企业内控信息化建设探索与实践

周艳丽 唐哲军

摘要：信息化时代，企业面临着新的机遇和挑战，内部控制愈发重要。如何限制乃至消除各种形式的“变通”对内控流程的破坏，更好地防范化解风险？本文通过对江苏省广播电视集团有限公司内控信息化建设工作方法与成效进行总结、分析，为新形势下企业内部控制工作落地提供了借鉴。

关键词：内部控制；信息化管控；OA系统

江苏省广播电视集团有限公司（简称“江苏广电”）是2001年江苏省人民政府批准组建的省级广播电视集团，主要运营广播电视节目制作与播出、电影制作与发行放映、新媒体、报纸杂志、文化金融、国际业务、培训业务、演艺业务、产业基地（园区）、居家购物等多项业务。截止2018年底，江苏广电在职员工7000多人，集团合并总资产310多亿元，旗下全资子公司、控参股公司200多家，是一家业务多样、人员众多、规模庞大的国有文化企业集团。

江苏广电内部控制信息化管控机制主要可概括为“七个管控”，即依托OA协同办公系统、NC财务用友系统、CBS银企直联系统（以下分别简称“OA系统”“NC系统”“CBS系统”）等先后开发的信息化平台，将主要的内部控制管理制度、流程、方法嵌入信息系统，从预算、资金、资产、采购、成本费用、财务报告和内部审计七个视角对各项业务施行信息化管控。

预算管理信息化管控。江苏广电全面预算管理是将各项业务全面、全流程、全员性地纳入预算管理，在预算执行环节，预算信息化管控具有实时管理、避免人工统计错误的明显优势。以江苏广电广播传媒为例，年度预算经审批核定后，由预算管理员将预算数据录入NC系统，启用当年度预算管理模块。日常经费实行预算总额控制，NC系统自动计算日常经费可用预算金额，如使用经费金额超出可用预算金额则无法保存使用经费的单据、支出经费；专项经费事项专项控制，该专项业务发生前，由业务经办部门履行事项审批程序，列明申请使用的专项预算，NC系统自动生成事项审批单号，业务经办部门在使用经费时，须在NC系统费用报销单（或预付款、借款单据）上关联事项审批单号，在专项预算范围内使用预算，超出预算则无法保存使用经费的单据、支出经费。经费使用后，NC系统预算管理报表实时统计预算总额、已执行金额、可用预算余额，反馈当前预算管理情况并为后续管理提供数据。

资金管理信息化管控。江苏广电成立早期，由于其是由20余家单位合并组建，资金管理集中度和资金使用效益相对较低。2010年江苏广电上线CBS系统，建立了资金信息化管控平台，将下属单位所有银行账户纳入CBS系统集中管理，经过多年的探索和完善，已实现对主要资金成员单位的资金实时监控、统一资金归集调配、统一资金运营、统一内部借款及委托贷款、统一内部融资等，有效發挥了集团资金的规模效应和协同效益。

固定资产管理信息化管控。江苏广电固定资产管理信息化管控主要体现在两个方面：一是借助OA系统实现固定资产请购、调拨、变动、报废的电子化审批，审批完成后由固定资产管理员在NC系统固定资产管理模块中办理请购、调拨、变动、报废登记相关工作；二是NC系统固定资产管理模块与会计核算模块协同，固定资产管理模块完成资产登记、折旧计提、减值计提、资产报废等工作后，自动将增产增减、折旧、减值等信息发送到会计核算模块来生成相应的记账凭证，以确保固定资产管理模块与会计核算模块关于固定资产账务信息的一致性和准确性。

采购管理信息化管控。江苏广电除节目采购业务实行专业性地采购管理外，其余各项采购业务均通过信息化工具进行全流程管控。5万元以上的采购业务须在OA系统履行采购项目立项审批、采购文件（如公开招标文件、邀请招标文件、竞争性谈判文件等）审批、合同审批、财务报销审批等，集团监察、财务、技术管理、法务等部门分别从采购方式和程序、预算执行与付款、技术项目论证与验收、采购活动的综合监督、法律风险管控等角度对采购活动分工实施监督管理。

