电子档案保管策略解读

刘广超 沈洁

在传统的纸质环境条件下，档案的主要来源便是文件。以此类推，在数字化环境下，电子档案与电子文件是否也有着一定的关系呢？对此，在2012年国家档案局印发的《电子档案移交与接收办法》中正式对电子档案进行了描述，具体定义为：“电子档案是机关、团体、企业事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。”由此可以看出：电子档案来源于电子文件，电子文件是电子档案的前身。

同纸质档案一样，电子档案也是一种原始记录，它客观的记录了在电子环境下的各项活動轨迹，同时也拓宽了记录的范围。例如：在计算机环境下，电子文件的起草、修改、印发到最终形成电子档案这一系列的工作流程都会产生相应的记录，这些都是电子档案的原始记录，也叫“元数据信息”，它是我们最为需要的信息。因此，对于电子档案，我们不仅需要对其进行长期保存，同时在保存过程中还需维护电子档案信息的完整性、安全性、可靠性、可用性，确保电子档案能够长期发挥价值。

为了实现电子档案的长期保管，笔者结合单位工作的实际情况认为电子档案的保管应该做到以下几个方面：

首先，在环境条件方面：目前，电子档案存储载体主要在磁性载体和光盘载体中，它们的自然寿命受环境影响较大。因此，我们在环境方面必须严格要求。具体要求主要有：（1）要保持良好的存放地温湿度环境。一般来说磁性载体应在温度14℃-26℃、相对湿度45%-60%范围内选定一组值，并在选定后，确保24小时内的温度变化不超过±3℃，相对湿度变化不超过±5%。光盘载体应存放在冷、干、暗环境中，相关湿度变化范围为35%-45%，温度变化范围为4℃-20℃。（2）严格遵守防此要求。存储电子档案的磁性载体，必须要注意屏蔽磁场干扰，不得将任何磁性材料及其制品带进存放地，特别重要的档案存放区域，还可配置测磁设备，以检查出隐蔽的磁场。（3）注意避光。为有效提高电子档案存储载体的寿命，存放内要注意避光。档案室内照明度到≥50勒克斯，紫外光强度不大于75毫瓦/流明。照明光源应选用不含紫外光的节能冷光源。磁性载体要严格避免紫外线直接照射，同时不得长期暴露在阳光或紫外线下。此外，还应注意存储区域的清洁管理，注意防水与防火。

其次，要注意电子档案存储载体的放置要求。存有电子档案的磁带、磁盘、光盘等载体应放入相应的盒内，且要垂直放置或一盘盘悬挂放置。

要注意电子档案存储载体的维护保养。在擦拭光盘去除光盘上的脏物时，最好用干净的棉布从光盘中心沿半径方向朝光盘外缘擦拭，避免沿光盘的圆周方向擦拭光盘。要及时检查修复电子档案存储载体，对于磁性载体应每2年，光盘每4年进行一次全面的机读检验，发现问题及时恢复。