论大型信息系统项目的跟踪与控制

王建军

【摘 要】项目的跟踪和控制是项目管理中衔接项目启动和项目结束间较为关键的一环。在实施大型信息系统项目的跟踪和控制过程中，以各个子系统间的协作协调;项目质量、项目成本以及项目进度为关注点。在项目前期做好项目计划的制定工作、并建立硕目质量、成本数据采集和Review制度，在各子项目成员间信息共享，并对项目的关键资源进行合理的调配。考虑到项目风险存在的可能，事先预留了一定的余地，并在项目开发中利用开源系统和项目管理工具对项目实施极大地支持。

【关键词】信息系统;项目管理;跟踪控制

2017年7月，作为我公司的项目经理，我被授权管理即将要进行的B公司的信息集成整合项目。B公司是一个外贸产品的简单加工和出口的企业，长期以来，B公司的业务基本是以纸张作为媒介进行处理，各种数据缺乏相应的统一的管理和整合。导致B公司在营理上混乱。因此B 公司决定引入信息整合系统。实施公司日常事务和业务的无纸化管理。考虑到公司自身的业务实际，开发适合于B公司实际业务情况，集办公管理、进销存管理和客户关系管理为一体的信息集成项目，而我则作为该项目的负责人全权负责顶目的实施。对于该项目，B公司给我们提出的要求是到2017年底。要按质按量的完成开发工作，2018年五一前是系统的试运行期。

我们根据实际情况将整个项目分为三个子项目进行开发。分别命名为OA子项目，CRM子项目和进销存子项目，其中因为进销存子项目与CRM子项目有较大的关联性，我们采取了在前期设计进销存子项目与CRM子项目合并。开发时分开的分组策略。

考虑到项目工期较为紧张，结合项目方对项目质量。成本的高度重视，吸取我公司先前的教训，我和项目组成员进行了协商，决定以做好项目的跟踪和控制为核心着眼点，管理好本次项目的开发。

对于这样一个大顶目，要管理好项目的跟踪和控制，很有必要制定跟踪和控制的关注点和关注内容，考虑项目要求的实际，我们制定了如下的关注点和内容。

1、由于本项目被拆分为三个子项目，如何协调各子项目并行开发成为一个难题.因此我们把子项目的沟通视为关注点，关注内容设定为各子项目组的关键资源调配（比如美工和架构师等）和项目计划的协调上;

2、介于项目双方均对项目的质量要求甚高，因此在项目的跟踪和控制的关注点上，我们还把项目质量作为一个重要的关注点，对于顶目质量，我们主要把精力放在过程质量控制上;

3、成本也是我们给予较大精力的关注点.因为成本决定了项目双方的收益，控制好资源成本（主事是人力成本）对项目的利润以及项目成员的薪酬影响极大;

4、最重要的关注点还是项目的进度，项目的进度很大程度上诀定了前面所说的项目成本，决定了项目组的生产率。因而必续高度关注。

我们如何进行这些关注点的跟踪和监控，介于我们目前的情况，我们会同公司高层领导以及B公司的项目负责人一起，制定了项目跟踪和监控的方针和措施。用来指导各子项目如何把握项目的成本、质量和进度以及子项目间的协调。

1、做好项目的时间管理和控制，避免项目进度延迟;

在项目的计划制定时。我与项目组成员一起，对项目计划进行层层分解，明确项目组成员在各阶段的工作任务、时间安排以及交付物验收标准等。进度控制上，我采用WBS，PERT等任务分解及进度计划技术。建立了以里程碑为目标，关键路径为实施重心的任务执行制度。

