网络档案信息检索服务调查分析——以省级档案局（馆）为例★

史晓康

（国防大学政治学院 上海 200433）

当前档案信息化服务水平不断提高，数字档案馆建设不断深入，越来越多的档案局（馆）网站开始提供网络档案信息检索服务。网络档案信息检索[1]一般是指利用网络档案计算机检索系统对档案机构提供的馆藏档案信息进行检索，检索结果一般为档案目录信息或全文信息。网络档案信息检索的方便、快速、高效，日渐成为利用者查询档案信息的一种重要方式。

一、我国省级档案局（馆）网络档案信息检索的现状

为了深入了解我国档案局（馆）的网络档案信息检索发展现状，促进网络档案信息检索服务的进一步深入发展，笔者以全国省级档案局（馆）网站为调查对象。由于港澳台地区与内地档案事业发展差异较大，故不将港澳台地区列入调查范围，因此本次调查对象共计31所省级档案局（馆）网站。调查方式主要采取登录网站访问的方式进行，通过中国人民共和国档案局网站提供的链接，逐个浏览访问各个省级档案局（馆）网站，并使用其网络档案信息检索服务，通过实际的使用来分析全国省级档案局（馆）网络档案信息检索服务的现状。需要指出的是当前档案局（馆）同时负责政府信息公开，也会涉及一些信息检索服务。但是政府信息公开对象是现行文件，本文研究的对象是档案，两者概念不同，因此本文不涉及政府信息公开检索服务的相关内容。

（一）我国省级档案局（馆）网络档案信息检索开设现状

在实际调查中，本次调查选取31所省级档案局（馆）网站作为调查对象，实际调查省级档案局（馆）网站数量为31所，覆盖率为100%。在实际调查的31所省级档案局（馆）网站中，有24所省级档案局（馆）网站开设了网络档案信息检索服务，其中山西档案局（馆）网站提供了网络档案信息检索服务，但是以多个关键词查询都显示暂无数据，暂不能确定山西档案局（馆）网站的网络档案信息检索服务是否可用，在本调查中不将其列为开设了网络档案信息检索服务的省级档案局（馆）网站，因此在本调查中开设了网络档案信息检索服务的省级档案局（馆）网站为23所，8所省级档案局（馆）网站未开设网络档案信息检索服务，开设率为74.19%，具体数据见表1。这说明绝大多数省级档案局（馆）已经意识到网络档案检索服务在档案利用中的重要作用，网络档案信息检索服务已经成为大多数省级档案局（馆）为档案利用者提供的一种服务方式。与此同时也要看到，还存在一部分省级档案局（馆）未提供此项服务，网络档案信息检索服务建设仍需要继续深入推进。

表1 省级档案局（馆）网络档案检索服务统计表

（二）我国省级档案局（馆）网络档案信息检索服务内容现状

在本次调查中选取的31所省级档案局（馆）网站中，有23所开设了网络档案信息检索服务。这23所省级档案局（馆）开设的网络档案信息检索服务有着许多相同点：均为目录型检索，均提供关键词检索途径。但是各所省级档案局（馆）网络档案检索服务的差异也非常大，主要体现在检索结果处理、是否可以查阅原文、是否提供的其他检索途径。具体数据见表2。这说明提供网络档案检索服务的省级档案局（馆）都意识到目录型检索是网络档案信息检索的基本检索类型，关键词检索是网络档案信息检索的基本途径。但是在其他方面，各所省级档案局（馆）的认识差异较大，导致了所提供的网络档案信息检索服务内容差异较大。

表2 省级档案局（馆）网络档案信息检索服务内容详表

辽宁档案局（馆）目录型检索 关键词 无 无 责任者、档号、公元纪年吉林档案局（馆）目录型检索 关键词 无 有 责任者、归档年度黑龙江档局（馆）目录型检索 关键词 无 无 档案号、责任者、文号、文件年代上海档案局（馆）目录型检索 关键词 无 有起始时间、终止时间、保管期限、档号、责任者、主题词、档案价值等级江苏档案局（馆）目录型检索 关键词 无 无 档号浙江档案局（馆）目录型检索 关键词 无 无 无安徽档案局（馆）目录型检索 关键词 无 无 档号、起始年份、终止年份福建档案局（馆）目录型检索 关键词 无 有 无江西档案局（馆）目录型检索 关键词 无 无 无山东档案局（馆）目录型检索 关键词 无 无 成文时间、责任者河南档案局（馆）目录型检索 关键词 无 无 责任者、时间湖北档案局（馆）目录型检索 关键词 无 无档号、密级、起时间、止时间、主题词湖南档案局（馆）目录型检索 关键词 无 无全宗号、文号、责任者、成文时间广东档案局（馆）目录型检索 关键词 无 有 无广西档案局（馆）目录型检索 关键词 无 无 无四川档案局（馆）目录型检索 关键词 无 无 无贵州档案局（馆）目录型检索 关键词 无 无 档号、全宗号陕西档案局（馆）目录型检索 关键词 无 无 全宗号、年份甘肃档案局（馆）目录型检索 关键词 无 有责任者、成文日期、档号、全宗号、文件编号新疆档案局（馆）目录型检索 关键词 无 无 无

