浅谈民生档案的收集与利用

尹国芹

【摘 要】民生档案是档案馆（室）服务群众的最直接方式，做好民生档案工作的关键是做好民生档案的收集与利用。民生档案是社会管理活动的历史记录，是维护群众权益的原始凭证，是“人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题”在档案工作中的集中体现。实践经验证明，只有收集贮存了内容丰富、数量众多、门类齐全、价值珍贵的民生档案资料，各级档案馆开展工作才有雄厚的物质基础，才能更好地为改善民生服务。

【关键词】民生档案；收集；利用

引言

民生档案作为社会管理活动历时记录，没有完整丰富的民生档案资源，民生档案工作就成了无源之水、无本之木，服务民生就是一句空话。基于此，加强对民生档案的收集与利用是非常有必要的。

1民生档案的基本现状

由于受传统观念的影响，有些基层档案室存在着重保管轻收集的思想，认为只要把馆藏档案保管好就可以了，对于涉及人的材料收集问题，抱着你愿意交我接收，你不愿意交我就算的态度；也有一些单位科室认为牵涉到人事、民生资料的相关材料是由自己科室办理的，文书催促上交却迟迟不交出相关材料，认为单放在自己科室保管，这样更便于利用方便，致使部分个人档案没有整理归档，没有形成档案的集中统一管理；有些重要档案随意借出，却没有办理借阅手续，时间久了也没有及时归还……这些情况的存在，致使接收进档案馆的大多数是利用价值不高的发文、讲话等文件材料，而越是与人关系密切重要的批复、花名册、登记表、审批表等很少存入档案馆，于是出现利用者利用时查不到的现象，会给利用者在养老保险、工龄计算、退休等手续的办理带来麻烦，难以体现民生档案资源真正为社会所用。民生档案管理利用是体现档案工作关注民生、保障民生、改善民生的重要环节之一，是推动新时期档案工作发展的新理念和新目标。

2民生档案管理利用存在的问题

2.1民生档案作用宣传不深入，档案意识不强

日常生活中，《中华人民共和国档案法》等法律法规与平民百姓的生活联系不多，人民群众甚至某些机关单位部门、乡镇对于民生档案的重要性认识不高，民生档案意识不强，加之有的档案人员业务不熟，档案工作缺乏有机联系性、系统性、规范性及整理质量不符合规范要求，从而影响整体工作水平。另外，日常生活中档案法律法规和档案工作的宣传形式简单，宣传不够深入细致，普及面不够广，导致民生档案作用社会知晓度不高。

2.2民生档案征集力度不大，馆藏不全面

民生档案来源于不同的行业和部门，种类较多，内容丰富。当前，宝应县档案馆已征集了婚姻档案、退伍军人档案、收养档案、职称档案、公证档案等民生档案，但是因为分布范围散乱、移交制度不健全，还有部分单位有自己的想法，不愿向档案馆移交，导致档案馆收集民生档案不够全面。至今，知青档案还未入馆，它与个人工龄认定、收入挂钩方面有着重要的作用，部分档案查询者不知去哪个单位查找自己需要的档案。

2.3民生档案整理不规范，利用效率低

部分单位民生档案存放混乱，整理不够规范，无检索工具，保管条件差，导致检索困难，档案资源无法充分利用。

2.4民生档案保管利用层次低，长期危害大

受地方财政等条件限制，档案馆现代化程度不高，部分民生档案资源开发利用仅达到微机检索条目，经常性的查阅档案原件，对档案的安全保护极度不利。

2.5民生档案监管体制不畅，执法难度大

目前的档案执法力度不大、机制不活、体质不畅，重收集保管，轻执法监督，一些基层单位民生档案损坏、流失严重，但责任得不到严肃追究。

3民生档案收集利用的对策

为确保民生档案收集齐全完整和有效利用，各级档案馆（室）应着力抓好以下几个方面：

3.1建立健全文件归档制度

相关涉民单位要高度重视，切实抓好民生档案收集工作，建立健全文件归档制度，按照文书档案和各类档案归档范围的要求，把本机关涉及民生的文书档案、干部人事职工档案、社会保险、低保、计生、不动产、棚户区搬迁安置、退休职工、下岗失业职工档案托管等民生档案应收尽收、应归尽归，实行集中统一管理，从制度上、源头上保障民生档案的齐全完整、管理规范。

