基于数字环境的档案共享机制建设探究

摘 要：新时代数字环境下，如何优化档案整理服务、加强档案资源整合从而促进档案整理的转型升级，已变成档案管理人员亟待解决的命题。本文从理论方面探索新时代数字环境下档案的基本内涵，提出了构建档案共享机制的原则与基本框架，最后分别从法制上保障、手段上整合等角度提出档案共享机制构建的基本路径。

关键词：数字环境;档案;共享机制

在经济高速发展、科技日新月异、社会持续进步的新时代，人们越来越重视档案的整理业务。在数字环境下，怎样高效优化档案整理服务、加强档案资源整合从而促进档案整理的转型升级，已变成档案管理人员亟待解决的命题。本文力求从多角度切入，探究新时代下档案资源整理工作的新形势，通过建构档案共享机制来推动档案事业的进一步发展。

一、数字环境赋予档案整理新内涵

1.档案整理电子化。数字环境下，互联网技术的发展推动了档案资源整理业务的变革，有利于实现档案整理的电子化。在档案整理的电子化之前是传统的整理方式，这种档案整理方式所凭借的是人力，通过搬运和翻推等体力活来进行档案工作，这种方式极其繁重，工作人员负担较重。档案整理的电子化、网络化是档案资源数字化的关键所在。当前数字环境下，计算机互联网技术的发展赋予了档案资源数字化新的内涵。将档案整理进行具体环节的划分，则数字环境下要求档案整理需在产生形成、搜集整合、归档分类、移交递送等档案管理全过程上实现电子化操作与管理，这具体包括档案的自动编制目录、分类归档、移交存档以及全文检索。

2.档案资源数字化。在綜合性档案馆，会保有丰富的馆藏资源，这种大量的档案资源占地面积大且利用不方便。因此通过运用先进的数字化技术，将不同物质承载形式的档案资源用数字化方式进行重新整理与存储，从而实现由实体档案到电子档案的转变，促进档案整理工作的转型升级。档案资源的数字化过程主要可分为两部分，其一是编制电子版的档案资源目录。编制档案资源的电子目录是实现档案资源数字化管理的第一步，目录包括案卷的目录和卷内目录，以及每个文件的目录，将这些目录整合，进行数字编码，从而形成电子目录，建立索引结构，实现档案的全文快速搜索。其二是搭建档案资源存储的数据库。将纸质的档案文件信息经过数字化处理转换成电脑能够存储的数字信息，将数字信息存储于电脑的数据库。

3.服务运行网络化。当把纸质版档案转换为数字化档案信息后，就需要媒介平台来推动数字化的档案整理机制的运行，以使档案资源可以畅通运行。一般选取数字化网络平台作为这一档案资源传输媒介渠道。网络平台可以实现上下的贯通与左右的关联，因此有利于数字档案的便利传递，从而促使构建数字化传输网络体系。当全方位的传输体系构建完毕后，档案管理工作人员可以运用自己的网络登录该平台界面进行数字化档案资源的整理与归档，同时需要利用档案资源的人也可以在任何地方通过网络接入该平台，自行下载查看相关档案资源。档案资源管理系统中的数字化网络可以分为两个平台，一个是档案馆的局域网，这是内网平台，档案资源首先会通过档案馆的内网进行传输与流动，方便工作人员的加工处理;另一个是便于档案资源利用者的外部网络，就是一般指的因特网，将档案馆内部局域网传输的数字化资源通过网络工具接入外部网络服务器，从而实现数字化档案资源的开放共享。

4.档案利用便利化。在引入数字化档案利用模式之前，即传统的档案利用主要是依靠公民进入档案馆提交请求，然后由档案馆工作人员通过居民提交的关键词等进行人工查询与索引，此工作量庞大，且繁琐和复杂，档案的可利用价值大大降低。但数字化的档案管理机制使档案材料全部进行数字化的整理与归档，因此有利于实现档案资源的量化管理，便于档案资源的固定，这种新型档案管理方式基于数字环境，使原来繁重难查的档案变成可以迅速方便检索的电子资源，方便传播利用，从而真正发挥档案资源的应有价值。

二、基于数字环境的档案共享机制

1.档案共享机制的内涵。通过构建一种分工协调机制而使不同载体、不同内容的档案进行优化与整合，通过电子化的网络平台对档案资源进行存储，并在这种整理中发挥档案的价值，使得档案资源的便捷利用就是数字环境下档案共享机制的构建原理。这有利于减轻档案管理工作人员的工作负担，也有利于保障社会公众对档案的使用权与知情权。档案资源共享机制就是通过特定的手段、搭建特定的平台来让分散的异质性的档案资源进行整合与再利用。

2.数字环境下档案共享机制的构建原则

（1）标准化原则。“数字环境下档案共享机制的一大重要原则就是要实现档案资源的标准化，只有实现了档案资源的标准化处理，才能有效地实现数字化档案资源的流转”，因为只有具备统一形式才能有效促使不同载体的档案资源进行整合归档。标准化处理是档案共享的前提条件，实现档案资源的标准化会方便档案管理工作人员组织协调档案共享机制。

