试论高校院系资料室的利用现状及改进措施

摘 要：高校院系资料室具有极强的专业性，文献资料珍贵，为本院系教学和科研提供专业化信息服务。但院系资料室也存在不少问题，如规章制度不规范，管理松弛;预算不足，购进文献资料随意;编制紧张，业务人员素质欠缺。因此，应该整合院系资料室与图书馆资源，实现资源利用最大化;实现文献资料的统一配置，统一经费预算和划拨;提升院系资料室管理人员的业务素质，从而充分发挥院系资料室的作用。

关键词：高校;院系资料室;利用

高校院系资料室图作为高校院系的文献信息中心，为高校院系教学和科研服务的重要机构，是文献信息化和数字化的重要基地。高校院系资料室时刻关注教学和专业学术领域发展动态，配合院系教学和科研，致力于专业文献搜集、整理和检索，为教学和科研人员提供专业文献，为院系学科和科研发展提供有力支持。但伴随近年的文献的电子化和网络化，院系资料室管理存在诸多问题，如何改进院系资料室的利用现状，是一个关系院系教学水平提升和专业学科建设的重要问题。

一、院系资料室的功能和优势

院系资料室无论是过去传统的纸质文献时代，还是今天日新月异的信息化时代，都为高校的教学和科学研究发展奠定了坚实基础，其主要功能包括以下几个方面：

1.系部资料室的文献专业性很强，是为院系教学和科研服务的。图书馆是一个高校的文献信息中心，是为整个高校教学和科研服务的，重在收藏文献的广度，其包括不同专业和领域的基本文献，因此无论图书馆的规模有多大，都无法满足每个专业的文献需求。院系资料室则重在专业性，一般只搜集本专业理论层次较高的核心和前沿的文献，只为本院系教学和科研服务，这正好弥补了图书馆的不足。

2.院系资料室文献价值较高，具有稀缺性和难获取性。图书馆文献一般是通过正规的图书采购途径或捐赠等手段获得，来源比较多。院系资料室的文献来源除了采购外，对于一些专业性强，不容易收集的资料，采用一些特殊方式获得，例如专家学者的赠送，教师考察时的收集，以及本院系师生的科研成果等，这些资料对于本专业的教学和研究来说，具有重要的意义，许多没有正式出版，参考价值很高。

3.院系资料室可以为本院系教学和科研人员提供更专业化的信息服务。图书馆只提供综合性、基本性的文献服务，是为全校师生服务的，其管理人員一般具有图书情报的专业知识，并不具有某一专业的研究素养，因此图书馆一般只负责综合性文献资料的搜集、整理，但是不能为某一专业教学和研究提供深层次的文献支持。院系资料室藏书数量无法和图书馆相比，管理员也可能不具备图书馆学专业技能，但是却具有院系专业的相关知识，可以对本专业文献和信息进行专业的搜集和获取，并进行分类和整理，形成重点和目录，从而为本院系的教学和研究提供专业的信息服务。

二、院系资料室利用中存在的问题

尽管院系资料室是院系教学和学术研究不可或缺的部门，是图书馆的有益补充，但是由于重视不够或经费不足等，院系资料室在实际利用中存在各种各样的问题。

1.院系资料室规章制度不规范，管理比较松弛。院系资料室归院系所有，多不对外开放。门户紧闭，不对外开放往往是院系资料室的固有特色。院系资料室本来就藏书有限，只能满足教师和研究生的借阅需要。一些教师为了自己的方便，长期“霸占”资料室的珍贵文献资料，久借不还。有的教师甚至一下就借几十本，并且不按时归还，其他教师要用，还要私下打听文献的“下落”，进行私下里“流通”。院系资料室一般只有本院系师生才能借阅，并且往往不按时开放，有时隔天开放，周末根本就不开放，甚至需要提前“预约”，根本无法满足院系的教学和科研需要。其它专业的师生要到资料室借阅，需要经过相关领导的“批示”才可以。并且，很多院系资料室文献资料缺乏详细的电子目录，无法查阅，造成了图书资料的浪费。

2.院系资料室预算不足，购进文献资料随意性大。高校图书馆每年都有专门与教学和科研配套的预算，可以保证文献资料的不断增加和更新。但院系资料室经费一般由院系自己筹集，加上院系本来就经费紧张，只好压缩资料室的经费。尤其是一些文科院系，大部头的专业古籍文献发行量小，价格非常昂贵，院系资料室根本没有能力购进。即使资料室采购文献资料，也经常出现采集随意性大，品种少，重复率高的问题。院系即便设立资料室，藏书量严重不足。资料室的文献资料常年不更新，书籍资料古老陈旧。一些有价值的书籍资料落满了灰层，既无法满足现实需要，也造成资源的极大浪费。一些师生满怀好奇到资料室借阅图书，却最终大失所望，这样口耳相传就形成恶性循环，造成院系资料室常年大门紧锁，日益冷清的局面。

