电子信息档案在事业单位中的应用风险及其规避

贾佳 闫效凤

摘 要：随着我国社会的不断发展，信息技术水平在逐步提升并广泛被应用，促使事业单位在进行档案管理工作时开始实施电子信息档案管理工作。档案管理是对事业单位极为重要的工作，并在时代发展和信息技术不断应用的背景下，开始进行管理方式的转变，从传统的纸质档案向电子信息化转型，进而提升档案管理的工作效率和质量。同时也要对其存在的风险足够重视，电子信息档案管理模式虽然操作简单、应用便捷，但其安全性较难把控，在应用这种管理模式时要注意对安全风险的预防，对信息档案进行有效保护和科学管理，进而规避电子信息档案在应用中的风险。

关键词：电子信息档案;事业单位;应用风险;规避措施

伴随着我国信息技术的发展，促使事业单位档案管理工作的方式进行创新转型，由纸质档案管理向信息化管理转变。这种转变为事业单位的管理工作带来了新的活力，使档案管理工作更加便捷，规避掉传统档案管理方式中的文件遗失、保存不便等问题，并在工作中提升工作效率，减轻管理人员工作压力。但这种管理方式存在一定的安全风险，因此事业单位要在操作使用中采取有效技术措施，将风险控制到最低。

一、电子信息档案概述

电子信息档案是一种数字虚拟档案，通过计算机将纸质档案中的真实信息准确输入进电脑，并以文字、数字、符号、图像等形式进行信息记录。电子信息档案是与纸质档案相对应的一种档案管理方式，并且是事业单位和个人进行信息档案管理的首选方式。

二、电子信息档案的应用优势

在时代发展的推动下，事业单位必须积极进行档案管理方式的转变。而电子信息技术的应用，可以有效提升档案管理工作水平，提升事业单位的工作质量。因此，事业单位要意识到电子信息档案的优势。

1.提高档案管理的工作效率

事业单位在没有进行电子信息档案管理时，在档案管理中依然是传统的纸质档案管理。传统的纸质档案管理在工作中基本是人工进行操作，不仅耗费大量的时间，并且在工作中容易出现信息收集遗漏、字迹模糊以及材料缺失的问题。而电子信息档案管理功能较强，在信息收集保存上较全面，对数据信息的运算较迅速，更不存在因为字迹模糊而使信息失真的情况，并有效解决传统信息档案中信息档案管理延误的现象。

2.档案信息保管完整，传递方式更加快捷

传统的纸质档案在保存过程中，由于长时间的保存或者保存的地方不合理，以及管理人员也没有采用科学的保存方式，致使纸质档案出现潮湿、泛黄、虫蛀等现象，档案信息的完整性受到破坏，也就降低档案信息的使用价值。并且纸质档案在进行运输传递过程中，会受到人为因素以及自然因素的影响，造成纸质档案出现丢失、破损的问题，后果很难挽回，致使档案管理的安全性降低。相反，电子信息档案不会出现信息失真不完整的现象，档案管理也极其便利，不会出现文件破损的问题，在电子信息档案保管过程中可以节约纸质资源并使信息保存更完整。并且电子信息档案在进行信息传递时，只要不出现网络故障的问题，就不会出现档案归档整理、保存不及时或档案丢失的问题。

3.档案信息资源共享

在各单位以及各部门进行档案信息交流共享时，传统的文件在单位或部门之间传输时，需要较长的时间，也因为文件传输不便，造成许多文书档案材料一直被搁置，并没有进行利用，其作用也就得不到發挥。而在运用计算机进行电子信息档案管理时，信息传递速度快，获取信息便捷且文件信息较完整，通过计算机也可缩短信息传递的时间，使信息交流及时。同时促使各单位、各部门信息交互及时，彼此的业务联系增加，信息资源利用率极大提升。

三、电子信息档案存在的应用风险

目前，我国事业单位应用电子信息技术进行档案管理工作，效果较明显，为事业单位的档案管理工作提供极大的便利，并有效提升工作效率。但同时在应用过程中还存在一定的应用风险。

1.档案信息数据存在安全隐患

电子信息档案是通过光盘或者磁盘进行数据信息保存，在储存过程中可能会出现信息丢失或者信息被篡改的问题，并且这些信息数据也会遇到网络病毒攻击或者电脑故障、停电等突发情况，这些状况都会对电子信息造成极大的不利影响，导致信息数据丢失和泄露，甚至出现电子档案被盗用的情况。这种电子信息安全风险的危害是极大的，也是电子信息档案应用中危害最大的风险。

