浅议突发事件对档案的危害及应对策略

范文超

【摘要】：近年来，随着突发事件频繁出现在档案馆，本文提出了突发事件对档案的危害，分析了预防突发事件发生的应对策略。

【关键词】：突发事件 危害 应对策略

档案安全对于社会发展而言，具有相当的重要性。近年来，国际档案界在如何收集、保管、利用好档案的同时，愈发注重如何减少突发事件对档案馆的破坏。下面，笔者结合实际，从突发事件对档案的危害与应对策略提出了自己的见解。

一、突发事件对档案的危害

突发事件往往具有突发性、不确定性、不可预见性甚至不可抗拒性。因此，一旦发生突发事件，将会给档案造成损毁，甚至毁灭性的灾难。在目前的档案管理工作中，存在着一些安全威胁，档案的安全管理尤其重要。从不可抗的因素来看，如：

（一）自然灾害对档案的危害

自然灾害包括地震、火灾、泥石流、海啸、洪水等。比如：1995年日本神户地震，震区的部分电子文件信息永远消失。又如：火灾，发生火灾后的酸性气体不仅会脆化档案，还会让档案报废，甚至会给档案带来灾难性的毁灭。据资料统计，建国以来，全国各级各类档案馆发生了近百次直接火灾，共烧毁了档案300多万卷，造成了巨大损失;再如：泥石流冲毁北川县档案馆1000平方米馆舍，116000卷档案受损严重;此外，2004年印度洋发生的海啸，直接导致当地档案馆的文件和照片档案被彻底损毁。其中，班达亚齐省档案馆失去了80%的照片档案;最后，还有洪水，佛罗伦萨的洪水冲毁了意大利国家中心图书馆中的200万卷的文件资料。可见，自然灾害对档案的危害有多么巨大。

（二）人为因素对档案的危害

人为因素对档案的危害同样不可小觑。比如：战争对档案的损毁是非常严重的。比如：1999年，以美国为首的北约对南斯拉夫进行轰炸，南斯拉夫大量珍贵档案毁于战火。又如：2001年的“9.11”恐怖袭击事件，美国世贸大厦中数以万计的档案与计算机中的大量数据被损毁。可见，战争对档案的破坏是多么巨大。

二、应对策略

（一）增强安全意识

重视是做好突发事件发生的关键，档案人员首先要在思想上提高应对突发事件的意识，只有重视突发事件，才能对突发事件的征兆具有敏感性。大多数情况下，突发事件发生之前都会有一些征兆。如果档案人员缺乏安全意识就有可能忽视这些因素，进而失去突发事件发生时挽救档案的最佳时机。因此，只有提高档案工作人员安全意识，防范意识，责任意识，坚持严格管理，安全第一，预防为主的原则，才能预防突发事件的发生。

（二）制定突发事件的预案

对于可能发生的突发事件，首先应掌握这些灾害性突发事件的特征、危害及防范、應对、急救的基本常识。改善档案保管环境，加强档案库房建设，硬件设备的投入才是档案安全的基础，采取相应的有效措施很有必要。一是做好物资上的准备。比如档案馆内在任何情况下都应保持安全出口和疏散通道畅通无阻，安全出口不应少于两个，并设置明显标志;禁止将烟火、明火、易燃易爆的化学物品带入馆内;各类安全器材和设置及自动报警系统装置要保持良好状态;防止档案馆出现建筑危房、电源和水源线路管道老化;预备应急灯、手电筒、绳子、锤子等物品;将馆藏档案划分等级保管，珍贵档案装入1人能扛得动的箱子保存，将重要档案以缩微或光盘、磁盘的方式备份管理，便于发生突发事件发生时转移携带;此外，还要有备用的档案仓库。二是制定应对可能发生的各类突发事件的具体行动方案，即紧急状态下采取应急措施的预案。比如一旦发生突发事件，由谁统一指挥，如何分工，如何报警，如何与上级有关部门请求救援，如何组织档案抢救与转移，如何调度车辆，如何控制和保护现场，如何做好善后工作等等，都应该有清晰可行的方案，并定期组织演练。

（三）加强档案馆基础设施的建设

档案馆是集中保存档案的地方，档案馆的建筑质量以及设施的配备情况对档案的保护起着至关重要的作用，改善档案保管环境，从源头上保证档案安全。首先，档案馆的建设要严格按照建筑安全规定，在确保工程质量的前提下，防止档案馆建设在地下管线复杂、地基松动，暴力事件和火灾的高发区域，降低自然灾害对档案造成损害的可能性。其次，结合档案库房安全保护的实际需求，配备安全防控设备。档案馆内应配备完善的监控系统，比如：火灾报警系统、消防系统、库房温湿度调解系统、视频系统、门禁系统等，及时更换过期的器材，对可能引发灾情的因素时刻监控，做到防患于未然。

（四）做好突发事件的处理工作

保障档案安全是新形势下档案管理人员的神圣职责，我们应该依靠科学的手段，建立档案保障管理体系和档案管理制度，正确处理，安全管理，积极利用各单位和各部门的纽带关系，配合档案管理者。可以从一下几个方面实施：

一是立即报告。要及时报警并向上级部门报告灾情，为事件处置赢得宝贵时间。二是组织抢救。在向上级和有关部门请求救援的同时，要根据不同突发事件的不同灾情，确定现场抢救方案，明确分工，迅速组织抢救。三是保护现场，要在第一时间划定事件现场的控制范围，组织保护人员、保护现场，防止档案被抢被盗。四是配合协调。现场抢救或救护，往往需要各有关部门的参与和支援，除服从上级领导现场指挥外，局（馆）领导要善于协调配合各方面的力量，合理配置人力物力。五是做好善后处理工作。对事件造成的损害要及时做出准确、科学的评估，总结经验教训，并及时向上级报告处置突发事件的情况，请求领导帮助解决因突发事件造成的困难和问题，采取相关积极措施，尽快恢复正常工作。

三、结语

由于突发事件具有突发性且突发事件对馆藏档案造成的损毁往往不可估量，因此，我们应该经常进行演练。只有经常演练，这样才能做到万一突发事件发生时，心中不慌乱，更好的保护个人的人身安全和馆藏档案的安全。

【参考文献】：

【1】胡康林.突发事件档案的特征、类型及其开发意义[J].档案管理，2018（1）：87-90.

【2】范敏，冉朝阳，宋慧蓉.论重大突发事件档案收集的困境与策略[J].档案管理，2015（4）：52-53.