企业档案信息化建设存在的问题及对策

韩洪云　张景川　王亚丽　张永波　陈文强

摘 要：信息化建设是做好企业档案工作的根本途径。企业档案保存着一个企业的发展历程，是企业重要的资产，在企业发展过程中，存在很多问题，应有相应对策，建立档案信息化系统，解决企业信息查询服务，克服纸质档案的单一性，从而助推企业的发展。

关键词：企业;档案信息化建设;问题;对策

1 引言

目前，随着信息社会的迅猛发展，单一的纸质档案已不能满足企业发展的需要，企业实现档案信息化管理是十分必要的。信息化建设是企业档案工作的必由之路。

2 企业档案信息化建设的意义

所谓企业档案信息化，全面应用现代信息技术，对企业档案信息资源进行管理并提供利用服务。加快企业档案信息系统化建设，实现档案工作各个环节的计算机化，以协调组织、加强管理和决策，是十分必要的。笔者认为：实现档案信息化建设主要应从如下几方面入手。

3 企业档案信息化建设存在的问题及对策

3.1加强企业档案部门基础设施投入以完善区域网络建设

企业应加大资金投入，加强区域网络建设。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还用于库房的管理，以助推企业的快速发展。

3.2 加强企业档案信息化人才队伍建设

推进档案信息自动化的关键是人才。由于电子档案信息内容的数字化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能满足社会发展对档案工作的需求。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，它需要企业主管领导及所有档案人员的积极参与与配合，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重，与企业其他部门同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务企业。

从目前看，大部分档案人员现代技术水平偏低，有计划有组织地进行培训，以形成最佳的人才结构，使企业档案信息化建设工作达到质的飞跃。

3.3 档案信息化建设的组织管理和具体操作方法

档案信息化建设并不是简单的使用信息化硬件和软件问题，要真正实现档案信息化管理关键在于做到“五化”。

领导系统化。加强对档案工作的组织领导，形成 “一把手挂，成立档案管理工作小组，切实提高管理效能，从人财物等各方面给予保障。

队伍专业化。定期组织档案管理人员参加继续教育和档案信息化管理培训，开展学术交流、现场参观、知识竞赛等活动，促进档案管理人员自觉提高自身业务水平。

管理规范化。认真完善档案管理规范，制定操作性强的的档案管理细则，制定相应的档案人员岗位责任制度，另外，还要注重设备的规范化。及时对信息化软件设备进行更新，保证防火防盗、防虫害。

使用便捷化。根据企业的具体需求建立系统数据库。首先把文件及目录输入数据库，然后用扫描仪等设备对原文进行录入，利用信息化软件的功能对信息的收集整理和检索网络化。建立企业档案网页。需要借阅时，可以在网页上申请。

运行安全化。对于网络安全问题，企业应当挑选专业的档案人员进行相应的安全技术培训，另外，为了避免不可能不可抗拒的自然灾害对档案的破坏，还要做好重要档案的异地异质的备份工作。由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害。

档案信息化建设的着眼点应是整个系统，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定档案信息化管理的有关标准，建立企业档案信息网络，实现企业馆藏档案數字化、资源共享化。

近及年企业领导高瞻远瞩，克服资金短缺和人才短缺的双重困难，纷纷启动了档案管理的信息化建设项目。公司的领导、档案部门的领导和档案管理员，都亲身参与公司档案信息化的建设工作。档案信息化管理成功上线。

聚银公司是银光集团首家实现档案信息化管理单位并领跑西北。公司各部门领导、公司档案管理人员以及各部门兼职档案管理人员互相协作，加速了档案信息化的进程并提高了档案的信息化管理水平，从而服务公司生产经营。

公司在档案信息化过程中，成立档案信息化建设工作领导小组，从注重档案实体管理转变为同时注重档案信息化建设管理，从人、财、物各方面给予保障。

公司先后购买了电脑和扫描仪等设施，加强了公司档案信息化的基础设施和区域网络建设。为了提高档案管理人员的信息化管理水平，公司多次派档案管理人员到全国档案信息化管理先进单位参观培训，并且也多次邀请专家对公司所属各单位兼职档案员进行系统培训，分别采取集中培训和一对一培训方式。公司档案管理人员以及各部门兼职档案员的信息化管理水平得到了大大的提高，公司档案信息化建设进程和水平达到了质的飞跃。

公司档案信息化建设工作正在蓬勃发展，提升公司档案的服务效能。档案信息化建设的成果，提高了公司档案管理员和兼职档案管理员的业务以及管理水平，提高了档案的服务效率，从而服务于企业。争取在未来的两年里达到兵器一级数字档案信息化管理单位。

4 结束语

企业档案信息化建设不是一两天的事情，要在探索中不断完善，企业应积极寻求适合自己的档案信息化之路，从而使档案工作适应企业的发展步伐，以助推企业发展。

参考文献

[1]齐虹：《知识管理及其对档案管理的启示》，《21世纪的社会记忆中国首届档案学博士论坛论文集》中国人民大学出版.

[2]张海燕：《企业档案的信息化管理》《机电兵般档案》2009年第一期.

[3]崔丽君：《档案信息化建设刍议》《当代经理人》2006年第  6期.

作者简介：

韩洪云（1968-），男，汉族，籍贯：辽宁大连，单位：甘肃银光聚银化工有限公司，学历：研究生，职称：高级工程师，研究方向：档案管理.