基层归档管理工作的现状及分析

占里忠

摘要：新时代信息技术的快速发展，开拓了档案事业新的局面，促进了档案数字化的深化变革。近年来，与现代化相适应的管理制度和工作机制在基层单位逐步建立起来，推动档案管理工作的整体水平提升，也对归档工作提出了更高的要求。本文立足于基层实际，以调查数据对基层归档工作中存在问题进行分析研究，并提出对策，以期提高基层档案工作水平。

关键词：新时代;档案管理;移交归档;对策

在我国科技水平和网络信息不断发展的大背景下，档案数字化进程不断加快，基层档案室的现存档案数字化工作取得显著成效，以调研物编中心综合档案室（以下简称档案室）为例，档案室2008年取得省档案室三级，2013年逐步推进和开展档案数字化加工，截止2017年底基本完成纸质材料移交共8个部门，占比66%，档案数字化完成占比61%。这些表明基层单位材料归档工作与新形势新任务新要求不适应的地方还是比较突出的，也制约着档案工作的发展。

1、基层归档材料管理工作的现状

1.1归档材料延误移交的新问题。自2008年来，档案室执行《档案交接归档管理规定》的要求后，按规定时限纸质材料、照片等应一并移交归档。据调查，2012年档案室仅3个部门完成归档材料等移交，占比25%; 2014年仅6个部门完成归档材料等移交，占比50%。档案人员兼职多、管理人员流动大、重视程度不高、交接手续缺乏等，这是造成材料移交归档延误的重要原因。

1.2归档材料收集不全的新矛盾。项目申报、业务服务、会议记录等不同类型的材料均需日常积累收集筛选。但实际上因管理认识不足、存放零散混乱，导致材料丢失、遗漏或重复的情况比较严重。档案室2008 - 2017年移交归档材料计42000余件，其中符合要求文书档案6677件，会计档案1850卷，业务档案14000件，科技档案42卷，特种载体档案390件。不符合归档材料占比25%。极大制约档案工作开展。

1.3服務利用水平不高的新情况。档案管理人员要求具备一定的信息化水平，但从调查来看，基层管理不平衡，素质参差不齐，知识技能、管理水平与新时代发展不匹配。管理系统不兼容，自动化程度不高，原件查阅、手工检索依旧占主导地位;档案数字化加工跟不上需求，如2015-2017年全文扫描影像（含文书、业务、科技等）档案仅40590页，数据条目录入18760条，照片390张，数字化归档率低，服务利用效率不高。

2、基层材料归档管理工作的对策

2.1高度重视档案管理工作。基层单位在思想上高度重视，以统一部署、统一组织实施的举措，把档案工作列入重要议事日程，纳入本单位日常考核督查事项，并加强档案法律法规学习和宣传教育是必要的。要明确档案工作分管领导，健全定期听取和及时研究部署协调解决档案工作中的重大问题的机制，形成由上至下、层层带动的良好氛围。要从资料收集、分类、归档、组卷、整编、移交等方面相关管理制度，对移交中有不符合要求的，应限期整改，以档案管理工作目标推动责任制层层落实。要重视档案人才引进、培养，进一步增强档案人员业务知识、现代化管理技能操作水平，同时强化激励机制构建和营造人才创新的良好环境，确保归档移交工作任务及时完成。

2.2严格归档材料收集程序。档案管理人员应严格按照档案收集规定、归档范围要求等落实归档职责，提升及时收集与档案有关的各种材料的程序执行力，做到认真整理，细致鉴别，材料齐全完整，内容真实有效，严防归档材料流失。强化部门归档材料收集的审查和监管力度，推动各部门担当起归档材料收集和整理过程中各自所对应的职责，通过加强前期、过程控制，扎实做好归档材料收集工作，为高质量的档案移交打下扎实基础，特别是对各部门业务知识及技能缺乏的突出问题，要针对性地建立与之相适应的档案管理现代化的档案人才培养机制，如结合开展档案专题培训、信息化课程、互动交流等多种形式，张贴归档材料收集等操作流程，不断提升专（兼）职档案人员的业务技能，做到归档材料零丢失、零遗漏。

2.3强化档案数字化服务应用。日积月累的档案数量越来越多，亟待解决已是基层单位的共识，因此，搞好档案数字化工作是形势所趋。首先是要转变理念，即实现由传统利用模式向现代利用模式转变，认识到，档案数字化既在有效保护档案原件的同时，又促进档案服务功能提升和资源充分利用，体现出档案信息资源的价值所在。其次运用现代网络、计算机技术使数字化信息大量得到利用，是当前档案管理数字化最为突出的特点，这就离不开完整的档案管理系统建设，以及配备相应的复印机、打印机等设备对文字、图片、音像进行采集和数字化加工。最后推进数字化建设规划需要有序实施，在档案数字信息安全的基础上，通过与之兼容的内部办公系统实现电子文档信息共享，切实有效的提升了档案管理工作的质量和效率，也为利用者提供更加便捷服务。

3、结论

在数字化时代的今天，归档材料前期收集环节显得尤为重要。鉴于此，档案管理部门应通过学习新技能、创新新方法、完善制度机制等有效措施，积极走出当前档案工作存在的困境。

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