城建档案先进归档方法浅析

邰巍

【摘 要】随着经济的发展，计算机行业也迎来了蓬勃的发展。近些年来，计算机技术发展的越来越成熟，有很多行业都进行了信息电子化的改变，计算机存储文件现在已经相当普遍。信息的电子化和城建档案传统工作也形成了很大的碰撞，文件电子化对于城建档案有很大的意义，但是目前运用先进归档方法的过程中还存在很多问题，因此，本文主要对城建档案先进归档方法浅析。

【关键词】城建档案;先进归档;突破策略

引言

由于，城建档案先进归档方法是一个新兴的方法，而城建档案整个工作体系作为一个传统的工作，在城建档案的工作体系中运用先进归档方法还存在很多的问题。这些问题给先进归档方法在城建档案整个工作体系的运用道路上形成 了很多的阻碍，亟需解决。

一、对城建档案先进归档方法的简介

城建档案先进归档方法实际上就是指档案管理的信息化，将电子技术与传统的城建档案归档工作相结合，运用在归档工作的整个体系当中。城建档案的先进归档方法运用可以使城建档案的管理更加规范化和有效化，能够为城建档案整个管理和工作体系带来很大的便利。

二、城建档案中先进归档方法运用中存在的问题

（一）工作人员对于电子化归档的方法不够重视

如今，计算机技术以及信息电子化已经渗透到了我们生活中的方方面面，但是在城建档案这个方面，工作人员已经养成了利用传统方法进行归档的习惯，很多部门虽然已经掌握了电子化归档方法，但是对这种方法进行归档的运用还是不够充分。工作人员对于电子化归档方法不够重视，仍比较习惯传统化的城建归档方法，没有做出相应的转变。在进行城建工作时，无论是规划阶段、施工阶段还是监督阶段，都运用的是传统的归档方法，没有做出相应的转变。就目前的情况而言，很多部门的工作人员和管理人员对于先进归档方法运用的重视程度和接受程度都不高，这是在城建档案中运用电子化归档方法所要必须解决的问题。

（二）先进归档方法的相关制度不够完善

目前，电子化归档这个方法和技术都没有达到完全成熟的阶段。对于城建档案来说，最重要的是要保证档案的真实性和完整度，就目前的电子化归档技术而言，档案的真实性和完整度很难得到一定程度上的保障[1]。对于电子化归档的方法，没有一个完善的制度和标准对电子化归档方法的运用进行规范和约束，使在城建档案的工作中，先进归档方法的安全性和有效性无法得到保障。比如，电子化归档方法相对于传统的归档方法来说，虽然具有存储容量大以及可以进行共享等优点，但是也存在安全系数低、真实性和完整度得不到保障以及病毒容易侵入等问题。因此，在城建档案进行先进档案方法的运用时，需要完善的制度进行规范和约束。

（三）无法保证电子化档案达到应有的标准和要求

电子档案虽然相对于传统档案来说，存在移动性强、存储起来比较便利以及可以共享等优势，但是相对于传统的纸质化档案来说，电子化档案无法保证达到应有的标准和要求。主要有三个方面，一方面是电子化档案的安全性得不到保障，可能在工作过程中或者是电子化档案的存储阶段，计算机网络或者电子化档案会有病毒的侵入，导致电子档案的安全得不到保证;第二个方面是电子化档案的真实性得不到保证[2]。电子化档案相对于传统化档案来说比较容易篡改和造假，这使电子化档案的真实度无法得到保证;最后是电子档案的完整度得不到保证。无法保证电子化档案达到应有的标准和要求，这是存在的另一问题。

三、针对于目前存在的先进归档方法中的问题的突破策略

（一）提高工作人员和管理人员对先进档案方法的重视程度

针对于工作人员对于先进归档方法接受度和重视程度不高的问题，可以采取提高工作人员和管理人员对先进档案方法的重视程度的策略。提高工作人员和管理人员对于先进档案方法的重视程度，这是电子化归档方法运用的前提。一套工作方法的转变是需要时间和经历的，因此，从传统的纸质化归档方法转变为电子化归档方法需要提高工作人员和部门管理人员对先进归档方法的重视程度[3]。在整个城建归档的工作中，进行一套工作方法的转变是需要耗费大量的人力还有时间的，在转变的这个中间环节，还可能会大大降低工作效率。先进归档方法的实施需要工作人员相互之间的配合，只有工作人员和相应的管理人员对于先进归档方法的接受程度变高，才能使先进归档方法运用在整个工作体系中。

（二）建立统一的电子化档案管理的制度

针对于没有针对于电子化档案的完善，可以采取建立统一的电子化档案的管理制度[4]。建立并完善电子化档案的管理制度有两方面的意义，一方面是在城建档案的先进归档方法运用中出现了问题，可以参照相关的制度去解决问题，相关制度也可以对电子化档案方法的运用进行规范和约束，避免一些问题的发生，建立统一的电子化档案管理制度，解决在电子化档案管理中遇到的一些问题，推动先进归档方法在城建档案中的运用。

（三）加強对电子化档案方法运用的管理

针对于电子化档案无法达到应有的标准和要求的问题，可以采取加强对电子化档案方法运用的管理的方法。电子化档案管理在一定程度上可以保证电子化档案的真实性、完整度和安全性。对于城建档案来说，一定要保持档案的真实性。城建档案涉及到的是城市建设等问题，这些问题对于居民的生活等都会造成很大的影响，因此，城建档案的真实度一定要高。相对完善的管理制度以及对于电子化归档方法运用中监督力度的加大，可以避免出现一些造假的不良行为，增加工作人员对于电子化档案的责任感，同时也可以避免一些相关工作人员和管理人员在工作上的疏忽导致的电子档案完整性不高的问题。

四、结束语

本文主要对城建档案工作体系中先进归档方法的运用进行探讨，分为三个方面，分别是城建档案先进归档方法的简介、城建档案中先进归档方法运用中存在的问题和针对于目前存在的先进归档方法中的问题的突破策略。其中问题分别是工作人员对于电子化归档的方法不够重视、先进归档方法的相关制度不够完善和无法保证电子化档案达到应有的标准和要求。其中策略包括提高工作人员和管理人员对先进归档方法的重视程度、建立统一的电子化档案管理的制度和加强对电子化档案的管理。。

参考文献：

[1]陈振环.水利工程电子文件归档及管理利用研究[J].城建档案，2018，No.223（04）：39-40.

[2]李红.信息时代电子文档管理浅析[J].城建档案，2018（3）：46-48.

[3]李越仲.城建电子归档关键节点信息导入探讨[J].城建档案，2017（2）：76-77.

[4]王菊秋.城建档案电子文件归档的制约因素分析及策略探析[J].办公室业务，2017（8）：126-126.

（作者单位：哈尔滨市城市建设档案馆）