2.电子信息档案管理体系不健全

我国事业单位应用电子信息档案的时间并不长，对其运用操作还存在一些问题。毕竟这种管理方式与传统管理方式存在极大的差异，其存储操作过程也不同，传统的管理体系与当前的电子信息管理体系并不匹配，因此要进行新管理体系的建立和完善。目前的电子信息档案在应用中并没有相应的管理体系或者系统的理论作为依据，因此在进行档案管理工作时还存在诸多缺陷和不足，也就会带来一定的风险。另外事业单位的档案管理人员的专业技能和操作技能不足，并且他们对于安全风险的认知和评估能力也较薄弱，进而会增加档案信息的安全风险。

四、电子信息档案应用风险的规避措施

1.应用新技术，确保电子档案储存安全

运用电子信息技术进行档案管理工作时，要及时进行计算机的技术更新，运用最新的加密机制进行管理工作，并针对计算机病毒木马的攻击进行有效防护，也要对电子档案进行有效保护，同时建立相应的防护机制，定期进行计算机病毒扫描，以及设置网络安全预警，保证计算机的系统安全;另外，为了确保数据安全，档案管理人员首先明确档案信息的安全性，并对计算机进行防火墙设置，避免黑客进行信息盗用，并对保密性以及保护等级都较高的档案信息运用不同的储存方式进行多个备份，避免出现信息丢失后无法挽回的情况。

2.提升档案管理者的职业素养

事业单位正在普遍应用计算机技术进行档案管理工作，这就要求档案管理工作人员掌握计算机的操作以及工作原理，并具有规范操作技能，也要具备一定的档案管理安全意识，这些都对电子信息档案管理的安全性有直接影响。因此，事业单位在进行管理人员岗位任职时，要全面考核管理人员的职业技能和素养，确保其具备任职资格，在入岗前必须进行岗位培训，合格上岗后也要定期进行培训学习，以巩固和更新其专业知识和职业技能，保证档案管理工作人员能够随时掌握最新档案管理技术，跟随信息技术更新的步伐，灵活地应对在工作中出现的应用风险。

3.制定并完善相关工作制度

事业单位的档案管理工作，对事业单位的正常运转有重要作用。在应用电子信息技术进行档案管理工作时，必须确保其安全稳定才能对事业单位有所帮助。而信息档案管理工作需要依据相关的工作制度，完善电子信息档案管理工作模式和相关规章制度，才能更有效提升档案管理的工作效率。因此，事业单位首先要重视电子信息档案管理工作的安全性，然后制定相应的档案管理工作的规章制度，或者由档案管理部门根据实际工作情况进行制度的制定。例如，只有档案管理工作的专职人员才可以对档案进行修改、查询等权限，并且仅限于本人操作，其他人员只能通过管理人员的操作进行资料的查看，并对进入档案管理系统的权限进行严格设置，无关人员无操作系统的权限。而且管理人员也要进行权限等级划分，每项工作由相应的管理人员负责并具有相应的权限，其他管理人员没有进入该项管理工作的权限。这样也利于领导对档案管理工作人员进行监督，促使员工之间相互约束，极大降低违规越限的操作行为，充分发挥管理制度的重要作用。

4.及時消除风险并做好预防和保护

档案管理人员需要具备对风险的预估判断技能，当发现潜在风险时，要及时进行风险预防并对档案信息进行保护。当电脑出现故障需要维修时，电子信息档案就会面临安全风险，如果数据信息丢失或受损将会造成极大危害。因此，当发现可能存在风险时事业单位要及时采取相应的防护措施，但因为计算机网络极其复杂，在进行风险控制时并不容易，这就要求档案管理工作人员凭着实践中的工作经验以及较强的专业技能全面分析风险，迅速采取相应的措施进行风险控制。另外，事业单位对于出现过的风险要及时进行分析和总结，对处理风险的过程中存在的不足进行完善，并对处理方式进行分析，为以后的风险防控工作奠定基础。同时在档案管理工作中要加强对风险的预防意识，并对档案信息进行及时保护，有效的预防更有利于保证信息数据的安全。

五、结束语

总而言之，电子信息档案管理工作对于事业部门极为重要，并且要对其足够重视。确保在计算机技术应用过程中，信息数据能够安全完整地进行储存。事业单位要制定相应的规章制度，管理人员更要具备极强的专业技能，这样针对电子信息档案管理的安全工作可以进行有效的应对，并对应用风险进行及时防护，促使档案管理工作质量不断提高。

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