文书档案管理中存在的问题及优化策略

朱妍

摘要：文书档案管理是一项比较基础的工作，然而，其重要性同样不容忽视。文书档案管理水平与档案管理质量息息相关，为保证档案发挥出有效的作用，就要积极提高文书档案管理水平，对其中存在的问题进行深入浅出的探讨后，再采取有效的解决对策，对文书档案管理进行优化。

关键词：文书档案管理;问题;优化

一、文书档案管理中存在的问题

1、文书档案管理手段比较落后

现阶段，我国文书档案管理手段比较落后，管理方式不够科学合理，这样就会降低管理效率。管理人员缺乏先进的管理理念，不具备专业的管理知识，不能充分开展多方面的文件管理，这样就会破坏内部管理系统，无法提高文书档案管理质量。传统的文书档案管理工作基本是依靠工作人员进行操作。工作人员要按照要求对文书档案进行分类，归纳;工作人员要抄写文件材料目录和标题，展示出文档的关键信息，并保证记录准确，无误，否则就会影响到后续文书档案的管理。由于文书档案管理工作环环相扣，加之人工操作极有可能存在失误，这样必然会影响到下一环节的工作。由于传统人工操作方式浪费时间，效率低，因此迫切需要改进。随着技术的不断发展，文书档案管理的工作范围越来越广泛，工作人员所面临的文件类型也不再仅限于纸质材料，还有电子文件。融入信息技术的文书档案管理水平得以进一步改善，但还是会存在管理不当之处，导致档案在查找时十分困难。为了避免文档丢失，遗漏，实现对文档的有效保管，就要积极引进先进的信息技术和网络技术改进文档管理现状。

2、文书档案工作衔接不到位

在进行文书档案管理时，由于文书工作和档案工作衔接不到位，就会影响文书档案管理质量。文书档案工作虽然彼此联系，但也存在一定的区别。经过科学归档后的文件通常会在合理筛选的情况下才会诞生，如果工作人员不重视这项工作，缺乏专业的知识，操作不规范，就会导致文书与档案工作的衔接不自然，甚至彼此脱离。现阶段，我国的文书档案管理缺乏明确的制度，这样就会导致文书和档案工作衔接不畅。我国文书档案管理工作并不规范，这就需要文书档案管理人员了解文书与档案工作之间的关系，这样才能实现文书档案工作顺利进行。

3、不重视文书档案管理

随着时代的不断发展，文书档案管理的地位越来越高。不过，管理层并不重视文书档案管理，对该工作缺乏必要的指导，这样就会导致相关人员的操作行为不规范，缺乏科学的流程与计划，既浪费人力，又浪费物力。许多领导、工作人员没有充分意识到文书档案管理的意义，对这一工作缺乏明确要求，在工作中投入较少，也没有指定完善的规章制度。长此以往，相关工作人员对文书档案管理工作缺乏责任感，影响文书档案管理工作质量。

4、文书档案人員能力不足

文书档案管理人员的素质还有待进一步提升，这样就会影响管理质量。许多员工的技能单一，对文书档案管理工作的认识有限，认为工作仅仅搜集资料、对资料进行归档即可。还有的文书档案管理人员身兼数职，不能够充分意识到档案管理的重要性，这样就会影响档案的时效性和真实性。一些文书档案管理人员的专业知识有限，对工作缺乏责任感，在进行编码整理时十分不规范，这样必然会影响到工作的严谨程度。由于现阶段文书档案管理人员的素质参差不齐，因此，要加强对工作人员的培训，这样才能提高其专业技能，便于提高文书档案管理质量。许多单位、惬意对于文书档案管理人员的培训工作并不到位，而且培训制度不够完善，这样就会影响工作人员能力的提升。

二、文书档案管理的优化措施

1、提高信息化建设水平

要积极改进现有的文书档案管理方式，就要应用先进的信息技术和互联网技术，实现对文书档案的有效保管。只有充分利用高科技所带来的便利条件，积极完善档案库，改进档案的保管方式，才能提高工作效率。在文书档案的筛选、收发等环节上，均可摆脱传统人工操作模式的束缚。实现信息化建设后，相关人员在查阅资料时就会提高速度，迅速找到所需资料。信息化建设可以实现资源共享，而这就需要加强信息的加密和保护。

为了实现信息化建设，要积极打造数字化办公模式，保证文书档案管理工作更上一层楼。首先，要构建完善的信息沟通渠道，保证每个部门可以随时进行沟通，使信息畅通，避免出现信息孤岛模式。建立信息发布平台和资源共享平台，使各部门人员能够在平台上进行沟通和交流，实现高效协作，减轻工作量。第二，要完善文书档案管理工作，健全文书档案管理平台，保证信息资源得到高效下载，实现安全发送，便于及时查阅各方面的档案资源信息，随时、安全调用。第三，各种文书档案可以以有效的方式存储在网络服务器之中，可利用计算机随时对其进行检索和调用。这样就会减少大量的人力、物力与时间的浪费，提高工作效率。

2、实现文书与档案的有效衔接

尽管文书与档案工作区别较大，但还是要加强二者的联系，实现文书与档案工作的有效衔接，实现二者的高质量转化。文书档案管理人员需要认真了解文书与档案工作之间的关系，仔细整理各项文书材料，明确材料的界限，对文书材料的价值进行合理判断。要采取有效的方式，对有价值的材料进行保管，按照各项要求整理材料，使材料得到系统的整合、归纳和分类。要明确工作人员的各项职责，使其能够对工作充满责任感，保证文书工作和档案工作协调一致，顺利衔接，提高文书档案管理水平。

3、重视文书档案管理的作用

为了进一步提升文书档案管理质量，领导要充分重视文书档案管理的作用，认识这一工作的重要性，积极解决文书档案管理中存在的问题，制定合理完善的管理制度，保证文书档案管理工作顺利进行。要加强对文书档案管理的投入，除了要引进先进的档案管理设备之外，还要积极采用先进的信息化技术，选择高素质档案管理人员，采取有效的方式开展文书档案管理。要将档案管理工作纳入日常工作行程之中，提高文书档案工作的技术含量，使人们能够意识到文书档案管理的价值，加强对这一工作的检查和监督，提高工作人员的责任感。

4、提高文书档案管理人员的专业素质

进行文书档案管理时，要积极提高文书档案管理人员的专业水平和综合素质，使其能够对工作充满责任心，以高度敬业的态度做好各项工作。文书档案管理人员要对待档案高度负责，及时做好相应的收发和保管工作。要掌握专业的档案管理知识，要按照一定要求对文件进行编号和分类，并根据规定的流程开展文书档案管理。要提高文书档案管理人员的学习能力，使其能够善于利用先进的信息技术和计算机网络技术，开展文书档案管理工作，提高工作效率，及时解决在工作中存在的问题，保证档案安全。

结束语

综上所述，为了提高文书档案管理质量，就要积极面对在这一过程中存在的各种问题，采取有效的解决对策，优化文书档案管理。要充分意识到文书档案管理工作的价值，改进落后的工作模式，做好各项衔接工作，加大投入力度，鼓励文书档案管理人员能够应用先进的信息技术，开展各项工作，加强学习，为文书档案管理工作保驾护航。

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（作者单位：中国电建集团山东电力建设有限公司）