人事档案管理现代化过程中存在的问题及对策研究

武燕

摘要：随着社会不断的发展，人们的信息越来越多。人事档案作为表达人信息的一种重要方法，对于人的发展来说非常重要，同时也是相应企业选择人才的衡量标准，管理好人事档案，对于人力资源发展起着非常重要的作用。本文主要先说明人事档案管理现代化过程中存在的问题，然后针对其问题提出相应的解决办法。

关键词：人事档案;现代化;问题;对策

人事档案的内容就是个人经历，是人在发展过程中的重要体现，不仅能够反映出个人学习经历、工作经历，还能够反应出个人的社会关系。人事档案作为个人在求职过程中的信息资料，对于人才发展提供着帮助。

一、人事档案管理中存在的问题

（一）没有正确认知人事档案管理工作

就人事档案管理工作本身来说，工作内容较为枯燥，那么在这过程中人事档案管理人员并没有真正认识到人事档案管理的意义，相比于其它部门来说，人事档案管理工作内容有所不同，而且评判标准也不同，会在一定程度上打击工作人员的工作积极性，还有就是相关的领导人员也没有正确认识人事档案管理，认为人事档案管理只不过是对信息的整理，并不需要过多的专业技术，这样就会导致管理人员没有办法准确认知到人事档案管理的重要性，那么在未来发展中就无法对人事档案管理进行有效规划，阻碍人事档案管理工作的正常发展。

（二）人事档案管理工作缺少实时性

因为人事档案管理领导人员没有重视人事档案管理工作，没有对其管理人员进行定期培训，导致人事档案管理工作效率不高，管理人员在管理过程中不重视工作内容，没有和其它部门进行及时沟通，这样就使得人事档案管理工作常常處于被动地位，进而影响到人事档案管理的有效性。还有就是一些人事档案管理人员没有重视时间，对时间缺少观念，同时也没有相应的部门对其进行监督，在人事档案中，很多档案都没有进行及时归档和整理，人事档案信息不够完善，在查找相应资料时不能够及时找到，无法保证工作的实时性。

（三）人事档案管理缺少相应设备

随着信息技术的不断提升，人事档案管理逐渐使用计算机进行工作，用这种方法来代替纸质档案。纸质档案虽然在一定程度上能够保证信息的准确、详细，能够体现出员工的相关信息、奖惩记录等等，但是纸质档案并不能够长久保存，随着查阅次数不断增加，纸质档案也会不断被破坏。人事档案在信息技术的支持下，管理工作也在逐渐的实现信息化处理，但是因为一些部门并没有重视信息技术的引进，缺少相应的设备，导致人事档案中的影响、资料无法及时进行上传，不能够及时的纳入网络，无法保证人事档案管理的准确。

（四）人事档案管理缺少专业性

单位引进计算机进行办公，但是相应的工作人员却没有提升自身的水平，缺少对先进技术的操作能力，不能够及时使用相应的设备，导致人事档案管理工作无法有效开展。随着工作强度不断增加，人员不断进入，相应的领导人员并没有重视起对人事档案管理工作，也就没有对相应的管理人员进行培训，管理人员没有经过培训就直接上岗，对于相应的业务不够熟练，导致人事档案管理工作无法发挥自身的价值，无法保证人事档案管理工作效率。

二、人事档案管理相关问题的解决办法

（一）转变人事档案管理的管理理念

相关的领导人员要认识到人事档案管理的重要性，对其进行重视，并且将其作为日常工作的组成部分，在这过程中充分的发挥人事档案管理的价值，提升人事档案管理的工作水平。在工作过程中，需要明确人事档案管理人员，并且定期检查管理人员的工作情况，以及人事档案管理工作的进展，了解单位相关人员的调动和发展，并且对其在工作过程中遇到的问题，制定合理的解决办法。对近期的人事档案管理工作做好相应的规划，可以对人事档案管理人员进行鼓励，这样才能够有效提升人事档案管理人员的工作效率。

人事档案管理应该以利用人才资源为基础，进而提升单位的经济效益。充分挖掘人事档案的内容，对其进行分析，进而发挥人事档案的价值。可以在这过程中，开发相应的人事信息软件，为人事信息共享提供服务。人事档案管理人员更需要提升自身的服务意识，认识到自己的内容和目的，将封闭式管理转化为开放式管理，让人事档案的信息能够真正为人们使用，对人事档案管理制定合理制度，规定其人事档案管理方法，进而使得人事档案管理更加完善。

（二）建立相应的人事档案管理监督机制

如果想要保证人事档案管理工作效率，就需要完善人事档案管理监督机制，多方面的对人事档案管理工作进行监督，这样才能够保证人事档案管理工作顺利进行。单位领导首先需要认识到监督机制的重要性，并且重视其监督机制的建立，可以在这过程中成立相应的监督小组，定期对人事档案管理人员进行评估，及时发现在人事档案管理工作中的问题，并且对其进行解决。与此同时建立一套完整的人事档案管理评价标准，根据对其检查的实际内容进行评分，在这过程中，管理人员也需要按照相应的规定进行严格执行，保证通过各方面对其人事档案管理工作进行加强。

（三）加强人事档案管理信息化

相比于纸质档案来说，电子档案能够更好的储存人才信息，而且还能够最大程度上减少空间的使用，电子档案可以完成纸质档案不能够完成的对大量信息的储存。所以，在这样的情况下，就需要制定相应的法律，根据电子档案的实际情况，规范电子档案的管理工作。在这基础上，人事档案管理部门需要投入大量的人力、物力，对其纸质档案信息进行整理、扫描，这样才能够完善电子档案内容。在个人信息管理中，应该加入体征相貌，用来完善电子信息库，将个人所获得的一切成就都录入其中。同时单位也需要加大资金投入，完善人事档案管理的相关设备恩，这样能够让管理人员更好的查找资料，也方便其它部门进行查阅，提升各部分的工作效率。单位还应该为人事档案管理人员提供电脑，更加优化管理方法，为单位提供更加人性化服务，协调人事档案管理部门和其它部门的沟通。

（四）重视人事档案管理人员培养

人事档案管理人员作为工作的主体，提升管理人员的专业素质，能够保证人事档案管理工作效率。管理人员在培训后能够更好的掌握相应的专业知识，能够更好的进行学习，进而提升人事档案的信息化管理程度。在选择档案管理人员时，要根据相应的标准进行选择，特别要注重人才的道德品质，要选择爱岗敬业、乐于奉献的同志，并且定期对这些员工进行培训。领导人员也需要定期举办相应的培训班，组织管理人员进行学习，了解业务知识，迎合当前社会的发展，鼓励档案管理人员进行学习，以此来提高人才的专业素质，这样就能够解决档案管理人员自身水平问题。

结语：

总而言之，人事档案管理工作对于人才的发展有着非常重要的作用，需要推动人事档案管理工作的发展，在这过程中完善相应的法律法规，这样才能实现人事档案管理工作的稳定发展。

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