浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策

陈镜莲

摘要：随着网络与信息技术的快速发展，事业单位的档案管理越来越趋向于自动化。人事档案管理工作是人才信息的主要来源，是选贤举能、知人善任的主要工具。管理好人事档案有利于事业单位能够充分了解到个人的成长经历和行为轨迹，便于人力资源的开发。但是随着我国事业单位人事管理制度的不断改革与逐步完善，各事业单位的人事档案管理过程中也出现了许多的问题需要我们加以改善。

关键词：事业单位；人事档案；问题策略

引言

事业单位人事档案即事业单位工作人员信息的汇集，人事档案管理工作即对工作人员的档案信息进行管理。人事档案信息作为一种基础支持性信息，其管理工作具有十分重要的作用：人事档案管理工作对事业单位人员管理具有重要作用，具有向管理部门提供人员保险办理信息、人员申报职称、退休办理等多项功能，同时对事业单位职工不良行为等情况进行记录，为人员任用工作提供可靠的数据支持。

一、事业单位人事档案管理中存在的问题

（一）材料收集方面许多事业单位人事档案齐全性存在问题

原因有以下几点：（1）相关规章制度不健全不完善。比如没有“文件材料归档办法”、“档案工作岗位责任制”等涉及到材料收集方面的规章制度，导致收集工作处于无序状态；有的单位制定了“文件材料归档办法”、“档案工作岗位责任制”、“档案工作考核办法”等规章制度，但不切合单位的实际情况，对单位文件材料收集工作没有实际的指导意义。（2）相关制度落实不到位。执行的力度不够，导致档案工作职责没有落到实处。

有的事业单位人事档案没有分类办法或者有办法，但办法与实体分类不一致。影响材料收集的另一个因素是工作人员的素质。档案管理专业人员素质参差不齐，高水平的档案管理人员比较缺乏。这主要表现在以下一些方面：（1）许多档案管理人员的思想观念和管理水平无法跟上时代的步伐，缺乏创新意识，墨守成规。（2）面对持续性极强而又繁琐的人事档案管理工作，许多档案管理人员无法全身投入，导致档案管理质量达不到要求。（3）由于事业单位进行体制改革，导致人事档案管理人员缩减。有的事业单位由人事部门的人员兼任档案管理工作，虽然大部分人事档案的形成都要经过人事部门，理论上有利于档案管理工作的开展，但由于他们缺乏专业素养，对档案收集的意识比较淡薄，直接影响了档案管理工作质量。（4）在当今的知识经济时代，人员的流动性比较强，档案管理工作人员的频繁调换也不利于档案管理工作水平的提高。

（二）档案内容方面

一些事业单位的人事档案的内容质量不高，缺少利用价值。具体表现在以下几点：（1）人事档案内容太空洞，以个人经历、学历、政治面貌等一般情况占据大量篇幅，而有参考价值的个人业务能力、技术专长和思想品德的内容却很少；材料大多数为过去的经历，而近期的经历比较少。（2）有的材料避重就轻，或只写自己的长处，未反映自身的缺点。（3）个人总结和组织意见大部分都是写套话，没有全面、公正地评价一个人的整体情况。（4）“三龄一历”（年龄、工龄，党龄、学历）造假现象十分普遍，或者内容和形式十分雷同，严重违反了人事档案材料本应该遵循的客观、真实和唯一的原则，严重的影响了档案的质量，降低了档案的使用率。（5）不按时、不主动收集归档工作的问题在无专职人事档案工作人员的单位中比较突出。

（三）档案管理方面随着科学技术水平的不断更提高，事业单位人事档案信息管理体系也依赖计算机信息管理技术而趋于自动化。然而，目前许多的事业单位在人事档案管理方面仍然习惯于进行手工操作，即使有的单位安装了“人事档案管理系統”或者“人力资源管理系统”，但由于系统本身存在功能限制，也极大的影响了系统的利用率。其实还有一些先进的技术和手段未得到充分挖掘和运用，当前已经普遍采用的无纸化阅档基本没有得到落实，这样严重阻碍了人事档案管理的工作效率。.

二、改善事业单位人事档案管理制度的措施

（一）档案收集方面

建立健全收集工作制度首先，要建立健全材料送交制度。本单位本部门形成的材料要及时送交归档，路途较远的形成材料部门，在材料形成15日内，最迟不要超过一个月，按要求将材料送交档案管理部门归档。其次，建立健全检查索取制度。对档案材料的收集情况要及时进行检查，发现漏缺，及时索取。第三，建立健全收集登记制度。

疏通收集渠道人事档案管理部门要注意经常与各形成材料单位（包括本机关材料形成部门）保持联系，向形成材料部门及主管人员宣传收集档案材料、与人事工作的关系和意义，增强他们送交档案材料的自觉性和主动性，促使他们主动协助档案管理部门做好收集工作。档案工作人员要熟练地掌握和了解人事部门形成材料的规律，根据各地各部门的实际情况，积极主动地与各形成材料部门联系，积极收集人事档案材料。

（二）档案内容方面

保证档案材料的真实性档案材料的真实性是档案的生命。鉴别工作通过对每份材料的鉴别和识别，将那些实事求是地反映本来面目的材料保存下来，将那些不属于档案材料和不符合本人客观面貌的材料剔除出去，使每份材料真正能够反映实际情况，为工作提供准确的依据。

保证档案材料的完整性材料不全，往往影响组织人事部门全面的、历史的了解一个人。通过鉴别，可以从材料形成的体系、材料的内容、材料的手续等方面对材料进行识别和判断。通过鉴别，可以发现哪些材料不全，还缺少哪些方面的材料，以便及时收集。通过鉴别还能够促使收集工作注意质量，避免把一些不必要的、没价值的、不符合归档要求的材料都收集起来，使经过鉴别后整理的档案便于管理和使用。

（三）档案管理方面

人事档案是人才信息资源库，要想最大限度的发挥其作用，应该不断提高其管理水平。我们尽可能的利用现代新的计算机信息技术及管理新手段，提高人事档案管理的工作效率，尽快实现人事档案自动化管理。

三、总结

总之，事业单位人事档案管理的重要性需要被进一步的强化，事业单位管理者要重视人事档案管理工作，同时要从档案管理专业的培训和档案管理信息化建设等多个方面来不断努力，从而实现人事档案管理水平的不断提升，促进事业单位的稳定发展。

参考文献

[1] 程念兵. 浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策[J]. 时代报告：学术版， 2015（2）：16-16.