（2）系统化原则。档案资源的整理应该是一项系统的工程而不是局部意义的，档案整理的各个流程与环节应当是一个联系密切的整体，所以档案工作应该注重系统一致性，规划和布局应当科学合理。这是系统理论视角下档案整理的原则，要求数字环境下不同类别的档案整理的分工协作、相互配合。以全局性的眼光审视档案不同层级的结构特征，从而把握档案整理的精准性，消除档案信息的冗杂与多余，避免重复劳动与做无用功。

（3）完整性原则。不管是纸质版的档案材料，还是数字化的档案资源，都要求档案载体具有相当的完整性，比如档案的外观应当完整、档案内部的文字内容应当完整，档案的页码数目等也应当具备完整性，至于数字化的档案资源，应该具备完整的电子目录，以及包括日期等电子信息。完整性原则是档案共享的核心，因为不完整的档案，没有完整样貌的档案，不原始的档案材料，利用价值会大大降低，从而也就丧失了档案流通共享的意义。

3.数字环境下档案共享机制的建构。数字环境中的档案共享机制所打造的档案共享体系，具有三方面的主体，分别是档案的生产者、档案的整理整合者和档案的利用者。这三者构建了档案共享利用的全过程。其中可知，档案的整理工作人员起到了桥梁的作用，一面连接了档案信息的生产者，一面是连接档案信息的消费者，通过档案信息的整合与加工使得元数据能够被更加清晰直观方便地被利用，更好地发挥档案的价值，在档案共享机制中处于枢纽地位，是档案共享体系的核心。由此可见档案管理人员在数字环境中对档案共享机制形成的重要作用。

档案的生存环境构成了档案共享体系中的客体，其包括了宏观、中观与微观三方面的环境，是档案建设过程中的关键条件所在，影响着档案共享体系的保障与否。本文所指的档案共享体系指的是通过档案工作人员进行分工协作来保障档案共享系统的各部分之间有机联系，达成档案系统的生态平衡。这种共享体系的客体保障来自两部分，一部分是内部环境的保障，一部分是外部环境的保障。档案共享体系的保障机制来自政治经济社会文化等各方面，彼此联系，相互作用，共同推进数字档案资源馆与其他环境之家的良性信息循环，促进档案资源的流通共享。由档案共享机制的主体可知，档案共享体系的主体性因子也是包括档案的生成方、加工方和利用方。加工方作为档案资源的整理人员，负责信息的加工处理与整理归档，处于档案共享体系中的核心位置，主导着档案资源的共享机制。因此，档案馆的数字档案信息资源的高效利用与二次开发，都需要档案工作人员的支持，由此可见，档案管理工作人员对于档案资源共享机制与体系的生成与发展的关键作用。

三、建设档案共享机制的路径

1.健全法律法规，推进档案法制建设。《档案法》作为档案管理工作的重要指导法律，随着社会经济形势的变化，日益与现实实践环节相脱节。因此《档案法》应该要根据条件的变化而进行逐步修订，要进一步保障公民利用索取档案信息的基本权利，以人民为中心，又要充分保障档案管理工作人员的合法权益，体现出一种档案整理者与档案利用者和谐的宗旨，共同促进档案资源的有效共享。

2.完善整理机制，加强档案网上阵地建设。档案整理应当经历从线下到线上的转变，要求加强档案网上阵地的建设。要依托现行文件与人员，进一步加大档案信息的开放共享力度，通过公开档案资源，保障社会公众的知情权与使用权，从而更好地发挥档案资源对于经济社会的共享价值。

3.注重借助数字化技术挖掘整合，构建丰富的馆藏资源体系。如果要把不同类型不同载体形式的档案资源加以整合利用，那么就必须借助数字化技术进行挖掘与整合，将不同平台的档案资源向同一平台进行融合。[6]数字化地档案整合工作分为三步，首先是将不同载体的档案资源通过数字化的技術与手段进行归档，存储在电脑数据库中，其次就是加强档案资源的联通，运用互联网数字化技术促进各部门的档案连成一个整体，构建区域性档案信息化的共享平台，最后一步就是将各地的数字档案室连成一个整体，构建全国性的数字化档案管理网络系统。

四、结语

综上所述，基于数字环境的档案共享机制的构建是新时代下档案整理工作发展的必然要求，通过促进数字化电子信息环境与不同载体档案的有机结合，来不断丰富完善档案共享机制，从而更好地满足社会公众需求，服务地区经济与社会发展。

参考文献：

[1]赵淑梅.数字时代档案工作理论与实践的宏观认识.档案学研究，2010（6）：24.

[2]欧阳琳，彭海艳.两型社会建设中民生档案工作的问题与策略[J].档案学研究，2010（1）：22-26.

[3]王 萍，宋雪雁.电子档案管理基础.北京：清华大学出版社，2006.

[4]徐国际.数字化档案管理的认知与构建[J].黑龙江档案，2013（02）：38.

基金项目：山东省档案局科技项目，项目名称：档案数据分析对疾病预防控制工作价值的研究，编号：2018-15。

作者简介：郭佃晓（1984-），女，汉族，山东省日照市莒县人，莒县疾病预防控制中心，档案馆员，本科学历。