电力企业技术改造项目档案工作中存在问题与思考

张晓平 吴文凤

近年来，随着电力企业技术改造不断向纵深发展，对技改档案管理的要求也越来越高。然而，由于相关企业对技改项目档案管理重视程度不够，档案管理水平没有完全跟上其发展的步伐，还存在归档文件材料收集不齐全、归档文件质量不高、档案整理不规范等问题。本文通过对目前电力企业技改档案管理存在问题的分析，提出进一步做好技改项目档案管理的措施，确保技改项目应归档文件齐全完整、整理规范、管理高效，为今后技改项目档案的利用提供可靠的保证。

一、做好电力企业技术改造档案工作的意义

1.电力企业技术改造档案工作是电力企业技术改造工作的重要组成部分。以国家能源集团泰州电厂为例，从2008年到2017年年底共进行了154项技术改造，竣工档案归档情况如图1所示。该厂技改档案主要包括以下几类改造的相关材料：一是为满足国家新的超低排放标准要求的环保方面的改造，如烟气脱硝SCR改造、机组加装湿式除尘器改造、锅炉低氮燃烧器改造、电除尘增加第五电厂改造等。二是为进一步提高发电机组经济效益方面的改造，如机组节能优化控制系统改造、机组供热系统改造、化学水处理系统扩容改造、一期工程汽动引风机改造等。三是为提高机组安全可靠性方面的改造，如汽轮机轴瓦改造、磨煤机改造、电除尘高频电源改造、锅炉空预器改造等。这些重大技改项目规模大，投资高，大部分涉及由于机组系统更改或增加、设备异动而带来的图纸变更、设备规范、技术参数的更新或运行参数的调整等，因此需要档案专业人员在技改工程中做好跟踪，确保新增或更新后的文件资料收集归档，包括工程前期立项、科研文件、设计文件、施工图、竣工图、施工记录、调试记录、强制性文件执行记录等。这些文件是企业实施技术改造的重要记录，也是企业今后查找利用檔案资料的基础。

2.电力企业技术改造档案是电力企业技术改造项目工程验收的凭证。电力企业技改，特别是重大技改项目都需要经过相应检查验收才能投入生产运行，这些验收工作除了现场检查外，很大一部分是对技改相关档案资料的检查。其中主要有：项目建议书及立项审批文件、科研文件、项目预算、技改费用执行清单、竣工文件、调试试验报告、质量验收文件等，这些文件的及时系统完整归档将为技改项目验收提供可靠保证。

3.电力企业技术改造档案有效归档是机组检修和维护的需要。由于机组经过大的技改后，原来的系统、设备规范和参数等都可能发生变化，如果档案人员在技改过程中对那些出现变更或新增的技术文件、图纸等进行及时的调整和归档，就能为检修人员之后在检修方案制订、备品件采购和质量验收中使用到图纸、设备规范、施工安装记录文件等时提供更好的服务，避免因采用技改前或未更新的数据资料而造成检修工作的失误。

4.电力企业技术改造档案有效归档是电力企业新技术总结和推广的需要。在实施重大技术改造时，大部分企业的做法是先选定特定的机组进行试点，然后进行总结、改进和推广。技改项目技术文件收集的齐全性和准确性对电力企业新技术总结和推广将起到非常重要的作用，也是技改工作技术总结的基础。

二、电力企业技术改造项目档案管理工作中存在的问题

1.对电力企业技术改造项目档案重要性认识不足。表现在档案法规宣传落实不到位，档案工作没有摆上领导重要议事日程，职责不明，制度不健全等。有些企业在技改方案策划、项目招标和合同技术协议签订等前期工作中没有档案人员参与，档案人员也没有或全过程参加技改过程中的档案管理，造成应归档文件没有归档，或归档文件不符合归档要求等，有的批复性文件、重要的证据性文件没有及时提交档案部门归档，时间长了造成了文件流失，有些技改项目外包后档案管理缺失，竣工文件未按要求归档。这些都严重影响了企业技改项目验收和今后的发电生产及机组的检修维护。

2.技术改造项目档案收集不齐全。由于有些技改项目档案人员没有全程参与相应的档案管理，造成归档文件不齐全，特别是技改外包项目，因为未在合同中设立专门条款明确各方提交文件材料的范围、套数、质量、移交时间等内容，加上外包单位归档意识淡薄，造成施工文件不全，没有相应的开、竣工报告，施工记录，作业指导书（施工方案），测量器具、特种设备、特殊工种报审文件，质量验收签证文件等。有些技改项目缺少可行性研究报告、工程项目预算书、工程竣工文件、施工图、竣工图等。这样就严重影响了整个技改项目档案的系统性和完整性。

