浅谈企业办公室工作中的精细化管理

竺翔宇

【摘要】：企业办公室工作内容主要是以企业日常运营管理为主，其对于办公室人员和管理方面有着严格的要求。本文主要对企业办公室管理存在问题进行分析，并探讨精细化管理有效策略。

【关键词】：办公室工作 办公室管理 精细化 办公室

引言

集团公司办公室作为一个行政管理的中枢部门，其管理能力和管理作风直接影响到组织的运行效率和质量，而办公室的内部管理主要是面向行政人员的管理，做好人的管理，是企业得以持续发展的重要前提。办公室员工管理工作中，应坚持理论与实践相结合的思路，针对现阶段办公室员工管理中的问题，找出妥善解决的方法，才能切实做好办公室员工管理工作。

1企业办公室管理中存在的问题

1.1缺乏精细化管理意识

企业办公室工作对于企业单位日常运营有着无可替代的重要作用，因此其也对企业单位办公室管理工作人员的综合素质提出了新的要求标准。现今我国绝大多数办公室行政工作人员都不具备过硬的理论素质，同时存在注重管理、看轻服务的问题，没有树立一个完善的精细化管理理念。这对企业办公室管理工作的效率以及质量产生了严重影响。第一点，拖慢了企业单位制度建设工作进程，不利于企业单位对自身内部各项工作建立完善的体系;第二点，不利于企业单位办公室工作人员对工作流程进行梳理，同时工作人员也无法有效完成自身的本职工作，和企业单位各个部门之间进行良好的沟通与交流。最终导致企业单位之中出现严重的不担当、不作为问题，不利于企业单位的进一步发展。

1.2缺少完整的行政办公制度

管理制度是企业单位所有部门必备的规章制度，“没有规矩不成方圆”，管理制度的完整性和合理性是办公室工作顺利开展的基础。一些企业在运行时缺少完整的行政办公制度，致使办公室的工作效率低下。有些企业没有针对办公室工作的性质的不同制定出特有的规章制度，使得不同部门的管理制度雷同，影响工作效率。很多公司对办公室的事务没有明确的分工，使得有些工作缺少对应的责任人，发生工作无人认领，相互推诿的情况，影响工作的顺利进行【1】。

2基于企业视角的办公室员工精细化管理措施

2.1加强培训，提高办公室员工的综合素质

对企业来说，员工专业素质的提升不容忽视，这不仅是员工的个人成长，更是企业发展的重要助力。为了实现企业的持续健康发展，应采取多种培训方式，提高员工的专业能力与综合素质。随着科学技术的进步，企业员工培训方式、方法多种多样，可以通过市场上的专业培训机构、网络培训机构等开展专项培训，也可以通过同类企业的现场调研进行学习交流，根据个人具体情况实施有针对性的、个性化的培训，才能切实提高员工的专业素质。将企业的发展与员工职业发展有机结合起来，通过多种途径提高员工的专业素质后，员工作为企业的最小细胞单元制订个性能力提升计划，培养自我发展型观念，全员积极参与企业经营，才能够以更好的业绩回馈给企业，从而促进企业的发展。

2.2制定详细的工作计划

在行政管理工作中，员工的具体行为在很大程度上受到自身主观意识的影响，因此实现办公室管理机械化，必须要统一思想，让全体工作人员懂得精细化管理不是一蹴而就。必定要经过持续改进和不断完善的过程。制定科学可行的管理计划，良好引导员工更好开展各项工作，逐渐在办公室内形成精细化管理文化。优化办公室人员的管理意识，人员的执行力。比如某单位每年都会制定年度管理计划，计划会分解细化到月、周、日。办公室的行政工作更加精准详细，员工周而复始按照计划开展相关工作，经过长期的发展会最终形成精细化管理意识【2】。

2.3细化、量化考核指标

细化、量化考核指标对办公室管理精细化至关重要。在办公室管理精细化过程中，考核标准的制定应精确定位，合理分配，细化责任，注意对办公室岗位职责的设置，对每个工作步骤制定精确的标准，科学化的考核，落实责任到位，同时做到奖罚分明。如此一来，办公室管理精细化将绩效考核與行政管理挂钩，对每一位工作人员进行严格的考核，使员工严格按照办公室精细化工作的规定要求自己，可以助力精细化管理的推进。

2.4大力推广文化建设

文化作为单位的无形资产，一个好的公司文化会增强员工的归属感，激发其工作热情。在办公室管理工作中加强文化的推广建设，以此来增强员工的凝聚力。在实际工作中，需要定期开展一些文化活动来宣传精神文化，为员工创造一个轻松的工作氛围。同时还要时刻关注员工的一些想法。可通过开晨会和年会的方式来宣讲单位的价值观念，让员工通过自我总结和自我评判来对自身工作是否达到标准要求进行判定。利用单位网站来宣传具体的思想和方针，并公布单位内部一些重大事件，定期开展团建活动，将单位的文化价值观贯穿于整个活动过程【3】。

2.5应用信息技术

建立各部门良好的沟通渠道精细化管理不仅要体现以人为本，还应该积极运用信息技术等手段建立各部门之间的良好沟通渠道，建立精细化管理组织结构。监管的有效模式包括分级监管和网络监控。办公室的工作人员在完成各项工作时都应该加强沟通，并适当展示好的工作成果，这会有效挖掘工作人员的办公积极性，并进一步激发其潜在的工作能力。组织细致的办公计划，注意优化所有办公人员的团队人际关系。在目前的发展阶段中，信息技术能支撑办公室行政工作更好实现行政化管理。与此同时，办公室人员也要不断适应办公信息化和自动化，办公自动化应用技术在不断发生变化，实施精细化管理也要始终用变化的眼光促进其更好发展。

结语

综上所述，办公室管理工作对于企业单位有着无可替代的重要作用，通过该工作能够有效提升企业单位日常运营的效率以及质量，帮助企业单位在社会上树立一个良好的口碑形象，促进企业的可持续发展，积极开展精细化管理是时代发展的必然趋势。

【参考文献】：

【1】郭洪斌.实现企业办公室管理精细化的思路与对策[J].化工管理，2018（36）：7-8.

【2】刘秋澄.办公室管理精细化的思路与对策[J].中小企业管理与科技（上），2017（09）：31-32.

【3】李巧慧.基于企业视角的办公室员工精细化管理研究[J].中国培训，2017（15）：47-48.