二、我国省级档案局（馆）网络档案检索服务现状分析

从表1和表2内容以及实际的使用体验来看，我国省级档案局（馆）的网络档案检索服务建设已经取得了一定成果，但同时也存在一些问题，需要进一步地解决。

（一）我国省级档案局（馆）网络档案信息检索服务建设水平有待进一步提高

从调查的情况看，本次调查覆盖了选定的31所省级档案局（馆）。在31所省级档案局（馆）中，23所有网络档案信息检索服务，仍有8所省级档案局（馆）未开设网络档案信息检索服务，未开通率达25.81%。我国数字档案馆建设兴起于2000年，《全国档案事业发展“十五”规划》提出要“探索档案馆电子档案接收、保管、利用方法”，拉开了数字档案馆建设的序幕[2]。在最新发布的《全国档案事业“十三五”规划纲要》中要求持续推进数字档案馆建设[3]。经过了十余年的探索、试点，现在已全面铺开，然而作为数字档案馆重要功能之一的网络档案信息检索服务，在省级档案局（馆）中仍有近四分之一未开通，这反映出网络档案信息检索服务建设水平不足，也反映出数字档案馆建设的不足。此外，在已有网络档案信息检索服务的省级档案局（馆）中，建设水平也是参差不齐，有待提高。以山西省档案局（馆）为例。山西省档案局（馆）建设了数字档案馆，也开放了相应的检索入口用来提供网络档案信息检索服务，但是以山西省相关的多个关键词进行检索，均显示暂无数据，尽管暂不能确认山西省档案局（馆）网站是否有实际的网络档案信息检索服务，但是就调查期间而言是没有实用价值的。

（二）我国省级档案局（馆）的网络档案信息检索服务规范性有待进一步提高

目前我国省级档案局（馆）的网络档案信息检索服务建设已经初具规模，但是相关标准和规范的缺失，导致网络档案信息检索服务建设五花八门、风格迥异。尽管各个省级档案局（馆）网站提供的网络档案信息检索服务功能是基本相同的——查找档案目录信息。但是在实现方式上，几乎没有任何两个省级档案局（馆）网站之间是相同的。这就直接导致了两个问题：一是各个省级档案局（馆）网站提供的网络档案信息检索服务中可以使用的检索功能各不相同。从表2可以看出，除了在检索类型和基本检索途径上各省级档案局（馆）达成了惊人的一致外，在其他网络档案信息检索服务功能上的设置，各省级档案局（馆）就莫衷一是了。是否提供检索结果的处理，提供怎样处理方法；是否提供除关键词之外的检索途径，除了关键词检索还要提供什么检索途径。在这些问题上，各个省级档案局（馆）网站采取的解决方案都不同。二是各个省级档案局（馆）提供的可供检索内容不尽相同。根据《中华人民共和国档案法》第四章第十九条规定，国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。那么网络档案信息检索系统应该覆盖的内容有旧政权档案、革命历史档案和中华人民共和国成立后的档案。然而各个省级档案局（馆）网络档案信息检索服务覆盖的档案范围不尽相同。例如陕西省档案局（馆）网站的网络档案信息检索服务仅提供民国时期的档案目录信息；吉林省档案局（馆）网站的网络档案信息检索服务仅提供建国后档案目录信息；浙江省档案局（馆）网站的网络档案信息检索服务提供清代、民国和建国后的档案目录信息；安徽省档案局（馆）则提供明代、清代、民国、革命历史档案和建国后档案目录信息。

（三）我国省级档案局（馆）网络档案信息检索服务易用性有待进一步提高

目前我国各省级档案局（馆）的网络档案信息检索服务的建设模式主要是合同业务管理，即通常所说的外包。一方面极大地促进了网络档案信息检索服务的建设效率和建设水平，另一方面也让各省级档案局（馆）可以更好地专注于档案工作本身。然而由于缺乏关于网络档案信息检索服务的相关规范，以及承包公司的资质良莠不齐等问题，导致各个省级档案局（馆）网络档案信息检索服务之间存在差距，主要体现在易用性。网络档案信息检索服务易用性的差异主要体现在两方面。一是网络档案信息检索服务延迟性。在使用各省档案局（馆）网站的网络档案信息检索服务时，部分省级档案局（馆）网站的网络档案信息检索服务能够及时地反应，即时地展示检索结果。如浙江省档案局（馆）网站和福建省档案局（馆）网站。同时，不少的省级档案局（馆）网站网络档案信息检索服务的延迟性较高，如湖北省档案局（馆）网站和上海市档案局（馆）网站。二是网络档案信息检索服务入口的设置。网络档案信息检索服务，是利用者在线利用档案信息最方便的方式，应当设置在档案局（馆）网站醒目的地方。如北京档案局（馆）网站、天津档案局（馆）网站等都在网页首页设置了相应入口，方便利用者使用。部分省级档案局（馆）将入口设置在二级类目中，利用者需要切入相应的一级类目才能找到入口。如四川档案局（馆）网站和辽宁档案局（馆）网站。极少数省级档案局（馆）网站将入口设置在三级类目中，要经历三次查找才能找到检索入口。如广西档案局（馆）网站。

