公安档案信息化管理的思考

朱飞艳　严明明

在新的历史时期，随着计算机技术的发展和普及，公安档案信息化管理已成为公安档案现代化管理的必然趋势和发展方向，全面落实和推行公安档案信息化建设势在必行。

一、公安档案信息化管理的必要性

充分运用科技手段提高档案管理水平，已成为档案安全管理和开发档案资源的有效途径和必由之路。

（一）信息存储的高密度性。计算机储存是利用数字化技术把有关档案信息，如文字、图像、声音、视频等转换成计算机能够识别的二进制数形式进行存储，还可用 CD—R 或用 DVD 的密度刻录保存，大大节省了空间。

（二）信息传递的可操作性。利用计算机或网络技术进行制作、存储、检索、管理和使用的电子档案，可以进行异地查询、复制等信息操作。

（三）信息查询的快捷性。档案管理信息化的实施，使档案利用者可以通过网络在线和计算机自动检索功能获取档案信息，查询各种档案资料省时省力。

（四）资料保存的安全性。电子文件将资料记录于载体上的同时，可对载体上的数字信息进行压缩编码、加密等处理，适用于公安保密工作的需要，还可以将档案资料复制进行备份或异地保存，避免了纸质档案发霉、发脆、虫蛀等不利于档案安全保存的问题。

二、公安档案信息化管理中存在的突出问题当前，公安档案信息化管理中在软件、硬件上存在的一些问题和短板，已经成为新时期公安档案变革发展的巨大障碍，因此，我们必须从战略的层面更加理性地作出思考。

（一）力量薄弱，素质不高。一是档案员素质不高。有的综合档案员工作积极性和热情都很高，但因档案知识欠缺、文化素质、微机操作水平不高，致使档案信息化管理质量、专业化程度不高。二是档案岗位不稳定。在基层派出所，大多数档案管理员是由内勤兼任，且变动频繁，业务衔接不顺畅。三是工作精力顾不过来。尤其是基层派出所内勤既要面对上级各个部门数十几种业务，又要疲于多头应对其他工作，很难全身心集中精力投入“档案信息化”建设中，影响了档案工作效能。

（二）保障乏力，配套不全。近年来，公安机关虽然加大了对档案信息化管理经费的投入，改善了办公条件，但还有一些基层单位档案管理硬件设施不配套，设施陈旧落后;有的单位只是将普通办公室、住房或其它用房充当档案库房，这些库房往往面积小、阴暗潮湿，连起码的去湿机、灭火器也配备不全;有的单位还将一些其它杂物堆积于档案库房。

三、全面提升公安档案信息化管理水平的途径和策略如何切实推进公安档案“信息化”建设，全面提升公安档案信息化水平，本人认为应从以下四个方面下功夫：

（一）注重夯实档案工作基础，助推档案信息化管理深入开展。一是规范归档材料收集工作。要制订、完善、健全收集制度，创新收集手段，做到广泛收集和重点收集相结合;要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集;要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。二是规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷内文件排列有序、案卷标题简明、保管期准确、案卷封面、卷内文件目录、备考表填写无错漏、案卷装订结实美观。三是规范档案管理工作。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用;要积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，配置防潮、防湿、防火等安全保管和保护设备;要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作。

（二）要注重公安电子档案与纸质档案兼容并存。纸质档案和电子档案是两种不同载体的档案，有着各自的特点，它们既有相对的独立性，又具有统一性。我们在实际工作中，既要做到重视电子档案的录入和传输，又要做到纸质档案的妥善保管，使其继续发挥应有的作用。只有将二者有机地结合起来，充分发挥各类档案信息资源，才能更好地为公安工作和社会服务。

（三）加强电子文件归档和接收的集中化管理。通过建立公安档案信息管理系统局域网，实现与上、下级的互联。分县局机关档案室将基层派出所档案工作纳入全局档案信息管理系统平台，这样不仅可以通过网络对派出所档案收集、整理、归档等工作进行集中统一管理，而且可以通过网络跟踪掌握各派出所档案工作的真实情况，及时发现和有针对性的帮助解决存在的问题，提高派出所档案管理整体水平。同时，通过与省厅、市局的互联，实现档案信息資源的共享，为现实斗争和广大群众提供方便优良的服务。

（四）加强档案信息化管理人才的引进和培养。档案管理人员的素质是决定档案信息化建设的关键因素。电子档案的管理人员，必须熟练掌握计算机操作及相关设备维护技术，同时还要熟悉档案管理基础知识及各项公安业务知识，并具有一定的写作能力。这就要求我们在加强公安档案信息化建设中要以档案专业人才、计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，加强档案信息资源管理专门人才队伍建设。