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浅谈职业学校学籍档案管理

2019-09-10梁彦芳

新生代·下半月 2019年3期
关键词:学籍档案职业学校

梁彦芳

【摘要】:学籍是职业学校档案管理的重要内容,学籍反映了学生在校期间的学习情况及德智体美等认知水平,也是对学生未来就业、向社会输送人才的重要信息。本文立足学籍档案管理,从保护学籍档案的真实性、原始性、完整性上来提出综合化发展建议。

【关键词】:职业学校 学籍档案 综合化管理

学籍是学生在校学习的“身份证”,既包括学生的个人信息,也反映学生的在校表现,还是学生接受某种职业教育、学识水平的重要凭证。为此,保护和利用好学籍档案具有重要的现实意义。

一、学籍档案管理的作用

学籍是学生求学经历的动态反映,记录了学生的基本情况、学业情况和奖惩情况等原始资料。高度重视学籍档案的管理,其意义有三点:

(一)学籍档案管理是学生就业、深造、发展的重要学历凭证。比如学生在校期间的学习成绩,德智体美等原始记录,准确性高、可靠性强,未来走向岗位可以作为相应学历证明。

(二)学籍档案管理是推进教学工作的重要内容。比如学生从入学情况、學籍变更情况、考试成绩、培训技能、实习实训经历、奖惩材料等,都是客观记录学生学习实践的重要记录,对于发现教学问题、对症施策具有指导价值。

(三)学籍档案是实现未来成功就业的重要参考。从学籍记录内容来看,用人单位可以根据学籍档案来形成对学生个体的综合性评价,以便于选择合适的人才;同时,还可以参考用人单位的反馈信息,来改进人才培养方向。

二、职业学校学籍档案管理的突出问题

(一)重视不足,学籍档案管理滞后于现实需求。学籍档案在职业学校管理体系中具有滞后性、隐蔽性特点,很容易被忽视。很多职业学校在学籍管理工作中重视不足,场地有限、设备陈旧、人员管理水平较低。以小型单机数据库系统,加上半手工操作方式为主,导致学籍管理陷入繁、杂、重窠臼。同时,学籍档案管理人员自身意识淡薄,对学籍档案认知不足,在管理上沿袭过去的形式,草草应付,未能严格档案填写与立卷归档处理,导致档案内容千篇一律,套话、空话问题突出,降低了学籍档案的可信度。

(二)管理不规范,难以提升学籍档案资源使用效率。从职业学校学籍档案工作管理实践来看,由于缺乏严格清晰的权责划分,未能从学籍管理制度上,加大对学籍档案的细化管理。通常情况下,各系部管理自己的学籍档案,使得学籍信息来源分散,不利于统一建档与归档处理。加之部门协同配合力度不足,在学籍档案填写、内容项目设置上不严谨。

(三)信息化水平低,学籍档案开发受阻。学籍档案信息化管理作为推进学籍档案深入开发的重要方向,在很多学校未能给予关注和重视。很多院校仅仅将书面材料进行收集、整理和归档,只是对学籍档案进行了“看护”,未能进行数字化和深度整合加工,也降低了学籍档案服务职业学校管理决策的能力。同时,开展学籍档案信息化建设,从学籍档案信息保密与利用上,正确推进学籍档案的开发,而当前的一些查询手续繁琐,管理方法落后,阻碍了学籍档案的共享与利用。

(四)人员队伍不强,制约了学籍档案工作的提升。学籍档案的管理主体是人,而对于多数职业学校,学籍档案工作长期被边缘化,很多学籍档案岗位要么是由其他教师兼任,要么是教职工家属来管理,因缺乏相应的档案管理知识和技能,加之一些人员变动,使得学籍档案管理效率低,遗失破损严重。缺失应有的管理机构,对相关人员缺失专业技能培训,制约了职业学校学籍档案事业的可持续发展。

三、完善职业学校学籍档案管理的综合化路径

(一)成立专业部门,促进学籍档案管理合力的发挥。加强对《档案法》的学习,从相关法律法规中贯彻和制定相关学籍档案管理制度和工作方法,明确各部门间的沟通与协作,加强各管理主体间的良性对接,共同促进学籍档案管理工作再上新台阶。另外,学籍档案管理人员自身要注重档案意识的提升,特别是从学科发展、学籍档案管理和服务中,强调责任意识,树立法律意识,规范自我工作,积极做好学籍档案资料的收集、整理、保管、开发与利用。

(二)引入规范化理念,提升学籍档案管理质量。引入标准化建设体系,依照学籍档案科学化管理要求,从学籍档案操作规程、标准上进行统一布置,优化各项档案材料的收集流程,严格把控档案材料质量和可靠性、准确性,确保学籍档案材料按规范格式进行存档。另外,遵循建档原则,从保障学籍档案信息的准确性上,提升学籍档案管理的质量水平。

(三)推进信息化建设,提升学籍档案管理效率。现代网络技术、数据管理技术的发展,给职业院校学籍档案工作提供了服务平台支撑,特别是引入数据库服务器,构建专门的学籍档案数据检索平台,利用网络防火墙技术、网络安全软件来优化学籍档案信息的授权查询,确保学籍档案管理的安全性、共享性。当然,信息化建设需要从计算机网络硬件设备投入、数据库软件的开发与引进上来逐步完善,并结合学籍档案管理需求,添置相应的管理设备,如复印机、打印机、服务器、存储设备。另外,做好学籍档案人员信息化管理培训,提升学籍档案人员的知识水平和技能层次,并引入激励机制,表彰先进,调动工作积极性,促进学籍档案队伍的稳定发展。

(四)依托学籍档案资源化管理,深化开发与利用。学籍档案管理工作要纳入学校建设体系,要从服务学校、服务教学、服务学生上,积极总结经验,提炼利用方法,完善学籍档案管理,夯实教学管理基础。同时,本着服务学生的使命,从学籍档案基础性管理工作中,如学籍档案信息的收集、整理、鉴定、保管等工作中,引入现代化软件编目、检索技术,不断满足学生对学籍档案信息的需求。另外,加强学籍档案与用人单位的服务功能,为用人单位开辟专门的学籍档案服务窗口,便于促进用人单位遴选毕业生,实现就业指导和服务。

【参考文献】

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