农机电子档案管理之我见

刘庆强

【摘要】：随着我国经济快速增长，农村土地流转的加快，促使农业机械化事业也同样得到了快速稳定的发展。与此同时，相关农业机械的档案管理就显得尤为重要。本文结合我县当前的农业机械发展现状，阐述农机档案中所存在的问题，并提出加强农机档案管理工作的具体方法措施。

【关键词】：农业机械 档案管理 电子档案 管理措施

目前，我县农业机械化综合水平达到92%，总动力128.8万千万，拖拉机保有量4.5万台。科学技术日新月异，我县农业机械化随着蓬勃发展，为农业机械电子档案管理工作者带来严峻的挑战。

一、建立并完善农机电子档案管理系统的意义

农业机械电子档案管理系统的开发应用与不断完善升级，对全面开展农业机械档案资料的整理、保管和实现业务服务快捷性、资源的共享性等农机安全生产监督管理提供科学、标准、规范的服务具有十分重要的现实意义。

1.档案管理信息化是现代社会发展的需要和必然。当今随着计算机技术的迅速发展和广泛應用，使档案工作已逐步实现现代化管理。档案资料的数字化、信息化管理和计算机检索、查询是电子档案成了档案管理的重要形式，也成为当前档案管理工作的重要内容和档案管理的重要组成部分，随之而产生的电子文件与纸质文件汇成浩大的信息流，成为社会改革发展和增效的宝贵资源。档案信息化是现代社会行政事务管理水平的体现。

2.档案管理信息化是实现资源整合，充分打破各个档案之间毫无联系和勾连的关系，使其能够实现共享和勾连，从多方便查找和管理。档案资源的整合，可以通过建立数据电子档案和管理机构的方式来实现对信息的有效利用和管理，从而实现资源的共享，使之更好的为社会发展服务。

3.档案管理信息化是电子建档的前提，也是比纸质档案管理更为有效和便捷的一种方式;同时电子档案也是档案发展的需要，两者之间相辅相成，在现代档案工作中缺一不可。但是电子档案尤其更具有优越性，更能适合现代化工作的需要。

二、农机电子档案管理系统现状

1.电子档案规范化程度不够，岗位职责不明确

目前我县虽然有计算机等先进科学的管理设备已列入装备，但是仍然没有建立好一套完整的电子档案管理制度，不能很好的落实岗位责任制，使档案从收集、整理、备份等一系列工作缺乏制度化约束。

2.档案信息化、科学化管理程度不高

目前虽然普及了档案电子信息化管理，但是系统中仍然有很多方面不完备，甚至没有建立、建全起农机统计信息网络系统，不能很好的为农机档案管理人员进行数据分析。

3.上级领导对农机档案管理重视不足

当前，各地区普遍缺乏专业的农机档案管理人员，有些地方对档案管理专业性存在认识不足，甚至出现无专人员管理或临时代管现象，造成农机档案缺失，而专职管理农机档案人员，大多数都不是专业的档案管理人员，没有参加过甚至很少参加任何业务培训，不熟悉档案工作的业务流程，有的出现领导重视不够，人事变动频繁，造成档案管理人员责任心不强，借出档案不能及时归档现象。这些人为造成了档案材料的不完整性和不确切性。

三、农机档案管理存在的问题

1.单位领导重视不够

目前，很多地区的档案管理工作分工不明确，领导不够重视档案管理工作，出现兼职管理，无人管理，多人管理，岗位变动频繁，加上管理人员意识淡薄、责任心不强，导致农业机械档案管理混乱，出现档案丢失，查询困难的局面。

2.档案信息没有完全发挥作用

农机档案为农机人事工作和经济建设服务，多数是被动提供信息，查阅的大部分内容是农业机械的自然情况、购买者信息、补贴信息等，为农机工作决策提供依据。受传统观念影响，提供利用档案主要是坐等上门服务，缺乏主动参与意识。

3.管理维护水平较低

有的农机档案管理人员因信息更新不及时而不全面，需要与档案进行核对后才能确认，一旦工作不细就形成了错误信息，上级系统单位对农机信息应用较少，只能做一些简单查询。到目前为止，统计报表之类的工作还没有成熟的参与到农机电子档案管理中去，而与农机工作的综合评价等工作联系不紧密。主要原因是信息系统不够完善，信息功能不够强大。

四、加强农机电子档案管理的措施

1.加强组织领导，强化责任

按照《中华人民共和国档案法》规定在设计归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管借阅、记录统计等方面监理缱绻农机档案管理制度，严格按照农业部“三个规范”的要求建立农机档案室，实行“谁负责，谁签字”的原则，确保档案内容规范、完整。

2.加强基础建设，强化环境管理

加强农机电子档案管理的电子设备（如电脑、打印机、照相机复印机）等办公器材的管理，确保硬件设施以及软件提档升级，档案室内需具备灭火器、防虫剂等专用档案管理用品，切实做好防盗、防火、防水、防蛀工作，保证了农机监理档案的安全。

3.定期开展档案清查，确保档案真实完整

在加强源头管理的基础上，定期对所有农机监理业务档案进行全面检查、清理、整理，及时对存在的问题、缺少资料的档案进行查漏补缺，进一步健全和完善农业机械及其驾驶（操作）人员总台账和分台账。

4.加强信息化建设，完善电子档案台账

将农机驾驶员、农机车辆转入、过户、变更等档案信息全部实行系统微机化管理，不断快速完善软件系统建设升级改造，确保纸质档案、电子档案信息完整相符。

5.强化管理，加强信息员队伍建设

组织信息化工作是一项专业性很强的工作，必须由个人素质高、业务精的专业人才作保障，坚持素质标准与业务标准并重，选好配强组工信息员，把个人素质好、业务精、责任心强、懂技术、会管理的工作人员选配到信息化工作岗位，组织业务工作人员要切实转变观念，自觉树立信息化意识，积极学习信息技术，为农业机械化发展提供各种可靠及时的信息资料，加强信息资源的有效高效处理，充分利用信息平台，实现信息共享、资源共用，使农机档案管理适应于农业现代化的快速发展需要。