3.技术改造项目归档文件质量不够高。有些项目归档文件不符合档案管理要求，表现在测量数据填写不规范、签批手续不全、表式不统一。技改项目后的评价文件，因未明确评价责任机构，评价报告不是由第三方有资质机构编制，而是由建设单位自己出具，缺少技改工程质量评价的客观性和权威性，这也影响了归档文件的质量。

4.技术改造项目档案整理不够规范。技术改造项目参建单位较多，由于各参建单位档案整理要求不统一，出现了编号不规则、案卷题名笼统、文件排列及装订不规范等现象，严重影响了技改项目档案的数字化加工和技改项目档案以后的查找利用。

5.档案信息化建设重视程度不高。各参建单位对档案信息化建设的重视程度普遍不高，缺乏档案信息化硬件设备和档案管理软件。文件的收集整理积累都是突击性的，且只注重于纸质文件，建设过程中重要的电子文件没有得到收集整理。企业不能对技术改造项目建设过程中的电子档案信息数据进行有效管控，给技术改造项目文件材料的利用带来了很大的困难。

三、做好电力企业技术改造项目档案管理的措施

1.提高对电力企业技术改造档案重要性的认识。一是加强档案法律法规的宣传学习，从思想上提高全员的档案意识。二是明确工作职责。将管理职责落实到人，全面提高档案管理工作人员的责任心和监督意识。电力企业在技术改造策划中应把档案管理作为一项重要内容纳入全过程管理。坚持档案工作“三纳入”“四参加”，档案管理工作与技改项目建设同步进行并全程参与，为强化电力系统技改项目档案管理提供基础保障。

2.健全电力企业技术改造档案管理制度。通过制度明确技改工程项目归档文件范围和职责范围、管理内容与方法以及检查考核要求，确保对应归档文件及时收集。在技改工程开始阶段制订技改档案管理要求，检查项目进度的同时检查文件材料的形成情况，项目竣工的同时验收鉴定项目档案是否齐全、完整、准确。对外包项目，要在合同中明确归档的内容和移交的要求，使各项管理措施落到实处。

3.加大电力企业技术改造项目文件材料收集力度。技改工程项目虽不如建设工程项目那么大，但麻雀虽小，五脏俱全，也要参照基建工程的模式进行技改档案的管理。重大技改，包括重大检修工程文件材料的归档范围原则上应根据国家能源局《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T241-2012）规定结合企业实际重新编制。（见表1）发挥档案管理网络作用，利用技改工程协调会等做好技改项目文件材料归档范围的宣贯，确保技术改造项目文件材料收集齐全。

4.提高电力企业技术改造项目归档文件的质量。档案人员应及时介入技改项目管理，主动与实施部门联系，明确技改项目文件材料归档要求，加强与各参建单位的沟通，抓好文件材料形成的过程管理，确保形成文件的质量。建立技改竣工文件审核流程，对不符合归档要求的文件及时反馈和整改。重大技改后评价应按相关标准对有资质单位进行评估，评价报告应客观并具有代表性和权威性，必要时要有评价报告审查意见，提高归档文件的质量。

5.规范电力企业技术改造项目归档案卷。加强对各参建单位项目档案立卷归档培训指导工作，统一规范、标准，确保技术改造项目文件立卷归档遵循项目文件的形成规律和成套性特点，做到分類科学，卷内文件排列有序，目录、备考表、案卷封面、案卷脊背编制规范，案卷装订结实美观。

6.提升电力企业技术改造档案信息化管理水平。为适应技改项目现代管理模式，根据企业信息化管理实际，使用适用于技改项目的档案管理软件，建立技改项目档案目录数据库和全文数据库，实行技改项目档案的计算机管理。同时，对技改项目建设过程中的电子档案信息进行在线管控，逐步实现电子档案收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，切实提高技改项目档案的管理效率。

总之，电力企业技术档案管理是企业综合档案管理的重要内容，应将技改档案管理与其他类型的档案管理等同对待，决不能轻此重彼，应按统一的管理标准进行文件的收集、整理和归档。要配合愈来愈严格的技改审计检查，抓好技改过程档案管理，注重文件形成的质量。同时，对缺失的文件，特别是技改合规性文件应做好及时的催补工作，只有这样才能确保技改归档文件收集的齐全性、完整性及有效性。