成本费用信息化管控。江苏广电成本费用信息化管控是通过NC系统和OA系统的协同管理实现的。成本费用承担部门在NC系统录入费用报销、预付款、借款等经费支出单据，需要事前审批的事项，在录入单据时可引用OA系统中已经前置审批的合同审批表、采购相关表单、出差请假审批表等文件。经费支出单据在NC系统保存后自动发送到OA系统履行经费支出审批程序，审批完成后审批信息再次自动返回NC系统，经财务人员确认后支付资金、生成记账凭证。成本费用信息化管控一方面通过信息引用的方式在一定程度上实现了业务信息和财务信息的集成共享，另一方面大大方便了财务审批，提高了审批效率。

财务报告信息化管控。江苏广电是由江苏人民广播电台、江苏电视台等20余家单位根据省人民政府的批复合并组建的，组建后下属财务报告单位数量大、情况复杂，如何准确、高效地编报财务报告是集团会计核算的重点和难点。江苏广电通过统一使用NC系统，逐步、深入地促进统一会计政策、统一会计核算规则、统一会计科目、统一收支项目、统一客商等基础档案数据，实现各财务主体财务报告的统一性和标准化。同时，为规避人工编报关联交易漏报、错报的风险，江苏广电通过推行NC系统中的内部交易协同模块以实现关联交易自动抵消，具体为关联交易的一方在记账凭证中录入另一关联单位的名称后，则NC系统的内部交易协同模块自动将信息发送到对方确认，待内部交易协同确认后，关联交易双方才能结账，则编报合并报表时，已确认协同的关联交易将自动完成抵消。

内部审计信息化管控。江苏广电内部审计信息化管控主要体现在对审计过程中发现问题的整改方面。在年报审计、经济目标责任审计、离任审计、内部专项审计等各项审计工作完成后，针对审计中发现的问题须即知即改、立行立改，具体要求是被审计单位在OA系统中提交《审计整改落实情况表》，列出当前整改情况、拟整改措施或情况说明、拟完成时间及整改责任人等信息，报集团财务资产部、经营管理部、审计法务部、监察室等部门审核。对需要逐步推进或持续改进的问题，被审计单位后续按月将持续整改情况汇总填报《审计整改落实情况表》，直至整改任务全部完成。

江苏广电内部控制信息化建设的过程，其实也是一个不断发现问题、解决问题的过程，目前仍存在一些问题需要解决，重点要围绕“四个方面”做好优化与提升。

做好顶层设计工作。江苏广电作为规模较大的企业集团，对成员企业采用何种管控模式，是分散管理还是集中管理，集中管理又是采用何种具体操作模式，以及信息化建设本身采用集中还是分散的设计建设及运行管控模式，都需要在内控信息化建设之前作为前置性条件确定下来。从操作情况看，信息化之前集团采用的是分散运作、集中监控的管控模式，信息化建设对江苏广电的内部管控模式提出了新要求，信息化建设过程中，江苏广电对集团内部的管控模式做了重大调整，从有管控的分散管理向集中运作、集中监督分散经营、集中监督和集中管控模式转变。

合理设置审批权限。内控信息化建设是以流程优化为前置条件的，而流程优化需要企业在组织架构、权力清单和管控模式等方面的优化设置为前提条件。在内控信息化过程中，江苏广电十分重视从两条路径上优化审批权限：一是集体审批线。结合江苏广电实际情况，重新梳理和修订集团各层级集体决策事项清单；二是个人审批线。将集团公司需要个人审批的财务事项分为费用报销、资金支付两大类，分别由董事长、总经理、分管领导和部门负责人四个职级设置审批权限。既加强管控又提高效率，有效平衡管控与效率的关系。

扩大内控信息化覆盖范围。内控具有全覆盖的特性，横向到边、纵向到底，全覆盖企业内部的各个组织层级，覆盖企业的财务、业务和管理等各项有风险的活动，覆盖面从战略到计划、预算、执行、合同、审批、核算、报告、分析、考评、绩效等整个管理循环的各个节点。与内控范围相吻合，内控信息化建设和运行也应当全覆盖。目前这一目标尚未达到。内部控制信息化建设尚未到边到角，还存在一些业务管理或无成文规定仅按惯例执行，或有制度规定但流程不明确无法融入信息管理系统，还需要继续扩大业务覆盖面。

内控信息化应力求一体、共享。信息化建设过程中，江苏广电着力对各系统进行了协同开发，实现了相关信息的共享、共有、共用，同时主要的审批事项均归集提交到OA系统履行审批程序，审批流程相关人员可通过电脑或手机查询、处理。从现有情况看，“信息孤岛”问题仍未彻底解决，还需建立覆盖业务全流程的内控信息管理系统。