谈如何做好人事档案管理工作

李江涛

一、人事档案管理工作中存在的主要问题

1.对人事档案管理的重要性认识不够。长期以来，人们对人事档案工作的认识存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入议事日程，由此形成“说起来重要，排起来次要，忙起来忘掉，用起来需要”的状况。这样会导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。随着人事制度改革向纵深推进，机构调整，内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。在设备配备上，大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，档案办公、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等安全基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式。

3.人事档案收集工作缺乏力度。一是收集归档工作制度不健全，执行不严格。二是收集的材料不全面。三是一些归档的材料还不够真实和准确。人事档案材料本是客观、历史地记载干部本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但是，在实际档案中，“三龄一历”（年龄、工龄，党龄、学历）虚假现象较为严重。有些材料在内容和形式上是雷同的，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

4.人档分离、弃档不用的人员数量不断增加。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成成人档分离，弃档不用的人员越来越多。

5.人事档案材料制作不规范。干部档案材料须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工、折叠、剪裁及裱糊。但是，近几年来，时常有A4纸规格的材料归档，如《大专院校毕业生登记表》、《晋升职称审批表》、《先进工作者呈报表》等等。这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往“项天立地、漫无边际”，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷很不美观。

6.人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。有的单位虽然把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

二、新时期干部人事档案管理工作的对策与思考

1.提高认识，加强领导，进一步做好人事档案管理工作。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳人议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核、分级分类指导、等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2.加强档案工作的基础建设。干部档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置密集架或者铁质的档案柜;库房内应设置空调、去湿、灭火等设备;应经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。

3.健全管理制度，提高人事档案管理的制度化建设水平。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下工夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

4.注重人事档案材科收集，提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础。随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术职称晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，和真实性态。

5.改进和完善档案功能，使其記录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留。二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，如涉及养老保险、医疗保险、企业保险等内容;侧重对工作业绩的评价;增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料，以便使其具有的功能更加适合用人单位对人才的需求。三是补充其他有关求职者和用人单位都十分需要的功能，从而更好地为选拔人才服务，减少“弃档”现象。

总之，干部人事制度改革的推行，既给人事档案事业带来了挑战，也提供了在改革中创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，不但要从制度上更新，还要从观念上更新，按照人才市场发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，从而让人事档案更好地服务于干部人事管理。