Word软件在日常办公中的应用技巧

贾琴

摘要：伴随着计算机技术的持续性发展，各个行业的办公模式逐渐从以往的纸质化办公转变为无纸化的信息化办公，这样的转变不仅可以有效提高办公的效率，同时对于办公质量以及结果准确性、可靠性等均有明显的提升。Word软件属于国际范围内均比较普及的办公软件，其具备比较强的文字处理能力，在办公中的应用价值较高。对此，为了更好的推动信息化办公，本文简要分析word软件在日常办公中的应用技巧，希望可以为相关工作者提供一定帮助。

关键词：word软件;日常办公;应用技巧

中图分类号：TP37        文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2019）20-0265-02

开放科学（资源服务）标识码（OSID）：

word软件是世界上推广程度较高并且应用效率较高的文字处理软件，随着近些年word软件的不断更新，在功能方面也在不断地完善，同时也可以更好的建设或编辑一些专业水准的文档，用户在借助word软件办公时的效率、便捷性也得到了显著的提升，例如近些年word软件已经支持了协同化办公，这一种功能的应用可以显著提升办公的实效性，尤其是可以让不同办公参与者在不同地点共同办公，从而提高信息化办公的价值。也正是因为word软件具备许多的功能，所以在使用方面的技巧问题比较突出，只有在掌握了word软件的办公技巧同时，才可以真正发挥word软件的办公价值。对此，探讨word软件在日常办公中的应用技巧具备显著实际价值。

1 数字输入方面的技巧

在word软件操作过程中，需要输入大量的数据资料，目前在输入资料方面主要是以拼音输入法与五笔输入法为主，但是在文字、数字以及英文等输入过程会涉及切换这一操作，在一些信息相对比较复杂的资料输入时会需要不断的频繁切换输入法，此时便会导致操作量的显著提升[1]。但是在借助word软件进行办公时，可以借助word软件工具当中的“自动更正”实现不同信息输入方面的切换问题，对于自动更正的打开路径主要是从工具中选取自动更正，在替换、替换为当中分别填写“。。”“.”，再点击确认之后就可以促使word文档当中所有输入的“。。”更换成为“.”，这一种方式可以让输入数据时的效率得到显著提升。另外，按照这一种方式在EXCEL当中也可以采用，可以实现许多特殊文字、符号以及标点的输入。另外，还能够应用在一些文字材料的更正方面，例如“1”更改为“1.”，“1”更改为“一”等。

2 多栏页码的办公技巧

首先，需要执行“视图”“页眉与页脚”这一命令，在切换到第一页的页眉页脚时，将光标定位到左侧栏当中的页码位置，按下“Ctrl+F9”的组合键，光标位置会出现一个带有阴影的“{ }”，这就是域的标志。在“{ }”内输入“=”后，再同时按下“Ctrl+F9”功能键，在这次出现的花括号内输入“page”（表示插入“当前页”域代码）。将光标移到内部一对花括号之后，输入“*2-1”，此时，在页脚处得到这样一行域代码：“{={page}*2-1}}”。 将光标停留在这个域代码上，按右键选择“切换域代码”， 即可看到当前页左栏的页码。重复以上步骤，在右栏适当位置输入域代码“{={page}*2}}”并切换域代码。通过输入空格、对齐等手段适当调整页码位置，便会按照相关要求以规范格式显示。

3 快速定位的操作技巧

在word软件使用过程中，往往许多文档无法一次性编辑完成，在反复编辑时每次打开时都会想要回到上一次编辑的位置，在第二次编辑时想要快速回到上一次编辑的位置便需要借助word软件的相关功能实现。在上一次编辑位置打开word软件，此时按下Shift+F5便可以发现鼠标已经快速定位到了上一次编辑的位置。在菜单操作方面，首先点击“视图”选项卡中的“导航窗格”按钮，在弹出的侧边栏中找到文档的基本缩略图，然后根据需要选择页面。另外也可以点击侧边栏上方的“放大镜”按钮，在其中根据需要的具体内容选择图片、公式等进行定位查找，例如，想要查找文档当中的图形，此时便需要点击“图形”选项，即可在文档中定位到图形的位置，之后再进行逐一的甄别。另外，在快速定位方面还可以借助高级查找进行定位，在“查找”当中点击“高级查找”，在查找中输入相关信息，如果是查找的英文且不知道具体为大写还是小写，此时便可以在更多里面取消“区分大小写”，同时也可以根据需求勾选或取消勾选“全字匹配”“同音（英文）”等选项，从而提高定位的准确性。

4 文档受损后恢复操作技巧

我们在打开Word文件时，有时会遇到文件打不开，或打开后显示乱码的问题，可以使用以下方法来修复受损的文档。

在文件格式方面，如果出现word文件损坏时，需要重新把损坏的文件转换成为word格式，此时最为简单且恢复效果较突出的步骤是，首先将损坏的文件打开，并另存为，选择的格式类型應当以“RTF”为主，之后储存。在关闭受损文档之后，使用word软件打开已经保存的文件，在文件另存为以及保存类型的列表当中选用word文档的（DOC），之后单击储存。在关闭RTF文件之后打开（DOC）文件即可。假设文件转换后无法修复，便需要尝试其他格式转换，可以将文档转换为纯文本格式，再将纯文本格式转化成为word格式，因为纯文本的格式具备简单的特征，在修复过程中的效果更好，可以保障丢包率更低。

