城建档案的电子信息化管理问题探析

仝纯　王保洋

摘 要：随着现代经济的不断发展与城市化进程的加快，城市建设成为现代社会建设的重要组成部分。城建档案实际就是城市建设相关活动的真实记录，在发展中，需要对档案进行分析与核实，从而确保其发展方向的正确性。然而，目前很多市政府都没有认识到城建档案管理的重要性，只是单纯的将其作为资料保存档案馆，而且多数档案保存都基本等于封存。在城市的发展与建设过程中，基本上不会对这部分档案进行利用，这就使得档案信息无用化严重。同在我国传统的城建档案管理上，其管理理念与方式落后，有效信息不能及时提取与整合，自然也就无法对之进行利用。在当前社会发展下，人们开始认识到档案利用的重要性。且档案管理理念与方式也趋于现代化，电子信息化管理在城建档案的保存中运用相对普及。文章针对城建档案的内涵与特点进行概述，并就城建档案的作用加以明确，从侧面烘托出城建档案电子信息化管理的重要性，就其实现过程中存在的不足加以明确，提出解决措施，希望能够为我国城市建设的档案保存与利用作出一定的贡献，而促进城市建设的现代化发展。

关键词：城建档案;电子信息化管理;现状;策略

城建档案是城市在建设中所形成的档案资料，其中既包含记录性文件也包含一系列合同与规章。对城建档案的管理能有效地提高其城市建设中的资料参考，从而确保其在发展中的一些决策符合城市现状。而现代社会科学技术的不断发展，使得档案管理也趋于现代化，城建档案电子信息化管理模式逐渐引起社会各界的关注。受到传统档案管理的限制，城建档案电子信息化管理的实现在多个方面均存在问题。使得其管理的秩序与安全有所缺损。为进一步实现城建档案的保存与利用，必须就其电子信息化管理的实现进行研究，对其中不足加以弥补，从而促进档案管理质量提升，更好的为社会服务。

一、城建档案电子信息化管理的必然性

城建档案对于一个城市的发展具有十分重要的作用，而城建档案的特点决定了其管理工作的开展难度大，且内容复杂多样化。因为传统的管理形式很容易出现偏差。随着现代化科学技术的发展，人们逐渐意识到信息化管理技术在档案管理中的优势，从而开始在城建档案管理中引入电子信息化管理，希望能够实现其管理的高效性与资源利用的最大化，为城市建设提供积极作用。

二、城建档案电子信息化管理的应用特点

（一）存储形式的多元化

在城市建设的过程中，其存在着多种合同或者文件，城市的稳定发展与相关部门的运行都具有十分重要的作用。而在传统的档案管理中，多是对实体资料进行收集，并且以文件夹等形式，将其进行保存。这种储存形式相对单一，且受到破坏的可能性较高。同时，实体化的资料一旦保存的时间过长，就很容易被侵蚀，从而存在档案丢失的可能。而电子信息化管理技术，其打破了这种单一的存储形式。利用云计算、计算机技术、信息化技术等，优化城建档案的存储，使得其保存方式多样化。在整个档案的存储过程中，其不仅具有实体还有数据库。就算数据库或者实体档案丢失，其整体档案依旧存在。

（二）信息处理的准确性与及时性

档案不是单纯的信息收存，而是发展记录。其中包含了城市发展中的一些规章制度与发展方案。也就是说，城建的档案其中不乏一些可用的信息。然而，城建档案本身的信息具有内容多、种类丰富等特点，如果使用者要从整个档案中去寻找可用信息，其寻找的难度较大，且获取的信息可使用性较小，且浪费时间。电子信息化管理其本身是以一个系统存在，在档案录入后，其系统中的数据处理模块就会对城建档案中的信息进行归类，并对其中的一些有用信息进行自我归档。在城建档案运用的过程中，使用者只需要进行对应的搜索，便可以获得有用的档案资源。这就打破了传统档案利用的费时费力现象，从而实现了档案利用的高效性。