3.院系资料室编制紧张，业务人员素质欠缺。目前，高校院系行政系统受编制限制，院系资料室专业管理人员本来就少，只能由其他人员兼职。为了解决院系资料室的人员不足，院系甚至安排青年教师、辅导员和办公室人员充任，甚至派学生来看着资料室。近年来高校不断引进高层次人才，院系资料室就成为安置人才家属的“福利”机构。这些人员很多都不是图书馆专业出身，也不是某一领域的专业人士，对图书资料的编目、整理和分类都没有经验，也没有学习的途径，从而造成资料室图书资料放置混乱，查找困难。由于资料室工作不受重视，待遇也不高，导致资料室老师工作积极性不高，得过且过。同时，资料室管理人员还经常被安排其它院系临时任务，更使得其工作无足轻重。

三、院系资料室利用的改进措施

高校院系资料室经过几十年发展，在文献资料的收集、整理和加工方面具有独特的优势，为院系的教学工作和学科建设发挥了积极作用，但是在当前高校工作不断创新的新形势下，院系资料室面临着很多问题，制约了院系的发展。院系资料室的发展必须在院系现有经济和信息资源条件下，应当不断转变观念，构建新的管理体制，进行不断改进。

1.整合院系资料室与图书馆资源，实现资源利用最大化。院系资料室是为本院系师生的教学和科研服务的，因此长期以来只对本院系的教师和学生开放。这种情况就造成了资料室资源使用范围较窄，使用效率低下，导致资源的较大浪费。当前，我国高校蓬勃发展，专业学科建设速度加快，交叉学科和边缘学科大量出现，因此专业和前沿资料就成为急需。如果院系重复采购专业资料，会造成资源浪费，因此不同院系资料室之间，以及院系资料室和图书馆应该加强平时的交流和沟通。院系资料室文献资料应该由图书馆统一编目，形成统一数据库，使得全校教师和学生都可以检索到图书信息，从而打破院系资料室只为本院系教师和学生服务的传统。资源共享无疑提高院系资料室的资源利用率，方便其他院系的教师和学生查阅专业资料。资源共享无疑会影响本院系教师、学生对资料室的利用，为了弥补这一不足，可以在借阅次序、时间和数量上优先于外院系的教师和学生。

2.实现院系资料室和图书馆文献资料的统配置，增加经费的统一预算和划拨。高校图书馆隶属于高校，院系资料室属于院系，文献资料的采集属于不同流程，图书资料的购置经费分别预算和划拨。这不仅导致了图书馆和院系资料室图书文献的重复订购，浪费了有限资源，也导致院系资料室和图书馆的经费分配不平衡。为了整合图书馆和院系资料室的资源整合，可以由高校确定图书馆和院系资料室的经费预算和划拨。院系资料室的书籍采集也可委托图书馆统一采购，由于图书馆独特的购书渠道，并且量大以获得优惠，不但可以实现图书采购的最大优惠，借阅有限的资源。图书馆代院系资料室购进图书资料后，可以由专业人员统一对文献资料进行编目，避免图书馆与院系资料室重复订购，减少高校的资源浪费。

3.提升院系资料室管理人员的业务素质，加强对院系资料室的管理。由于院系资料室人员普遍缺乏图书馆管理方面的专业知识，也没有院系专业背景，这就导致院系资料室管理、服务欠缺。院系应该选拨一些懂得专业的人员参与资料室的管理，改变过去资料室管理员只是整理、收发图书资料岗位的观念。高校资料室行政上属于院系，业务上属于图书馆管理，因此应该加强图书馆在院系资料室管理人员在文献资料搜集、整理和编目方面的培训，不断提高院系资料室人员的素质。在当前院系资料室管理人员已经确定的情况下，应当加强对资料室管理人员图书馆专业知识和网络技术的培训，从而提升其图书资料的搜集、整理能力，提高其文献处理的服务能力，使院系资料室更好为院系的教学和科研服务。

总之，院系资料室是高校图书馆之外的重要图书信息中心，是院校教学和科研得以推进的基础。当今，高校的信息化、网络化正在不断推进，电子媒体已经成为生活和工作的重要载体。院系资料室也要利用媒体的理论宣传自己，让资料室“沉睡”的宝藏发挥其价值，从而促进院系和学校的发展，为社会培养更好更多的人才。

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作者简介：荆东（1968-），男，河北保定人，太原师范学院历史系馆员，研究方向为大学图书馆。