国企人事档案审核整理工作若干问题初探

林师珠

摘 要：企业人事档案是企业在人事管理中形成，记述和反映员工经历、德能勤绩和工作表现，以个人为单位集中保存备查的各种形式和载体的历史记录。它是企业内部档案的重要组成部分，在企业人事工作中发挥重要作用。2014年10月，中央组织部召开了全国干部人事档案专项审核工作会议，在全国分三批部署干部人事档案专项审核工作，以杜绝人事档案弄虚作假、整理不规范等现象，保障人事档案质量，更好地为人事工作服务。

关键词：国企人事档案 审核整理 分析

1导言

人事档案是国有企业人员基本信息的记载，是员工个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，也是企业领导和人力资源部门考核、了解员工的重要参考依据。现如今随着企业发展越来越重视经濟效益的工作，对人事档案管理的工作则是比较淡化，存在人事档案管理无法实现信息化以及档案管理工作人员自身的素质不达标等方面问题，因此在日后人事资源管理过程中，必须要采取科学管理方法，通过科学合理管理措施，解决人事档案管理中所存在的问题，提高企业人事档案管理的效率，同时促进企业自身快速稳定的发展，带动社会经济水平提高。

2存在问题分析

2.1没有正确的认识到档案管理的重要性

对于档案管理工作而言，主要是作为一项服务性的工作内容，通常情况下是难以实现和责任较为重大的一项工作，由于存在着一定的隐蔽性，并不太容易引起人们的重视，人们甚至是认为这项工作是可有可无的，在一些单位中，管理人员对于档案管理工作自身意义缺少清晰的认识，普遍认为档案管理是进行存档和提取等一些简单的工作，也是缺少着足够的关心以及重视，此外一些单位认为档案管理工作便是简单进行装订和整理，认为什么人都可以做好，因此在工作人员选用方面也是存在着一定的随意性，这些错误和片面的看法也是对档案管理质量带来了直接影响，同时也是打击了工作人员自身的责任心和存在感，最终使工作效率出现降低。

2.2档案管理人员自身的业务素质比较低

对于档案管理工作而言，自身政策性是比较强的，人事档案管理工作也是需要具有着专业素质的人才，同时必须要熟悉计算机操作。然而现如今因为我国国有企业档案管理人员存在着较大的流动性，多数档案管理人员在岗位调整以及职务升迁的时候也是不断进行更新，直接导致档案管理工作队伍经常进行更换，练手的新人比较多，但是干活熟练的人才则是比较少，致使档案管理工作普遍都是流于形式。在遇到一些任务较为繁重的工作时通常会存在着“突击应付”和“连夜赶车”等问题，这样对于人事档案管理工作带来了严重的影响。

2.3人事档案的信息缺少着可用性

因为缺少档案材料收集工作相关制度，档案管理人员在进行工作时也是存在归档收集工作开展较为滞后，缺少着一定的生动性。通常情况下存在人员调动升迁或者是继续调阅相关人员档案材料却无迹可寻等问题，在一些企业的人事档案管理时，存在着材料的补充不全面和不及时，使档案材料形式以及内容存在着相应雷同。

3国企人事档案审核整理问题的解决对策

3.1实行“新形成的人事档案材料及时收集和定期归

档”制度。国企应制定归档制度来规范人事档案收集工作，约束员工行为。要求相关员工在工作中随时积累人事档案材料;相关部门疏通档案来源渠道，主动收集人事档案材料，并定期移交归档材料，以此避免移交材料的零散，从源头上保证人事档案的齐全与完整。归档部门定期审核整理新材料，更新人事档案内容，从而保证新归档材料的系统性，降低整理工作频率，提高整理效率及质量。

3.2灵活把握分类标准，规范整理方法

3.2.1灵活把握宏观分类标准

为保持人事档案材料的有机联系，高效管理与便于用户查考利用档案，国企不宜刻板遵循宏观分类标准（即中组部规定的十类）、分割成套材料，有时需把涉及同一事由又隶属于不同大类的成套材料归入同一类。如夹在高校毕业生登记表中的毕业生体检表宜保持成套状态归入第四类。一是因为虽然从体检表单份材料来说，它属于健康检查类材料，但从整体上说它与毕业生登记表皆属学生毕业材料，是学历证明材料（第四类）;二是因为原有的毕业生登记表与体检表已粘连，硬性拆分会损坏档案材料，不利于后期保管。在宏观分类标准指引下，各国企必须根据本单位的性质、职能、人员构成、人事档案内容等特征制定符合本单位实际的人事档案分类标准，明确归档范围，细化分类方案，适当扩大档案信息含量。

3.2.2制定整理工作方案

在实际工作中，宜制定具体工作方案，统一整理方法，在整理各环节力求细致、准确。如在员工档案材料调入时，要对应接收的归档材料必备内容作明确说明，重要材料不齐者、档案手续不完备者，要求补齐后再接收;转递材料要密封，并经专人专用通道送达，防止档案丢失或损毁。鉴定时，只有被组织研究认可且有个人署名，全面反映员工实际情况的具有考察利用价值的材料才归档，重要材料只归档原件。分类时，按照统一标准，出现分歧时应协商一致。

3.3深化审核，切实提高审核质量

人事档案工作是人事工作的重要组成部分。真实、完整与规范的人事档案是全面历史地考察与录用、选拔员工的重要依据，是组织更好地发挥人力资源管理功效的基础。因此，做好人事档案审核工作十分必要。国企应结合单位实际，制定可行的审核纲要、方法、范围及审核中常见问题处理方法，逐件逐页逐项核对档案材料内容，对发现的问题及时补救。加强对档案材料的齐全完整性与档案内容的客观真实性的审核，重点在于对“三龄两历一身份”（出生日期、入党时间、参加工作时间，学历学位、工作经历、个人身份）及家庭情况的严格审核。材料记载前后不一致的做好登记并根据相关规定及时处理;信息有修改的，须具备组织批准的相关认定材料才予承认，否则以最早形成材料的记载为准，防止材料造假;缺少的材料应及时补全;总之，力求维护档案信息的真实、完整、准确、规范。此外，还要审核档案手续完备与否，档案整理是否符合要求，是否存在错装、混装、漏装现象，将审核工作深入贯穿于整理各个环节。

4结论

为了使人事档案信息资源得到更充分的开发利用，更好地服务于企业与社会需要，必须加快国企人事档案管理改革步伐，推进国企人事档案审核整理工作的科学化、标准化、规范化和现代化，提高其人力资源管理功效。

参考文献：

[1]丁超.国有企业人事档案管理现状及对策研究[J].兰台内外，2018（03）：73.

[2]孙亚辉.对提高国企人事档案管理水平的策略探析[J].办公室业务，2018（10）：168.