3.2注重收集的方法和渠道

一是要定期收集，把本单位涉及人的文件材料及民生专业档案定期收集接收进综合档案室；二是要加强某一重要阶段的收集，比如人事调整、工资调整等重要活动结束时及时把材料收集归档；三是要注意“账外”文件的收集，大多数人事方面的材料并非是红头文件，未经文书部门登记入账，如调资表、花名册、介绍信等；四是要到重点科室收集，如政工科、人事科、纪检办、信访办、业务科等涉“人”材料多的部门。五是定期对涉民单位的民生档案的管理情况、归档情况进行执法检查，确保民生档案收集齐全。

3.3明确收集的范围和重点

对照本单位文件材料的归档范围进行收集，把反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料，在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料，需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料等统统收集齐全，树立“人的档案最重要”的观念，突出民生档案在档案资源建设中的地位，重点收集反映人事管理活动的文件材料。如，人员编制、人事任免、奖励材料、处分材料；职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审材料；职工调动、职工名册、党团员名册、工会会员名册、党团材料等，即凡是涉及“人”的切身利益的材料都要全部收集归档。

3.4在拓展收集的门类上下功夫

民生档案涉及面广，在民生收集上，可从文书档案向与公众利益密切相关的婚姻档案、医疗档案、房产档案、家譜族谱、出生档案、劳动工资档案、养老保险档案、公证档案、知青档案、职称档案等专门档案延伸，让档案资源体系覆盖民生的各个领域，覆盖最广大的人民群众。

3.5提高全民社会档案意识

要充分利用广播电视、报纸、网站、举办培训班、举办知识竞赛、发放宣传册等多种形式广泛宣传相关法律法规，真正深入到乡镇、社区、村居基层，不仅让机关单位、部门意识到档案的重要性，更重要的是让广大民众了解什么是民生档案，它和自己有什么切身利益的关系，从而提高全民民生档案法律意识。

3.6强化民生档案业务培训

高素质的档案干部队伍是做好民生档案管理利用工作的前提和基础，要加强档案干部的理论和业务水平，转变观念，提高意识，树立服务民生、服务和谐社会的档案观，真正做到管理上达到“四会”，即：会独立开展业务指导、会民生档案相关法律法规、会全面掌握办公自动化设备、会熟练操作档案专用软件。

3.7狠抓基层民生档案

要充分履行档案行政管理部门的监督和指导职能，抓好基层民生档案组织网络建设，切实加强民生档案工作的业务指导、目标管理和规范管理工作，实现民生档案装具标准化、业务规范化、管理法制化，办好民生档案立档单位试点，以点带面、以先进带后进，从而促进全社会民生档案工作的平衡发展。要夯实基础，加快民生档案数字化建设工作。

结束语

收集民生档案是为了更好地服务民生，各级档案馆（室）要转变档案工作重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识；加大档案接收进馆的力度，不断丰富馆藏档案信息资源；树立为民服务意识，让为民服务成为自觉的行动，确保民生档案及时服务社会。有条件的可以对馆（室）藏的民生档案进行数字化，全文扫描、著录，建立专题民生档案目录，为人民群众提供方便快捷的调卷、查阅利用服务。

参考文献：

[1]曹冰.浅谈基层民生档案工作的现状、问题与对策[J].办公室业务，2018（10）：128.

[2]赵岩.地方综合档案馆档案进馆问题研究[D].广西民族大学，2017.

（作者单位：临朐县档案馆）