浅谈商务英语信函中的礼貌原则

於彦池

摘要：随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济交流与合作也在不断增多。商务信函在商务沟通中的媒介作用日益突显出来， 而礼貌是商务信函写作中的重要语言特点。本文论述英语商务信函应坚持的礼貌原则，从而归纳出当代商务英语信函中的礼貌表现。

关键词：商务英语信函；礼貌；原则

一、引言

21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。一封好的商务信函，可以带来截然不同的效果，使你所要表达的意思焕然一新，给对方深刻的印象，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”

二、英语商务信函的定义及写作原则

英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种“推销”函，你要做的就是用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解你说什么。商务信函有以下几个方面的写作原则：

1、礼貌原则（courtesy）

礼貌不仅仅是指有礼而已，并不是简单用一些礼貌用语比如 your kind inquiry， your esteemed order 等就可以，它是从一个“您为重”（You - attitude） 的角度考虑问题。为了使商务英语文书更具礼节，撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。

2、体谅原则（consideration）

体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中，寻找最好的方式将信息传递给对方。

3、完整原则（completeness）

在信函写作中，信息完整很关键，所以商务信函中应包括所有必需的信息。

4、清楚原则（clarity）

清楚是商务英语信函写作最重要的原则.一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构。一般地，商务文书的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来，以便对方准确理解。

5、简洁原则（conciseness）

要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。在写作中， 我们应当用简短、易懂、直接、朴素的英语， 要避免重复、罗嗦， 不要将读者的时间浪费在你那难懂的字眼上。

6、具体原则（concreteness）

使所表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

7、正确原则（correctness）

正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确、以及对商业惯用语的正确理解。

三、英语商务信函的礼貌表现

（一）英语商务信函的礼貌表现

按照布朗和列文森的礼貌理论，积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对面子的需求而采取的措施。为保住对方的面子不受损害，说话人有必要使用积极礼貌策略，千方百计让听话人的面子得到尊重。在商务信函中积极的礼貌表现主要体现为四种策略：赞美、展示人情味、避免不和与声称关系近。

1、赞美

赞美策略是一种满足听话人积极面子需求的积极策略，是一种“社交催化剂”。它是利用夸奖、恭维话来满足对方的求荣心理，以引起对方的注意和兴趣的方式。在不同的场合使用恰当的赞美语可以给人们的生活带来愉悦和满足感。在商务英语信函中，经常夸赞对方是很有必要的，但千万别变成一味奉承、吹捧。即使对方的商誉、产品、技术等方面确实值得赞许，也要注意把握尺度，不可滥用溢美之词。过了头的赞扬、恭维透着虚伪，给人一种言不由衷的感觉，反而显得不礼貌。所以，在写作信函时，既要在遵循礼貌原则（ Politeness Principle） 中尽量多赞誉对方的赞誉准则（Approbation Maxim） ，又要做到恰如其分地夸奖对方。

2、 展示人情味

中国人很重感情，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达亲切或同情之意，并且會表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。

3、避免不和

避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。

4、 声称关系亲近

在商业信函中，如果写信人与收信人之间非常熟悉，当写信人向收信人提出要求或者建议时，写信人可以通过声称自己与对方有亲密的关系，或从对方的立场考虑某一建议来向对方传递友好之情，这种方式就是“声称关系亲近”策略。

（二）商业信函中的消极礼貌表现

列文森的理论体系中，消极面子指不希望别人强加于自己，自己的行为不受别人的干涉、阻碍。消极的礼貌表现在商务信函中主要体现在以下三个方面：减缓语气、表示敬意、道歉。

1、减缓语气

减缓语气策略指的是当写信人向对方提出建议、要求或批评时，写信人运用一定的表达方式来减轻或缓和语气，使言语的强制力变小，从而减弱对对方消极面子的威胁的方法。

2、 表示敬意

表示敬意策略指写信人运用谦卑的语言来降低自己或抬高对方的身价使收信人和自己的差异得以显露，从而体现出写信人对收信人的尊重。写信人通过抬高对方的身份，降低自己的身份，表明自己对对方消极面子的维护和尊重，从而避免与对方潜在的冲突，实现与对方成功交流的目的。通常用 “You-attitude” （‘您为重） 准确地说，是体现在态度上的。写信人应时时从对方立场出发，处处持为对方着想的态度，尊重、体谅、赞誉对方，尽量使对方受益。在此基础上，尽可能以自然为前提，恰当地使用“你”、“我”。

3.道歉

道歉策略指的是当交际中的一方冒犯了另一方时，冒犯方向被冒犯的一方赔礼道歉表示歉意，此来维护被冒犯一方的面子并且弥补冒犯的后果进而恢复双方之间的和谐关系的方式。

四.结语

在商务英语信函的写作过程中，不仅要灵活运用各种礼貌原则，提高礼貌的表达手段和技巧，还要仔细考虑各种国际商务交往中的特定语境因素，合理运用各种语用策略，使礼貌的表达更加贴切得体，从而使对外贸易活动得以更顺利地进行。

参考文献：

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[3] 戚云方.新编外经贸英语函电与谈判[M].浙江：浙江大学出版社：P125