网络环境下企业档案管理的信息共享机制建构

张海霞

摘要：随着信息技术的不断发展，互联网技术在各行各业中都得到了广泛的应用。网络环境下，企业加快了档案管理信息共享机制的构建，促进企业各个部门各个环节之间的信息共享，提高了企业档案信息管理水平和效率的提升。本文针对网络环境下企业档案管理的信息共享机制构建相关内容进行分析，希望通过本文的分析能够促进企业档案信息管理工作的有效开展。

关键词：网络环境;企业档案管理;信息共享;机制建构

档案信息管理工作是企业管理系统中的重要工作内容，随着信息技术的不断发展，网络技术在企业档案管理中发挥着重要的作用，为了促进档案管理工作的顺利开展，企业加大了档案管理信息共享机制的构建，从而促进企业档案管理工作的顺利开展。

一、企业档案管理工作的发展现状

随着社会经济的不断发展，企业之间的竞争也日益激烈，为了促进企业的不断发展，企业应该紧随时代的发展趋势，加大对信息技术的应用，尤其在企业档案信息管理工作中加强对网络技术的应用，从而不断提升企业档案信息的管理水平和管理效率，促进企业不断发展壮大。

企业发展过程中，档案管理工作是十分重要的，以往企业档案管理工作中大多是采用人工操作的方法来进行档案管理工作，不仅浪费大量的人力物力，从而也降低了企业档案管理工作效率，不利于企业的法发展。网络环境下，企业利用网络技术，构建档案管理信息共享机制，不仅提高了档案管理工作效率，同时也促进了企业各个部门各个环节之间的资源共享，方便工作人员对档案信息进行查阅和利用，为企业的发展提供了必要的信息支持。

二、网络环境下，企业档案信息共享机制构建的有效对策

网络环境下，企业加强档案信息共享机制的构建，首先需要建立档案信息数字化平台，通过网络技术来对档案信息进行挖掘、分析和处理，从而按照相关的规范对企业档案信息进行管理和存储，保证档案信息的安全性和完整性。建立档案信息共享平台一方面需要对档案信息进行数字化处理，另一方面需要建立档案信息数据库，加强对档案信息的数据管理。下面我们就来对这两方面进行具体分析。

首先是对档案信息进行数据化的处理，意识就是按照一定的相关标准对档案信息进行处理。随着信息技术的不断发展和应用，传统的数据处理方式已经无法满足现在企业发展的需求，企业现在基本都是在计算机基础上进行自动化的办公，但是由于企业以往存储资料都是用纸质来存储，资料不仅多，而且记录复杂，有的资料出现遗漏、缺失的问题，如果要将这些资料全部都输入到数据库中，这是不现实的，不仅浪费大量的人力物力，且由于资料信息记录混乱，对信息查阅带来一定的挑战。因此企业可以先将这些资料收集起来，然后在这些集料的基础上，找到相关的部门或者负责人，由他们来负责资料的收集工作，这样就可以将资料进行明确的分类，并对资料进行标记，分清主次，尤其是一些重要信息，需要进行重点记录，只有这样才可以有效的收集信息，以免信息出现遗漏、丢失等问题。

其次是建立信息数据库，建立信息数据库就是将企业所有的信息都存储在一个统一的地方，方便工作人员进行查看和利用。现在企业信息管理中应用最为广泛的运营系统是C/S和B/S，不同的运营系统具有不同的特点，企业可以根据自身信息管理实际情况以及信息技术发展程度来选择合适的运营模式。对于C/S运营模式而言，虽然这种运营模式管理技术水平高，但是在多组网络设备管理方面却存在很大的缺点，无法充分发挥其应用价值。对于B/S运营系统而言，这种系统运营模式比较成熟，可以与浏览器直接进行接触，从而实现企业资源信息管理的各项工功能，因此这种运营模式应用的比较普遍。

企业要想建立档案信息数据库就需要的浏览器结构进行全面覆盖，将企业所有搜集的信息进行统一的分类记录，实现对数据信息进行统一管理的目的。同时将服务器端口与浏览器技术进行结合，用户查找信息时只需要在搜索栏输入要查找信息的关键词就可以直接连接到对应的服务器，服务器自行的进行运转，从而对用户所需的信息进行反馈，用户就可以得到他想要的信息。

三、网络环境下构建企业档案信息共享机制需要注意的地方有哪些

（一）容災方面

企业建立档案信息共享机制的过程中需要对系统的容灾方面进行重视，在确定共享系统核心完好的基础上，在每个子区域都建立相同的运营体系，保证每个子区域的运营系统都拥有统一的功能，这样各个区域之间就可以有效的进行信息交流和沟通，同时对于外界的影响因素也可以起到很好的抵抗效果。

（二）备份方面

企业建立资料信息数字化平台，有效的改善了企业传统的资料管理方式，不仅节约了大量的人力、物力资源，同时也提高了企业数据信息的管理效率。但是档案信息在存储的过程中，可能会因为系统故障或者是人为操作失误的原因导致数据信息的丢失和遗漏，从而为企业造成极大的损失，因此可以应用备份的方式对这一问题进行解决，在存储数据时，及时的对数据进行备份，一旦系统发生故障，导致数据丢失，就可以通过备份对数据进行最大限度的恢复，从而有效保证数据信息的安全性。

（三）归档方面

企业在发展的过程中会产生很多的数据，这些数据有的有很重要的利用价值，有的没有利用价值，但是也不能进行随意的遗落，因此这时就需要对档案信息进行归档处理，根据数据信息的内容将其进行整合归档，这样在查询信息时就可以通过系统的界面，直接找到所需要的档案信息，不仅能够提高工作效率，同时也可以最大限度的利用各项信息。

总 结：

综上所述，随着信息技术的不断发展，网络环境下，企业要想有效的对企业档案信息进行管理，就需要建立档案管理信息共享机制，对企业的档案信息进行数字化处理，并建立档案信息数据库，对企业信息进行统一管理。除此之外，还需要在档案信息共享机制的容灾、备份以及归档方面进行重视，通过这些措施不断提高企业的档案信息管理水平和管理效率，为企业的发展提供必要的数据依据。

参考文献：

[1]高麒.基于网络环境下企业档案管理的信息共享机制建构[J].中外企业家，2019（15）：134-135.

[2]李岱.网络环境下企业档案管理的信息共享机制建构[J].兰台内外，2018（13）：49-50.