保存、保存期限及保存形式等。这一过程也是对重要文件的识别过程，智库不可能采取一刀切的模式，对所有文件都投入相同的管理精力和资源，高效的智库往往会把更多的资源投入在重要的事物上，对有保存价值的文件则需要给予更多关注妥善保管。分类是在鉴定的基础上开展的，智库需要将有保存价值的那部分文件依据一定标准，分别以知识管理和运营管理需求为导向，对所保存文件进行分类，并对分类后的文件信息进行著录和标引，便于智库成员在后续利用中能够快速、准确地进行定位。在组织层管理活动中，存储和利用是文件管理的核心，面对智库越来越多的电子文件，数字保存技术和元数据存储是必要的技术手段，也为智库知识库建设提供强有力的支持。存储也是利用的前提，激活智库文件利用则是存储的目标，智库成员对文件的利用不仅由其需求所决定，还与智库文件存储及管理情况密不可分。因此，要重视对文件管理的深度，尤其是对文件著录和标引的深度，深入挖掘文件、文件知识之间的联系，促使文件知识能够不断循环利用并产生新知识。此外，要特别注意对一些涉密文件利用加以保护，通过设置访问权限或对文件进行加密，防止重要信息在存储和传输过程中发生泄露。

（4）文件聚合层。基于前三个层面的文件管理活动，文件聚合层主要涉及多个智库文件信息的汇聚和共享，依赖于多个智库之间的协作，这可能已经超出本文讨论的内部利用范畴，本不应多加赘述。但实际上，文件聚合层也有利于推动智库对自身文件的整合和管理，提升对内部文件管理的意识。尤其是随着智库联盟的推进，联盟智库共同举办活动或承担项目时，文件聚合的优势就越发凸显。它通过将同一活动或项目中分散在不同智库的文件进行汇聚，建立彼此之间的联结和共享，使智库收集到更全面的文件信息，充实各参与智库的文件资源。通过这种方式也能够推动专题数据库的建立，专题数据库是智库在开展研究过程中重要的数据来源，有利于提升智库决策咨询研究的质量。简而言之，文件汇聚层不仅有利于节省智库文件管理成本，更重要的是通过资源共享的方式实现不同智库在知识利用上的共同受益。

3.2    对智库文件管理的控制要素

在文件管理框架图中，文件管理流程周围还有四大控制要素，顺时针依次是治理控制、管理者控制、技术控制及全过程控制。其中全过程控制是对文件从创建到聚合文件管理全流程的管控，需要其它三大控制因素的共同支持，这三方面控制也相辅相成，共同融入在全过程控制中。

首先治理要素是文件管控的总纲领，它从战略角度对文件管理过程设计文件管控整体，统领并指导文件管理的全局，使文件管理在一定控制范围内规范运转。治理控制的实现主要是依托各项政策，它是规划智库文件管控活动的制度、方针、程序、标准和指南等规范的总和，是保障智库文件管控有序进行的依据和前提，完善的政策能够为文件管控提供不同层级和范围的指导作用。如方针性规范主要从智库战略规划上制定机构文件管理的总体计划，决定投入在其中的资源和基础设施，并与智库其他战略相协调;程序性政策则可规范智库文件管控框架下的具体权责分工，明确管控工作的具体流程及关键节点等相关事宜，保障智库文档管控业务活动组织和管理的规范化、制度化;业务指南则聚焦于微观层面的管理活动，主要用来指导文件管控工作中具体的操作实践。

其次，管理者要素既是文件管理的主体，也是推动文件管控框架实施的主导者。管理者自身的文件管理意识、专业知识和技能，以及对智库的业务管理等相关能力都会影响智库的文件管理进程。因此，管理者不仅要具备文件管理的基本技能，能够有效地对文件和信息进行捕获、组织与著录、保存与保护、提供利用和服务等，还要有能力应对智库电子文件管理过程中存在的各种问题，甚至需要掌握一定的信息系统分析与设计技能。同时，除专业文件管理技能外，管理者要充分熟悉智库各项业务活动，具备业务管理能力、人际沟通能力及组织能力等，深入到智库实践工作有助于管理者更加了解智库的文件利用需求，才能切实提升文件服务的效率。对智库而言，文件管理人员并非仅是管理各类文件，他们更重要的是承担智库内部沟通的桥梁和信息枢纽，他们的工作包含更广泛的信息管理、知识管理甚至传播职责，并且智库还要在各项目或各部门安排相应的对接人员，进一步打通智库内部信息通道。