2、建立项目质量，成本数据采集制度，定时Review项目质量和成本数据

我借鉴项目标杆数据的做法，与项目组成员一起制作了适用于本项目的标杆数据表，并规定在项目的实施过程中，定时定人进行项目质量、成本数据采集。

3.定时沟通与主动沟通相结合。实施项目信息，资源共享和协调

对于这样一个有多个子项目的大型项目，要保证全体子项目对关键资源的争夺，我按照各个子项目工期和阶段的差异，对关键资源（例如：美工，系统架构师等）进行错峰调配和轮流使用。另外，各个子项目和项目整体的相关信息，我采取了信息共享的做法，即所有有关项目及子项目的进度成本、资源、质量等信息均向全体开发人员以及B公司相应人员实时公开。我们在这个过程中使用了CMS系统和个人管理软件对这些信息进行统一的发布和接收。

4、制定顶目的风险应对方案，全面考虑各种可能存在的风险

产生变化的可能性很大的一个原因是项目中存在着各种各样的风险。为此，我制定了有关项目的风险应对方案，把各种能想到的风险全部评估。并将风险也考虑到项目的计划中，做法是在项目计划中留有一定余地，来应可能发生的风险。

5、构建缺陷管理系统和配置系统，完善质量流程和资源使用流程

为了及时发现项目中存在的质量问题，并能够快速应对。同时考虑到项目成员使用的便利性，我搭建了Mantis系统作为缺陷管理的工具，实现了项目中缺陷管理的程序化，此外还有利于各个子顶目成员共享质量方面发生的问题和解决方法。需求方面的变更也能够通过Mantis系统讲行发布。

6、利用工具管理项目的跟踪与控制项目计划，实施动态跟踪、动态调整

我在项目中采用了Ms Project进行项目的跟踪和控制，由于Ms Project能够轻松的在资源、成本以及进度视图间切换，非常适合本项目的跟踪和监控方面的需要.另外由于Ms Project能够配合项目管理者自动的调整项目的进度以及其他内容，因此使用起来极大地减轻了我和项目成员对项目的跟踪和控制工作。

采用了上述方针和措施来进行项目的跟踪和控制后，项目整体以良好的态势进行。但是，随着项目整体的平行行进，也出现了一些问题，主要集中在进度控制方面，三个子项目间均出现不同程度的进度滞后，按照以前的做法，添加人力物力等资源;或是砍掉某些任务草草结束，交付后再慢慢解决出现的各种问题。但显然这两种办法都不是理想和明智的。为此我采用了如下的措施来解诀这个问题，

1、在项目发生滞后时，以前的做法常常是试图通过分配更多的人到项目团队中来解决问题.但是人员和时间的可替代性需要满足两个前提，首先任务是可以分解的，其次负责任务的人员之间不需要交流、培训。我们对各个子项目进行仔细研讨后，觉得绝大多数任务都不符合这些条件，于是我依照组员实际技术和业务能力的情况，在现有团队内部进行了任务的重新调整和分配，按技术人员的能力分配合适的工作量。

2、合理调整项目计划。随着各个子项目的深入，项目成员对项目的熟悉度比项目初期显然要深刻得多。但另一个方面，一些意外的问题也会随之出现。这些意外问题有很多不属于我们能预料到的风险，例如项目的过程中，由于台风迫使我们和B公司停止工作了一周时间，针对这种情况，我和项目干系人间讲行了沟通，最终他们同意了我们的修整方案。

3.测试先行，为了防止到项目后期才对项目中的软件缺陷进行修正，耽误工期，我在各个子项目的系统设计完成后就要求质量人员和开发人员进行边开发边测试的工作。故而项目的质量得到了充分保证。虽然在前期进度稍有延迟，但到后期这个现象得以全面解决。

由于我们在项目跟踪和控制上采取了完善的措施和方针，并在项目进度出现滞后时采取了相应的调整措施，这个信息整合项目在 2018 年元旦之际得以完工。信息整合系統的运营维护时间也大为提前。加上项目的质量在开发时就得以层层把关，所以在试运行期间，没有太大的质量问题。项目组得到了B公司和我公司高层领导的表彰。经过这个项目的实施，我深刻体会到，只有充分的做好事前准备，并在实施过程中不断调整，严密监控每个关注点的变化，并及时做出回应，才能做好项目的跟踪和控制工作。

（作者单位：山东华煜消防电子工程有限公司）