（三）档案信息的共享性

在我国当前存在的城建档案管理，多是以实体管理为主，也就是这种管理模式的信息支撑范围有限。而一般来说，城建档案信息也多是对本城市的发展有用。然而，在城市化进程不断加快的景下，越来越多的城市在建设中借鉴其他城市的发展经验，以期望能够实现其发展最佳化。因此，其需要对城建档案中的信息进行了解。但是，实体化的城建档案管理模式，其无法实现信息共享，自然在档案的传播与利用上，就会有一定的主体限制。城建档案电子信息化管理的提出，有效地打破了城建档案的地域限制，其会创建对应的网络系统，从而使得信息具有共享平台。

三、城建档案电子信息化管理不足与对策

（一）城建档案管理重视度

目前，我国多数城市在建设的过程中，都没能正确的认识城建档案电子信息化管理的重要性，使得其在相关工作的安排上，缺乏对这部分的人员配置与工作设定。这就使得城建档案管理在落实上存在明显的不足。针对该种问题，城建相关部门必须要正确的认识到其在城建工作中形成的档案与资料对于后续工作实施的重要性，端正相关部门对城建档案的认知，从而方能确保其在各项资源的配置上，符合城建档案电子信息化管理的基本要求。

（二）城建档案管理理念

城建所涉及的部门较多，这就使得城建档案管理的复杂性较强。而在当前的城建档案管理中，其仍旧沿用最为传统的一些管理理念，也就是没有明确的将城建档案与传统档案区分开来。自然，在相关制度的制定与落实上，也缺乏对应的适用性。尤其是电子信息化管理策略提出以后，传统管理理念基本上无法使用。针对该种现象，必须要对城建档案管理理念进行更新。在电子信息化档案管理的推进过程中，对应的档案管理人员需要充分认识到档案管理的价值，并且将档案管理的环境与以往环境进行对比，以保证其管理理念的更新。

（三）城建档案管理人员素质

电子信息化档案管理对于管理者的素质要求相对较高，无论是在档案管理人员的管理知识上，还是在相应设备的操作上，传统的档案管理人员基本上都无法适用。这就使得电子信息化城建档案管理的实现存在一定的缺失。对此，市政部门可以创设对应的培训机构，针对所有城建部门的档案管理人员进行电子信息化档案管理知识与技能的培训。涉及城建档案管理理念的更新问题，也必须要以人员为基础，从而使得管理人员素质得到根本性提升，在整个管理过程中无论是操作能力还是管理意识都有所加强。

（四）城建档案管理设备

城建部门较多，城建档案分布也相对较散，而不同的城建部门，其基础条件不同。对于其城建档案的管理要求与管理配置也存在一定的差异。城建档案电子信息化的提出，于很多城建单位而言，基本上没有对应的硬件设备作为保障，在实现上也存在一定的缺失。针对该种现象，可以适当的针对各个城建部门的档案管理设备进行了解，并且适当的对其进行资源的统筹，使得城建档案管理设备相对而言能够区域平均化，保证城建档案管理水平提升。

（五）城建信息查询系统

目前，多数城建部门的城建档案都只是对内开放，而相关单位需要对其信息进行使用时，基本上无法查询，这就会使得越来越多的部门无法认识到城建档案管理的有效性。在城建档案电子信息化管理实现的背景下，可以创设对应的城建信息查询系统，使得区域内的城建信息都能够在该平台上查询，为城建档案管理的作用进行证明，使得城市建设中的各个部分都能够及时的获取信息并将其作为参考，从而促进城建质量，推动现代化城市建设的进程。

四、结束语

城建是一个综合性的名词，其中包含的内容相对较多，城建单位也相对广泛，且類型多样化，这些因素使得城建档案管理难度较大，管理内容较多。而传统的城建档案管理忽略了其档案性质与特点，在管理时，没有对其后期的利用价值加以重视，使得其管理存在较强的片面性。城建档案电子信息化管理是档案管理发展到一定程度的必然趋势，因此，必须要就城建档案电子信息化管理的实现进行研究。希望能够有效地利用电子信息化技术，使得我国档案管理人员素质提升，档案利用效率提高，为城建部门管理工作提供更为有利的参考。

参考文献

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