此外，为提升政策和管理者控制的效率和影响，技术控制的引入不可或缺，这也是当前智库信息化建设的需要。技术平台本身就是政策的反映，政策通过技术物化成实际的信息管理系统，反之技术也推动相关政策的建设，促使管理更加规范和完善;而管理者也必须借助一定技术手段，才能保证智库文件管理相关环节的开展，如数字签名技术、数字存储云技术和通信保密技术等。但在各项技术手段中，基础的数据库技术是与智库文件管控联系最为紧密的，并以此开发和建设以电子文件管理系统为核心的信息系统，充分考虑系统的性能和安全性，有效结合各种相关的信息技术，使其能够在遵循管理政策的指导下，对智库电子文档、电子邮件、数据集、网络文件等各类电子文件进行管理[18]。

4   智库文件管控框架应用的关键路径

综上可知，智库文件管控框架的生效需要多方面因素共同作用，因此结合我国智库建设的现状分析，智库要着重从以下四个途径采取相应地改善措施加强文件管控，以此推动该框架的具体应用和实施。

（1）增强文件管理意识。智库文件的形成具有分散性，智库的文件管控有赖于智库内部成员协同参与，个人的文件管理意识尤为必要。而在本次调研中，尽管大多数被访者都默认了文件管控对智库整体工作的重要性，但仍有少数被访者表示并无影响。智库要充分重视培养成员在日常工作中建立并加强自身的文件资产、信息保密、知识产权保护等相关意识，帮助他们建立对文件更加明确的利用需求，同时积极开展相关专业知识和业务的培训，引导成员学习如何有效地管理智库文件、预防或减少业务活动中存在的文件安全风险。

（2）重视智库文件管控的顶层设计。文件管控贯穿于智库各项业务管理活动，需要智库从战略规划上完善相关的顶层设计。“顶层设计”的主要目的在于智库能够从整体性和全局性的角度出发，明确智库文件管控的核心目标，解决文件管控中关于“who”“what”“how”等基本问题，为智库的文件管控流程提供系统性的规划、组织、协调和指导。顶层设计的过程需要结合智库实际将这些问题纳入不同层级的管理政策中，以规范化的制度为智库文件管控工作提供有力支持。

（3）推动智库信息管理系统的建设。智库作为信息和知识密集型组织，加强智库信息化建设已经成为推动智库创新变革和现代化发展的必然要求，但我国智库目前尚在发展初期，信息化、数字化技术的应用并不广泛、也不成熟。对此，智库可以联合专业的系统开发商，结合机构内部的业务流程开发专业的文件管理信息系统，提升智库文件管理的效率和管理质量。并且从长远角度考虑，智库应加快搭建集成性的信息管理系统，以技术创新推动管理思维的变革，促进智库整体管理效率的提升。

（4）创新智库管理的体制机制。智库的体制机制是为智库发展提供“游戏规则”[21]，塑造智库运作的顶层设计，决定智库内部管理可使用的资源数量和资源配置的灵活度，非独立性智库缺乏自主管理权，会限制文件管控工作。但目前在我国智库体系中，有95%的智库为母体机构下属的非法人实体智库或挂靠性质智库[20]，并不具有独立性。因此破除智库体制机制障碍，尽可能获得自主运营的权利，强化智库内部的运营管理，才能真正切实贯彻文件管控框架的应用。同时，智库自身也要突破传统的学术机构或事业单位的管理模式，加快实现由实体建设向制度和文化建设的发展，推动形成规范化、制度化的业务管理活动，为智库文件管控流的运转提供支撑。

5   结语

随着智库的建设持续深入的推进，加强智库内部文件管控不仅是维护和管理智库信息和知识资产的重要途经，也是完善智库管理的内在要求，应该受到更多的重视和关注。本文构建的文件管控框架是基于实际调研中智库文件管理利用的现状和需求，建立面向智库内部利用的一般框架，通过借助文件管理基本流程和四大控制要素，以此加強智库的文件管理。为有效地贯彻该框架的实施，我国智库目前需要增强文件管控意识、重视智库文件管控的顶层设计、推动智库信息管理系统的建设及创新智库管理的体制机制，着重从这四方面破除发展文件管控工作中现存的主要障碍。然而，需要指出的是，本文建立的文件管控流程框架可能存在一定的局限性，还需要进一步地接受实践检验。在未来研究中可以选取一些智库作为实验对象对该框架进行更详细的测试，并扩大调研对象的范围，通过进一步的实践调研对现有的文件管控框架进行优化，提升智库文件管控框架的适用性和实用性。

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