Word用文档中的最后一个段落标记关联各种格式设置信息，尤其是带有格式的文字信息，我们在修复文件时，可以先将段落标记之外的所有内容复制到一个新的文件中，保留原始文件的内容。具体的操作方法如下：在打开文件之后选择选项、编辑选项卡，取消“使用智能段落选择范围”复选框前的勾，取消选中该复选框，选定整个段落时，Word将不会自动选定段落标记，然后单击“确定”按钮，这一种方式中可以促使选择整个段落、词语时不会自动选择段落标记。另外也可以采用快捷键的方式来选取段落标记之外的所有内容，具体的操作方法如下：按“Ctrl+End”组合键，这时光标移动到了段落标记之前，再按下按“Ctrl+Shift+Home”组合键，这时就会把段落标记之前的所有内容选择住，最后依次单击“复制”“新建”和“粘贴”按钮，就会把段落标记之前的所有内容拷贝到了一个新的文档中。另外，近两年的word软件在文件修复方面进行了技术改进，在具体修复方法方面，先在文档中单击文件按钮，从弹出的界面中选择打开选项，选择计算机选项并在右侧单击浏览，再选取自己所想要修复的文档后，打开对话框，选择需要修复的文档，例如选择“文件.docx”;单击打开按钮右侧的下三角按钮;从弹出的下拉列表中选择打开并修复选项即可，这一种修复的效率较高，操作的效率也比较高。

5 数字化调整的操作技巧

在word软件当中经常需要对文档对象进行调整，此时便需要调整自选图形的位置、宽度以及高度、字符缩进等操作，这些操作可以采用鼠标拉动的方式完成，但是，如果对于文档的要求相对较高，尤其是精确度方面的要求较高，拖动鼠标的操作方式便无法完成。此时便需要借助更高精度的方式进行调整。

可以采用精准调整文本缩进的操作方式。文本的缩进属于段落格式设置中的常用操作，一般情况下可时将水平标尺上相应的标记拖动到具体的位置上，假设需要高精度的操作，便可以在选择段落之后选择格式、段落，在打开对话框之后点击缩进与间距的操作选项，之后便可以调整不同的缩进要求。只要在不同项目后面的输入框当中输入相应的数字，便可以保障精确的调整。另外，还有一种简单的方式，便是在按住“alt”按键的同时采用鼠标拖动水平尺表的方式缩进标记，按照标尺上所显示的数字进行精确的调整。在调整对象的大小方面，尤其是在文档当中插入图片之后进行大小调整时，应当双击插入对象，在打开设置图片格式对话框之后点击大小选项卡，之后通过相关的输入栏和微调按钮实现对图片整体放大或缩小的操作，点击图片选项卡之后可以从不同方向对图片实行裁剪，实现大小的调整，同时也可以实现旋转的调整，旋转调整时可以实现对具体角度的控制，调整的精度较高。

6 批量快速存储图片

在word软件使用过程中，有可能会出现让用户传图片素材，用户却传过来一个word文档，里面全是图片，这些图片是要统一放入到文件夹中的，此时常规操作相对比较复杂，同时复制过程还容易出现错误或遗漏，操作烦琐可靠度较低。对此，便可以采用批量快速储存图片的操作方式，可以先打开用户发过来的文档，单击“文件”菜单，在弹出的列表中选择“另存为网页”，在弹出的“另存为”对话框中将文件名命名为“图1”、保存类型选择为“网页”，然后保存到桌面的“新建文件夹”中，现在打开新建文件夹就可以看到其中多了一个名为“图1.files”的文件夹，图片全部存在这里了。

7 总结

综上所述，word软件对于当代社会的办公需求有着极高的适应性，具备较高的应用价值。word软件属于一款文字处理效益较高的软件，近些年在具体的应用功能方面正处于不断开发和创新的阶段，每年都会出现大量的新功能以及使用技巧的改变优化。对此，为了更好地发挥word软件的辦公价值，在具体的应用过程中需要明确word软件的不同功能应用方式，提高应用技巧的掌握，同时充分提高word软件在日常办公中的高效率、高准确性等优势，从而为社会中相关岗位工作者提供技术性支持。

参考文献：

[1] 胡望胜.基于WordEmbedding的软件工程领域语义相关词挖掘方法[J].计算机与现代化，2017，23（9）：244-245.

[2] 魏兴春，郭俊锋，张彩慧.基于AutoCAD的科技文档插图方法研究[J].计算机与数字工程，2017，21（3）：103-108.

[3] 肖骏.Word、PDF与CorelDRAW综合处理期刊矢量插图的应用[J].中国科技期刊研究，2017，14（11）：69-72.

【通联编辑：唐一东】