三、我国网络档案信息检索服务发展策略

（一）提高我国网络档案信息检索服务建设水平

网络档案信息检索服务，是利用者利用数字档案资源的主要入口，能让利用者精确地查找其所需要和感兴趣的档案信息。数字档案馆在我国已经经历了十余年的建设，网络档案信息检索服务是数字档案馆的主要服务入口之一。目前网络档案信息检索服务在省级档案局（馆）网站中仍未达到100%的覆盖率，在已有网络档案信息检索服务的省级档案局（馆）网站中，仍存在不能使用或者使用体验极差的现象。这些都说明我国网络档案信息检索服务建设仍需要加强，仍需要进一步提高。首先要实现网络档案信息检索服务的全覆盖，做到每一个省级档案局（馆）网站都提供网络档案信息检索服务，让利用者在每一个省级档案局（馆）网站都能自如地检索需要或者感兴趣的档案信息。其次，要摆脱网络档案信息检索服务建设中存在的“重面子，轻里子”问题[4]。在档案局（馆）网站解决了网络档案信息检索服务有没有的问题之后，就不关心网络档案信息检索服务是否能用；在解决了网络档案信息检索服务能不能用的问题之后，就不关心网络档案信息检索服务好不好用。不能用或者不好用的网络档案信息检索服务对于利用者而言，其存在的价值都是极低的。

（二）推进我国网络档案信息检索服务规范化建设

当前我国省级档案局（馆）网站网络档案信息检索服务建设差异性较大，规范性不足，在检索服务具有的功能和检索服务涵盖的内容方面都存在较大的差异，这一定程度上和网络档案信息检索服务建设缺乏相关标准和法规有一定的关系。规范性的缺失，一方面会提高利用者在使用不同档案馆网站时的学习成本，降低利用效率和利用兴趣，阻碍网络档案信息利用的推广；另一方面会影响未来网络档案信息检索的普及，受限于各个地区的建设标准不同、遵照的法规不同，集约化、统一化建设就会受到极大影响，并且未来各个地区的互联互通和一站式联合检索建设也会受到极大的影响[5]。因此，网络档案信息检索服务建设亟需各类标准和法规的出台，让档案信息检索服务建设更加规范。从而使当前网络档案信息检索服务更加统一、正规，让利用者能够更加便利地使用档案信息检索服务，同时为未来档案信息检索服务的升级和联合打好基础，提供可能性。首先可以让部分省级档案局（馆）联合试点网络档案信息检索服务的标准和法规。在实践中完善以后，再将成熟的标准和法规向全国推广，提高我国网络档案信息检索的规范性，增强我国网络档案信息检索的整体性和系统性，从而使利用者可以更加方便、顺畅地使用网络档案信息检索服务。

（三）推进我国网络档案信息一站式检索平台建设

目前网络档案信息检索建设仍呈现分散化的特点，缺乏有效的联合。利用者需要多个档案馆信息时，要同时使用多个档案局（馆）的网络档案信息检索服务，会使利用者的利用效率大打折扣。网络档案信息一站式检索平台将会有效解决这个问题，让利用者更加便捷、顺畅地检索网络档案信息。当前我国已经建设了中国开放档案共享平台，一定程度上起到了网络档案信息一站式检索平台的作用[6]。但与此同时也应该看到，中国开放档案共享平台建设还很不充分。一方面当前中国开放档案共享平台能够检索到的档案信息还有很大的局限性，不能够有效覆盖全国的档案信息资源；另一方面中国开放档案共享平台提供的档案信息的标准尚不统一，来自不同档案馆的信息资源能够提供的信息不尽相同。中国档案信息共享平台代表着我国网络档案信息一站式检索平台建设的阶段性成果，是我国网络档案信息一站式检索平台建设的有益尝试，为利用者利用网络档案信息提供了一定的便利。同时也要看到目前我国一站式检索平台的建设标准仍有很大欠缺，不能有效联合各提点各省级档案局（馆）的网络档案信息检索服务，需要进一步开发建设。